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Firmen

Über den Menüpunkt Firmen verwalten Sie Firmen. Die hier angelegten Firmen weisen Sie über die Menüpunkte Personen oder Besucher den Personen bzw. Besuchern zu.

Liste der Firmen

Die Liste enthält die bereits angelegten Firmen sortiert nach ihrem aktuellen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Fehlerhaft, Inaktiv). Wählen Sie eine Firma aus, um Details anzuzeigen.

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

Suchen: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) am oberen Rand ein, um nach Firmen zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Filtern: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie Kriterien aus, für die Firmen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Schaltfläche Speichern

Sie können die Details der ausgewählten Firma ändern. Drücken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um eine neue Firma anzulegen. Geben Sie die erforderlichen Informationen für die Firma auf der Registerkarte Details ein, und drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Personen

Über die Registerkarte Personen erhalten Sie einen Überblick, welche Personen der jeweiligen Firma zugewiesen sind.

TIPPS

Filtern: Nutzen Sie das Filter-Symbol, um nach Status (aktiv, inaktiv usw.) zu filtern.
Exportieren: Nutzen Sie das Export-Symbol, um die Liste der zugewiesenen Personen zu exportieren.

Besucher

Über den Menüpunkt Besucher verwalten Sie die Besucher im System. Hier können Sie neue Besucher anlegen und einer Firma zuweisen, die unter dem Menüpunkt Firmen angelegt wurde.

Liste der Besucher

Die Liste enthält die bereits angelegten Besucher. Wählen Sie einen Besucher aus, um Details anzuzeigen. Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Filtern nach Mandant und Status: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie aus, für welche Mandanten und für welchen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Inaktiv) Besucher angezeigt werden sollen. Die Änderungen sind sofort sichtbar.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Tipp: Suchen Sie nach Teilzeichenfolgen. „Müller-Lüdenscheidt“ finden Sie sowohl mit „mü“, als auch mit „lü“ oder „eidt“. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergelden oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um einen neuen Besucher anzulegen. Geben Sie die erforderlichen Informationen für den Besucher auf der Registerkarte Daten ein, und drücken Sie auf Speichern.

Schaltfläche Speichern

Sie können die Details des ausgewählten Besuchers ändern. Drücken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Schaltfläche Löschen

Drücken Sie auf Löschen, um den ausgewählten Besucher zu löschen. Es erscheint ein Bestätigungsdialog.

Registerkarte Details

Hier hinterlegen und bearbeiten Sie besucherbezogene Daten. Welche Felder und Bereiche es hier gibt, können Sie über Einstellungen > Registerkarte Allgemein individuell festlegen.

Registerkarte Dokumente

Hier können Sie Dokumente mit dem Personalstammsatz verknüpfen. Diese Registerkarte enthält auch die Dokumente, die der Besucher während der Besucherselbstregistrierung einsehen und unterschreiben soll.

Registerkarte Ausweisdruck

Diese Funktion ist optional und nicht in jeder Installation vorhanden. Sie kann je nach Version auch im Hauptmenü zu finden sein.

Diese Registerkarte erlaubt es, Ausweise mit den Informationen des Besuchers zu bedrucken. Die Layouts für den Ausweisdruck können Sie über den Menüpunkt Ausweisdruck > Einstellungen festlegen.

Registerkarte Berechtigungen

Hier können Sie dem Besucher Berechtigungen erteilen (Gruppe hinzufügen / Gerät hinzufügen) oder entziehen (Gerätegruppe löschen / Gerät löschen). Zudem bietet diese Registerkarte eine Übersicht über die mit dem Besucher verknüpften Zutritte.

Wenn die Registerkarten Gerät löschen oder Gerätegruppe löschen ein Gerät oder eine Gerätegruppe enthalten, ist der Zutritt über dieses Gerät oder diese Gerätegruppe ausgeschlossen. Dies gilt auch dann, wenn auf der Registerkarte Gerät hinzufügen oder Gerätegruppe hinzufügen eine Berechtigung für das Gerät oder die Gerätegruppe erteilt wurde.

Ein Häkchen hinter dem Titel einer Registrierkarte zeigt an, dass sich Daten innerhalb der Registrierkarte befinden.

Workflow Berechtigungen

Diese Funktion ist optional und nicht in jeder Installation vorhanden.

