Anleitungen

• Besuche anlegen
• Abwesenheiten erstellen
• Buchungen über das Webterminal erfassen
• Buchungen über die Buchungsübersicht nachtragen
• JaniAccess – Grundlagen der Zutrittsverwaltung

Besuche anlegen

1. An der Applikation anmelden
   

   

   
   
2. Im Menü zum Punkt Voranmeldung navigieren
   

   

   
   
3. Felder ausfüllen und mit Speichern bestätigen
   

   

   
   
   1. Sollte der Besucher noch nicht im System vorhanden sein, so kann dieser über die Schaltfläche Neuer Besucher angelegt werden
      

      

      
      
4. Der Besuch erscheint nun unter dem Menüpunkt Besuche unterhalb der Sektion Kommend

   

   
   
   1. hier kann nun ein über die Schaltfläche Ausweis ausgeben ausgegeben werden
   2. oder der Besuch über die Schaltfläche Person angekommen als anwesend markiert werden
5. Der Besuch erscheint nun in der Sektion Anwesend
   

   

   
   
6. Über die Schaltfläche Person gegangen, kann der Besucher abgemeldet werden
   

   

   
   
7. Solange der Besuchszeitraum noch nicht abgelaufen ist, erscheint der Besuch unterhalb der Sektion Aktiv
   

   

   
   

Abwesenheiten erstellen

1. An der Applikation anmelden
   

   

   
   
2. Im Menü zum Punkt Teamkalender navigieren
   

   

   
   
3. Rechtsklick in das Feld für das gewünschte Datum der Abwesenheit > Neue Abwesenheit erstellen wählen
   

   

   
   
4. Daten für Von und Bis eingeben. Ggf. Kommentar für Vorgesetzten setzen. Mit Speichern bestätigen.
   

   

   
   
5. Legende farbliche Darstellung Abwesenheiten
   

   

   
   
6. Im Menü Workflow finden Sie zurückliegende Abwesenheitsanträge und deren Status
   

   

   
   
7. Über die Schaltfläche Erinnerung können Sie ihrem Vorgesetzten eine Erinnerung zur Bearbeitung ihres Abwesenheitsantrags schicken.

Buchungen über das Webterminal erfassen

1. An der Applikation anmelden
   

   

   
   
2. Im Menü zum Punkt Webterminal navigieren
   

   

   
   
   
3. Gewünschte Buchung über Druck auf entsprechende Schaltfläche absetzen
   

   

   
   
4. Buchungen können über das Menü Buchungsübersicht eingesehen werden
   

   

   
   

Buchungen über die Buchungsübersicht nachtragen

1. An der Applikation anmelden
   

   

   
   
2. Im Menü zum Punkt Buchungsübersicht navigieren
   

   

   
   
3. Doppelklick auf die Zeile des Tags, für den die Buchung nachgetragen werden soll
4. Nun im Feld Zeit die gewünschte Uhrzeit und im Feld Buchungsart die gewünschte Buchungsart auswählen (z.B. Kommen oder Gehen) und mit der Schaltfläche Speichern bestätigen
   

   

   
   
5. Sollte ein Workflow für das Nachtragen von Buchungen eingerichtet sein, so muss der/die Vorgesetzte den Antrag bestätigen

JaniAccess – Grundlagen der Zutrittsverwaltung

Die Zutrittsverwaltung in JaniAccess basiert auf einem einfachen Prinzip:

Wer darf wann wo Zutritt haben?

Für jede Zutrittsberechtigung müssen diese drei Bestandteile definiert und anschließend miteinander verknüpft werden.

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1. Wer? – Personen und Personengruppen

Der Bereich Personen definiert, wer Zutritt erhalten soll.

Einzelne Personen werden im Menü Personen angelegt und verwaltet. Um die Administration zu vereinfachen, können Personen anhand gemeinsamer Merkmale (z. B. Abteilung, Standort oder Funktion) im Menü Personengruppen zusammengefasst werden.

Beispiel:

• Mitarbeiter Produktion

• Verwaltung

• Externe Dienstleister

• Reinigung

Die Verwendung von Personengruppen erleichtert die spätere Vergabe und Pflege von Berechtigungen erheblich.

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2. Wo? – Geräte und Gerätegruppen

Der Bereich Geräte definiert, welche Türen oder Zutrittspunkte gesteuert werden.

Mehrere Geräte können im Menü Gerätegruppen logisch zusammengefasst werden.

Beispiele für Gerätegruppen:

• Hauptgebäude

• Produktion

• Verwaltung

• Lager

• Außenbereiche

Dadurch können Berechtigungen gleichzeitig für mehrere Türen vergeben werden, ohne jedes Gerät einzeln konfigurieren zu müssen.

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3. Wann? – Zeitmodelle

Im Menü Zeitmodelle wird festgelegt, zu welchen Zeiten ein Zutritt erlaubt ist.

Ein Zeitmodell kann beispielsweise definieren:

• Montag bis Freitag: 00:00 – 24:00 Uhr

• Montag bis Freitag: 08:00 – 17:00 Uhr

• Wochenenden

• Nachtschicht

• Feiertagsregelungen

Zeitmodelle können anschließend beliebig mit Personen oder Personengruppen kombiniert werden.

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4. Berechtigungen vergeben

Im Menü Berechtigungen werden die drei Bausteine Wer, Wo und Wann miteinander verknüpft.

Hier können Berechtigungen auf zwei Arten vergeben werden.

Variante 1: Direkte Berechtigung einer Person (nicht empfohlen)

Eine einzelne Person erhält eine Berechtigung für ein Gerät oder eine Gerätegruppe in Kombination mit einem Zeitmodell.

Beispiel:

Max Mustermann → Haupteingang → Montag–Freitag 08:00–17:00 Uhr

Diese Vorgehensweise eignet sich nur für wenige Ausnahmen. Bei vielen Einzelberechtigungen wird die Verwaltung schnell unübersichtlich und aufwendig.

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Variante 2: Berechtigung über Personengruppen (empfohlen)

Die empfohlene Vorgehensweise besteht darin, Berechtigungen Personengruppen zuzuweisen.

Dabei erhält eine Personengruppe die Berechtigung für ein Gerät oder eine Gerätegruppe in Verbindung mit einem Zeitmodell.

Alle Personen, die Mitglied dieser Personengruppe sind, übernehmen die Berechtigungen automatisch.

Beispiel:

Personengruppe Verwaltung
→ Gerätegruppe Verwaltungsgebäude
→ Zeitmodell Montag–Freitag 08:00–17:00 Uhr

Alle Mitarbeiter der Personengruppe Verwaltung besitzen dadurch automatisch dieselben Zutrittsrechte.

Diese Vorgehensweise sorgt für eine übersichtliche, wartungsarme und skalierbare Zutrittsverwaltung.

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Zusammenfassung

Die Einrichtung einer Zutrittsberechtigung erfolgt immer nach demselben Prinzip:

Empfehlung: Verwenden Sie nach Möglichkeit Personengruppen, Gerätegruppen und Zeitmodelle zur Berechtigungsvergabe. Dadurch bleibt die Zutrittsverwaltung auch bei einer großen Anzahl von Personen und Türen übersichtlich, flexibel und einfach zu pflegen.