Wenn das Zuweisen eines Geräts oder einer Gerätegruppe mit einem Workflow verknüpft ist, wird die Berechtigung erst aktiv, nachdem der Entscheider den Workflow-Antrag genehmigt hat.

Wenn Sie ein Gerät oder eine Gerätegruppe auswählen, für das oder die ein Workflow existiert, erscheint ein Dialogfenster. Dieses fordert Sie auf, Werte für das Zeitmodell und die Gültigkeit der Berechtigung einzugeben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, einen Kommentar für den Entscheider zu hinterlassen.

Sie können mehrere Workflow-Anträge gleichzeitig erstellen. Um diese abzusenden, drücken Sie auf Speichern.

Workflow-Anträge sind durch unterschiedliche Farben gekennzeichnet:

Gelb: Der Antrag wurde noch nicht genehmigt.
Grün: Der Antrag ist genehmigt.
Rot: Der Antrag wurde abgelehnt.

Für genehmigte Berechtigungen können Sie die Gültigkeit verlängern. Drücken Sie dazu auf Erweitern. Wählen Sie anschließend einen neuen Gültigkeitszeitraum aus und stellen Sie einen weiteren Workflow-Antrag.

Registerkarte Voranmeldung

Hier können Sie den ausgewählten Besucher direkt für einen Besuch anmelden. Geben Sie dafür alle erforderlichen Informationen ein und drücken Sie auf Speichern. Der Besucher erscheint nun im Menüpunkt Besuche unter Kommend.

Registerkarte Identifikation

Hier können Sie die verschiedenen Medien verwalten, mit denen sich eine Person an einem Gerät identifiziert. Um eine neues Identifikationsmedium hinzuzufügen, drücken Sie auf Hinzufügen.

Identifikation: Geben Sie in dieser Spalte einen Wert für das Medium ein (z. B. „F DD193E“ für ein KFZ-Kennzeichen).
Typ: Wählen Sie in dieser Spalte den Typ der Identifikation aus (z. B. KFZ-Kennzeichen).
Gültig von / Gültig bis: Legen Sie einen Gültigkeitszeitraum für das Medium fest.
Werksverbot: In dieser Spalte können Sie einzelne Identifikationsmedien sperren.
Um ein Identifikationsmedium zu entfernen, nutzen Sie das Papierkorb-Symbol.

Drücken Sie auf Speichern, um die Eingaben zu speichern.

TIPPS

Welche Felder auf der Registerkarte Besuchervoranmeldung angezeigt werden, können Sie über den Menüpunkt Einstellungen der Besucherverwaltung festlegen.

Voranmeldung

Über den Menüpunkt Voranmeldung melden Sie den ausgewählten Besucher direkt für einen Besuch an.

Geben Sie alle erforderlichen Informationen ein, und drücken Sie auf Speichern. Der angemeldete Besucher erscheint anschließend im Menüpunkt Besuche unter Kommend.

Falls der anzumeldende Besucher im System noch nicht existiert, können Sie ihn hier direkt anlegen. Drücken Sie dazu auf Neuer Besucher. Geben Sie die erforderlichen Details ein, und drücken Sie anschließend auf Speichern.

TIPPS

Welche Felder auf der Registerkarte Voranmeldung angezeigt werden, können Sie über den Menüpunkt Einstellungen der Besucherverwaltung festlegen.

Besuche

Über den Menüpunkt Besuche erhalten Sie eine Liste aller registrierten Besuche, sortiert nach Kommend, Anwesend, Aktiv und Inaktiv. Hier können Sie Besuche anlegen, bearbeiten, starten oder beenden.

Liste der Besuche

Wählen Sie einen Besuch aus, um Details anzuzeigen.

Schaltfläche Neuer Besuch

Drücken Sie auf Neuer Besuch, um einen neuen Besuch anzulegen. Geben Sie alle erforderlichen Informationen ein, und drücken Sie auf Speichern. Der Besuch erscheint anschließend unter Kommend.

Besucher anlegen: Falls die für den Besuch erwartete Person im System noch nicht existiert, können Sie sie hier als Besucher anlegen. Drücken Sie dazu auf Neuer Besucher.

Schaltfläche Speichern

Sie können die Details des ausgewählten Besuchs ändern. Drücken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Schaltfläche Löschen

Unter Kommend aufgeführte Besuche können Sie jederzeit entfernen. Drücken Sie dazu auf Löschen. Es erscheint ein Bestätigungsdialog.

Schaltflächen Ausweis ausgeben und Person angekommen

Wenn der erwartete Besuch eintrifft, wählen Sie ihn unter Kommend aus. Führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:

Drücken Sie auf Ausweis ausgeben, um dem Besuch einen Ausweis aus einer Liste zuzuweisen. Rot hinterlegte Ausweise sind noch in Verwendung, grün hinterlegte Ausweise stehen für die Vergabe bereit.
Drücken Sie auf Person angekommen, um den Besuch als aktiv zu kennzeichnen, ohne einen Ausweis auszugeben.

Der Besuch ist jetzt als Anwesend gekennzeichnet.

Schaltflächen Ausweis einziehen und Person gegangen

Um einen Besuch als beendet oder abwesend zu kennzeichnen, wählen Sie ihn unter Anwesend aus. Führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:

Wenn ein Ausweis ausgegeben wurde, drücken Sie auf Ausweis einziehen.
Wenn kein Ausweis ausgegeben wurde, drücken Sie auf Person gegangen.

Der Besuch ist nun als Aktiv gekennzeichnet. Aktive Besuche können Sie bei Bedarf wieder als Anwesend markieren, indem Sie erneut auf Person angekommen/Ausweis ausgeben drücken. Besuche bleiben so lange Aktiv, bis der als Besuchsende eingegebene Tag vorüber ist.

Inaktive Besuche

Besuche, deren Enddatum schon vergangen ist, für die aber ein Ausweis noch nicht eingezogen wurde, erscheinen als Inaktiv. Inaktive Besuche können Sie entweder beenden oder erneut aktivieren.

Über die Registerkarten Ausweisdruck oder Besucherschein können Sie jederzeit einen Ausweis oder Besucherschein mit den hinterlegten Informationen drucken.

Schaltfläche Besucher ändern

Drücken Sie auf Besucher ändern, um fehlende Informationen zu ergänzen oder vorhandene Informationen anzupassen.

TIPPS

Welche Felder für einen Besuch angezeigt werden, können Sie über den Menüpunkt Einstellungen der Besucherverwaltung festlegen.

QR-Code

Über den Menüpunkt QR-Code haben Sie die Möglichkeit, QR-Codes für die Benutzung von FAAC-Schrankenanlagen zu erstellen.

Um einen QR-Code zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Geben Sie in die Felder Gültig von und Gültig bis einen Zeitraum ein, in dem der QR-Code gültig sein soll.
Geben Sie in das Feld Anzahl der Verwendungen ein, wie oft der QR-Code innerhalb des Gültigkeitszeitraums verwendet werden darf.
Das Feld Anfangsstring gibt an, für welche Schrankenanlage der QR-Code erstellt wird. Falls mehrere Schrankenanlagen vorhanden sind, wählen Sie die gewünschte Anlage aus.
(Optional) Geben Sie im Bereich Zusatzdaten für den Ausdruck eine Bemerkung ein, die auf dem Ausdruck erscheinen soll. Wählen Sie Gültigkeitsinformation ausdrucken, wenn auch die Anzahl der Verwendungen und der Gültigkeitszeitraum auf dem Ausdruck erscheinen sollen.
Drücken Sie auf QR-Code erzeugen, um das Dokument zu erzeugen.
Drücken Sie auf Drucken, um das Dokument auszudrucken.

TIPPS

Zusätzliche Schrankenanlagen können Sie über den Menüpunkt Einstellungen der Besucherverwaltung anlegen.

Einstellungen

Über den Menüpunkt Einstellungen nehmen Sie grundlegende Einstellungen für die Besucherverwaltung vor. Hierzu zählen unter anderem Nummernkreise, Besucherschein-Layouts und anzuzeigende Felder.

Schaltfläche Speichern

Drücken Sie auf Speichern, um geänderte Einstellungen zu übernehmen.

Registerkarte Allgemein > Einstellungen

Im Feld Besucher Prefix legen Sie das Präfix fest, das Personalnummern für Besucher vorangestellt wird.

Bereich Nummernkreis Besucherausweise

Hier legen Sie Nummernkreise für die Vergabe von Besucherausweisen fest. Erstellen Sie jeweils eine eigene Definition für jeden Standort. Dabei können Sie entweder einen Bereich (Von Ausweisnummer / Bis Ausweisnummer) für alle Besucherausweise vorgeben oder unter Ausweise einzelne Ausweisnummern anlegen.

Bereich Legitimationsdokumente

Hier legen Sie fest, welche Dokumente für Besuche im Feld Legitimationsdokument zur Auswahl stehen sollen.

Bereich Bereiche

Hier legen Sie fest, welche Bereiche im Menüpunkt Besucher erscheinen. Wenn Sie die sichtbaren Felder für Besucher auswählen (Felder Besucher), legen Sie durch Auswahl eines der hier definierten Bereiche fest, wo das entsprechende Feld angezeigt wird.

Um einen neuen Bereich anzulegen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Drücken Sie auf das Plus-Symbol (Hinzufügen), um einen neuen Eintrag hinzuzufügen.
Drücken Sie auf Übersetzen.
Geben Sie die Bezeichnung des Bereichs für die jeweiligen Sprachen ein.
Drücken Sie auf Speichern.

Geben Sie in der Spalte Reihenfolge eine Zahl ein, um die Reihenfolge festzulegen, in der die Bereiche angezeigt werden.

Einen neuen Bereich müssen Sie zuerst speichern, bevor Sie ihm Felder zuordnen können.

Bereich Felder Besucher

Hier verwalten Sie die Felder für den Menüpunkt Besucher.

Listenfeld Standort

Die Sichtbarkeit und Positionierung der Felder können Sie für jeden Standort separat festlegen. Wählen Sie hier aus, für welchen Standort die Einstellungen in diesem Bereich gelten sollen.

Welche Felder dem Benutzer angezeigt werden, hängt davon ab, welcher Standort dem Benutzer zugewiesen ist. Wenn einem Benutzer kein bestimmter Standort zugewiesen ist, werden die Einstellungen für den Standort Default (Standard) verwendet. Um einem Benutzer Standorte zuzuweisen, nutzen Sie die Einstellungen im Hauptmenü, Menüpunkt Benutzer.

Registerkarte Statische Felder

Legen Sie hier fest, welche Felder sichtbar sind (Kontrollkästchen in der zweiten Spalte) und wo sie positioniert sind (Reihe, Spalte, Breite).

Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

In der Spalte Voranmeldung legen Sie fest, ob das jeweilige Feld auch in der Voranmeldung erscheint.

Registerkarte Dynamische Felder

Hier können Sie bis zu 20 dynamische Felder definieren. Geben Sie für jedes dynamische Feld an, ob es sich um ein Listenfeld (Dropdown), ein Datumsfeld, ein Kontrollkästchen (Checkbox) oder ein Freitextfeld handeln soll.

Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

Schaltfläche Feldkonfiguration kopieren

Über diese Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit die Feldkonfiguration vom aktuell ausgewählten Standort in einen anderen Standort zu kopieren. Betätigen Sie hierfür die Schaltfläche und wählen anschließend im Dropdown Standort den Standort aus, für den Sie die Feldkonfiguration übernehmen wollen. Bestätigen Sie ihre Auswahl mit der Schaltfläche Ok.

Bereich Felder Besuche/Voranmeldung

Hier verwalten Sie die Felder für die Menüpunkte Voranmeldung und Besuche.

Listenfeld Standort

Die Sichtbarkeit und Positionierung der Felder können Sie für jeden Standort separat festlegen. Wählen Sie hier aus, für welchen Standort die Einstellungen in diesem Bereich gelten sollen.

Registerkarte Statische Felder

Legen Sie hier fest, welche Felder sichtbar sind (Kontrollkästchen in der zweiten Spalte) und wo sie positioniert sind (Reihe, Spalte, Breite).

Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

In der Spalte Pflichtfeld legen Sie fest, ob die Eingabe im jeweiligen Feld verpflichtend ist.

Registerkarte Dynamische Felder

Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

In der Spalte Pflichtfeld legen Sie fest, ob die Eingabe im jeweiligen Feld verpflichtend ist.

Schaltfläche Feldkonfiguration kopieren

Bereich Sichtbare Schaltflächen Besuche

Mit diesen Optionen legen Sie fest, welche Schaltflächen im Menüpunkt Besuche sichtbar sein sollen.

Unterschrift: Aktiviert/deaktiviert die Schaltfläche, die die Erfassung der Unterschrift eines Besuchers am Unterschriftenpad startet.
Ausweis ausgeben/Ausweis einziehen: Aktiviert/deaktiviert die Schaltflächen für das Ausgeben und Einziehen eines Ausweises. Das Ausgeben/Einziehen eines Ausweises markiert zugleich den Besuch als aktiv/beendet.
Person angekommen/Person gegangen: Aktiviert/deaktiviert die Schaltflächen für das manuelle Aktivieren/Beenden eines Besuchs.

Bereich Felder Besucher einladen

Hier verwalten Sie die Felder für den Menüpunkt Besucher einladen (sichtbar nur für Benutzer mit Mitarbeiterlogin).

Registerkarte Besucher

Registerkarte Statische Felder

Legen Sie hier fest, welche Felder im Bereich Besucher sichtbar sind (Kontrollkästchen in der zweiten Spalte) und wo sie positioniert sind (Reihe, Spalte, Breite).

Registerkarte Dynamische Felder

Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein, und drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Besuch

Registerkarte Statische Felder

Legen Sie hier fest, welche Felder im Bereich Besuch sichtbar sind (Kontrollkästchen in der zweiten Spalte) und wo sie positioniert sind (Reihe, Spalte, Breite).

Registerkarte Dynamische Felder

Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein, und drücken Sie auf Speichern.

Bereich QR-Code

Hier verwalten Sie die FAAC-Schrankenanlagen, die im Menüpunkt QR-Code zur Auswahl stehen sollen. Um eine neue Schrankenanlage anzulegen, laden Sie den dazugehörigen Initstring mithilfe der Schaltfläche Anfangsstring hochladen in das System.

Bereich Zusätzliche Einstellungen

Hier legen Sie weitere Einstellungen für Besucher fest.

Sanktionsliste aktivieren: Aktiviert die Sanktionslistenprüfung.
Aktiviere Ausweisnummer in Besuche: Aktiviert die Ausweisnummer in der Liste der Besuche im Menüpunkt Besuche.
Sortieroption für Besuche: Wählen Sie, ob Besuche nach Vorname oder Nachname sortiert angezeigt werden.
Zusatzinformation Besuchter: Wählen Sie, welche zusätzliche Information für den Besuchten zur Verfügung stehen soll.
Gültigkeit Besucher (Tage): Geben Sie die Standardgültigkeit in Tagen für Besucher ein, die über die Registrierung oder den Menüpunkt Besucher einladen angelegt wurden.

Registerkarte Allgemein > E-Mail

Hier verwalten Sie die Einstellungen für den Versand von E-Mails innerhalb der Besucherverwaltung.

Listenfeld Standort

Die E-Mail-Einstellungen können Sie für jeden Standort separat festlegen. Wählen Sie hier aus, für welchen Standort die Einstellungen in diesem Bereich gelten sollen.

Liste der Dokumente

Die in dieser Liste hinterlegten Dokumente werden bei der Registrierung von Besuchern an die Bestätigungs-E-Mail angehängt.

Download-Symbol: Lädt das entsprechende Dokument auf Ihren Computer herunter.
Papierkorb-Symbol: Löscht das entsprechende Dokument aus dem System. Es erscheint ein Bestätigungsdialog.

Schaltfläche Dokument hochladen

Wählen Sie eine oder mehrere PDF- oder Bilddateien auf Ihrem Computer aus, um sie der Liste hinzuzufügen.

Schaltfläche Alles löschen

Löscht alle Dokumente. Es erscheint ein Bestätigungsdialog.

Kontrollkästchen Benachrichtigung bei Ankunft eines Besuchers

Hiermit legen Sie fest, ob die besuchte Person eine E-Mail erhält, sobald der Besuch eingetroffen ist.

Kontrollkästchen Dynamische E-Mail Absender

Ist diese Einstellung aktiviert, wird in der Besucherverwaltung als Absender die E-Mail-Adresse des Besuchten verwendet. Umgekehrt erhält der Besucher ebenfalls die passende Absenderadresse des Besuchten angezeigt.

Bereich E-Mail: Besucher registrieren

Besucher über Anmeldung informieren: Der Besucher erhält eine Benachrichtigung, sobald er für einen Besuch angemeldet wurde.
Besuchten über Anmeldung informieren: Der Besuchte erhält eine Benachrichtigung, sobald ein Besuch angemeldet wurde.
ICS an Besucher senden. Der Besucher erhält den Termin zusätzlich als E-Mail-Anhang im ICS-Format.
ICS an Besuchten senden. Der Besuchte erhält den Termin zusätzlich als E-Mail-Anhang im ICS-Format.
E-Mail-Layout Besucher / E-Mail-Layout Besuchter: Hiermit legen Sie den Inhalt der E-Mails an Besucher und Besuchte mithilfe von XML-Layouts fest. Wählen Sie eine Sprache aus, und nutzen Sie die Schaltflächen Neues Layout hochladen, um ein solches Layout hochzuladen.

Beispiele für E-Mail-Layouts

Beispiel-Layouts für E-Mails im XML-Format:

Information Besucher: email_visitor_registration_visitor.xml
Information Besuchter: email_visitor_registration_visitee.xml

Bereich E-Mail: Besuch löschen

Besucher über Löschen informieren: Der Besucher erhält eine Benachrichtigung, wenn der Besuch gelöscht wurde.
Besuchten über Löschen informieren: Der Besuchte erhält eine Benachrichtigung, wenn der Besuch gelöscht wurde.
E-Mail-Layout Besucher / E-Mail-Layout Besuchter: Hiermit legen Sie den Inhalt der E-Mails an Besucher und Besuchte mithilfe von XML-Layouts fest. Wählen Sie eine Sprache aus, und nutzen Sie die Schaltflächen Neues Layout hochladen, um ein solches Layout hochzuladen.

Beispiele für E-Mail-Layouts

Beispiel-Layouts für E-Mails im XML-Format:

E-Mail über das Löschen des Besuchs an den Besucher: email_visitor_registration_visitor_delete.xml
E-Mail über das Löschen des Besuchs an den Besuchten: email_visitor_registration_visitee_delete.xml

Registerkarte Allgemein > Sanktionsliste

Hier können Sie die Sanktionslistenprüfung innerhalb der Besucherregistrierung aktivieren. Diese prüft, ob sich der angelegte Besucher auf einer Sanktionsliste befindet. Es können unterschiedliche Informationen des Besuchers auf einen Eintrag innerhalb einer Sanktionsliste geprüft werden.

Wählen Sie die Datenbanktabelle und das Feld, das die Sanktionsliste enthält.
Wählen Sie die Information des Besuchers, die auf die Sanktionsliste geprüft werden soll.
Um auf Gültigkeit zu prüfen, aktivieren Sie die Option Gültigkeit, und wählen Sie im nächsten Feld die Tabellenspalte für die Gültigkeitsprüfung aus.
Wählen Sie mithilfe der Option Include List, ob die Prüfung fehlschlagen soll, wenn
- die Information auf der Sanktionsliste enthalten ist (Häkchen)
- die Information nicht auf der Sanktionsliste enthalten ist (kein Häkchen)

Die Sanktionslistenprüfung wird innerhalb der Besucherregistrierung angezeigt, sofern sie in den Zusätzlichen Einstellungen aktiviert ist.

Registerkarte Besucherschein

Hier verwalten Sie unterschiedliche Layouts für den Druck von Besucherscheinen. Wählen Sie einen Eintrag in der Liste, um Details anzuzeigen oder zu ändern.

Um ein neues Layout hochzuladen:

Drücken Sie auf Neu.
Geben Sie eine Bezeichnung ein, und wählen Sie den Standort, für den das Layout verwendet werden soll.
(Nur Layouts für den Standort des Besuchs werden im Menüpunkt Besuche angezeigt.)
Drücken Sie auf Neues Layout hochladen, um ein XML-Layout hochzuladen.
Drücken Sie auf Neues Logo hochladen, um eine Bilddatei mit einem Logo hochzuladen.
Drücken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.

Text Unterschriftenpad festlegen: Wenn für die Registrierung der Besucher eine Unterschrift erforderlich ist, drücken Sie auf diese Schaltfläche, um den Text festzulegen, der in der jeweiligen Sprache auf dem Unterschriftenpad angezeigt wird.
PDF an Besuchten senden und PDF an Besucher senden: Hiermit legen Sie fest, ob der ausgegebene Besucherschein samt Unterschrift im PDF-Format per E-Mail an den Besucher beziehungsweise an den Besuchten verschickt werden.
PDF in Datenbank sichern: Hiermit legen Sie fest, ob ausgegebene Besucherscheine im PDF-Format in der Datenbank gespeichert werden.

Ein Beispiel-Layout für einen Besucherschein finden Sie hier: SampleVisitorPassLayout.xml

TIPPS

Für die Erstellung des Layouts wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner.

Registerkarte Besucherselbstregistrierung

In diesem Bereich nutzen Sie Module, um die Abläufe bei der Voranmeldung und beim An- und Abmelden von Besuchern (Check-in/Check-out) unabhängig für jeden Standort festzulegen.

Registerkarte Voranmeldung

Mit der Voranmeldung ermöglichen Sie es Ihren Besuchern, sich selbstständig am Empfang anzumelden. Dabei wird ein Besucher-Stammsatz samt Besuch angelegt. Auf dieser Registerkarte legen Sie mithilfe von Modulen den Ablauf einer solchen Voranmeldung fest. Sie können für Besucher und Fremdfirmen unterschiedliche Abläufe festlegen.

Module einfügen: Ziehen Sie die erforderlichen Module in der gewünschten Reihenfolge in den Bereich des jeweiligen Standorts oder drücken Sie auf die Schaltfläche mit dem +, um im Folgenden Dialog das entsprechende Modul auszuwählen.
Module umsortieren: Ziehen Sie die Module an die gewünschte Stelle.
Module bearbeiten: Nutzen Sie das Bearbeiten-Symbol, um Details wie beispielsweise anzuzeigende Felder für das jeweilige Modul festzulegen.
Module entfernen: Nutzen Sie das Papierkorb-Symbol, um ein Modul aus dem Ablauf zu entfernen.

Nachdem Sie einen Prozess konfiguriert haben, können Sie über den Link Prozess öffnen direkt in den Prozess abspringen. Dieser wird dann in einem neuen Tab geöffnet.

Die Module im Überblick

Sprachauswahl

Dieses Modul zeigt dem Besucher zu Beginn der Anmeldung einen Dialog an, mit dem er die Sprache der Bedienoberfläche auswählt. Um neben Deutsch und Englisch weitere Sprachen zu aktivieren:

Drücken Sie in der Spalte Flagge auf Hochladen, und laden Sie ein geeignetes Bild hoch.
Aktivieren Sie die Sprache in der Spalte Aktiv.
Über die Spalte Begrüßungstext, haben Sie die Möglichkeit den Besuchern einen Text bei der Begrüßung am Self-Service anzuzeigen.
Drücken Sie auf Speichern.

Besucherdaten

Dieses Modul zeigt die Eingabefelder für Informationen des Besuchers an. Wählen Sie aus, welche Felder angezeigt werden und wo sie positioniert sind (Reihe, Spalte, Breite). Geben Sie außerdem an, mit welchem Mandanten die Besucher-Stammsätze angelegt werden sollen.

Registerkarte Dynamische Felder: Hier können Sie bis zu 20 dynamische Felder definieren. Geben Sie für jedes dynamische Feld an, ob es sich um ein Listenfeld (Dropdown), ein Datumsfeld, ein Kontrollkästchen (Checkbox) oder ein Freitextfeld handeln soll.
Registerkarte Dynamische Felder - Besuche: Legen Sie hier fest, welche Felder angezeigt werden sollen, die direkt mit dem Besuch verknüpft sind. Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein, und drücken Sie auf Speichern.

PDF-Anzeige

Dieses Modul zeigt dem Besucher ein PDF an. Wählen Sie eine Sprache aus, und drücken Sie auf Neues PDF hochladen, um ein PDF für diese Sprache hochzuladen.

PDF an Besuchten senden / PDF an Besucher senden: Legen Sie hier fest, ob das PDF am Ende des Vorgangs per E-Mail an den Besucher beziehungsweise an den Besuchten verschickt wird.
PDF in Datenbank sichern: Legen Sie hier fest, ob das PDF direkt mit dem Besucher-Stammsatz verknüpft wird.

Unterschrift

Dieses Modul fordert den Besucher auf, eine Unterschrift zu leisten. Drücken Sie auf Text Unterschriftenpad festlegen, und legen Sie für die jeweilige Sprache den Text fest, der zusätzlich zum Unterschriftenfeld angezeigt werden soll. Aktivieren Sie die Option Externes Unterschriftspad verwenden, wenn ein externes Unterschriftenpad angeschlossen ist. Lassen Sie die Option deaktiviert, wenn der Besucher die Maus oder das Touchpad beziehungsweise den Touchscreen für die Unterschrift verwenden soll.

Besucherschein drucken

Dieses Modul druckt einen Besucherschein aus. Um ein PDF-Layout für die jeweilige Sprache hochzuladen, wählen Sie die Sprache aus, und drücken Sie auf Neues Layout hochladen.

PDF an Besuchten senden und PDF an Besucher senden: Legen Sie hier fest, ob der ausgegebene Besucherschein im PDF-Format per E-Mail an den Besucher beziehungsweise an den Besuchten verschickt wird.
PDF in Datenbank sichern: Legen Sie hier fest, ob der Besucherschein mit dem Besucher-Stammsatz verknüpft wird.

Ein Beispiel-Layout für einen Besucherschein finden Sie hier: SampleVisitorPassLayout.xml

XML-Anzeige

Dieses Modul zeigt ein PDF mit den Informationen an, die der Besucher eingegeben hat (z. B. Name, E-Mail-Adresse). Um ein PDF-Layout für die jeweilige Sprache hochzuladen, wählen Sie die Sprache aus, und drücken Sie auf Neues Layout hochladen.

PDF an Besuchten senden und PDF an Besucher senden: Legen Sie hier fest, ob das PDF per E-Mail an den Besucher beziehungsweise an den Besuchten verschickt wird.
PDF in Datenbank sichern: Legen Sie hier fest, ob das PDF mit dem Besucher-Stammsatz verknüpft wird.
Nicht sichtbar: Legen Sie hier fest, ob das erstellte PDF im Anmeldevorgang angezeigt wird.
Akzeptieren: Legen Sie hier fest, ob der Besucher die Angaben des angezeigten PDFs bestätigen muss.

Ein Beispiel-Layout im XML-Format finden Sie hier: SampleVisitorPassLayout.xml

Ende

Dieses Modul zeigt einen letzten Text an und setzt den Besuch entweder auf Kommend oder der Anwesend.

QR-Code erzeugen: Legen Sie hier fest, ob ein QR-Code für den Besuch erzeugt werden soll.
Kommend/Anwesend: Wählen Sie, auf welchen Status der Besuch gesetzt werden soll.
Anzeigedauer (in Sekunden): Legen hier fest, wie lange der Text angezeigt wird. Geben Sie eine ganze Zahl ein.
Übersetzen: Drücken Sie auf diese Schaltfläche, um den Text festzulegen, der am Ende des Anmeldevorgangs in der jeweiligen Sprache angezeigt wird.

E-Mail

Mit diesem Modul legen Sie den Betreff und das Layout für die E-Mails fest, die am Ende der Voranmeldung an den Besuchten und den Besucher verschickt werden sollen.

Drücken Sie auf E-Mail-Betreff Besucher / E-Mail-Betreff Besuchter, und geben Sie den Text ein, der als Betreff für die E-Mail in der jeweiligen Sprache verwendet werden soll.
Drücken Sie auf E-Mail-Layout Besucher / E-Mail-Layout Besuchter, wählen Sie eine Sprache aus, und drücken Sie auf Neues Layout hochladen, um ein E-Mail-Layout für diese Sprache hochzuladen.

Beispiel-Layouts für E-Mails finden Sie hier:

Information Besucher: email_visitor_registration_visitor.xml
Information Besuchter: email_visitor_registration_visitee.xml

CI

Mit diesem Modul haben Sie die Möglichkeit das Erscheinungsbild der Besucherselbstregistrierung an die CI ihres Unternehmens anzupassen.

Über die Schaltfläche Logo hochladen, haben Sie die Möglichkeit ein eigenes Logo innerhalb der Besucherselbstregistrierung anzuzeigen. Dieses erscheint im Prozess in der oberen rechten Ecke.

Über die Schaltfläche Hintergrundbild hochladen, haben Sie die Möglichkeit ein Hintergrundbild hochzuladen, dieses wird in den Schritten Sprachauswahl, Auswahl Registrierung, Check-in oder Check-out und am Ende des Prozesses dargestellt.

Über das Feld Hintergrundfarbe, bestimmen Sie die Hintergrundfarbe der im Prozess angezeigten Seiten.

Mit dem Feld Farbe obere Leiste, bestimmen Sie die Farbe der oberen Leiste.

Über die Schaltfläche Titel festlegen, legen Sie den Titel fest, welcher im Prozess innerhalb der oberen Leiste angezeigt wird.

Besuchertyp

Der Ablauf einer Voranmeldung lässt sich für Besucher oder Fremdfirmen getrennt definieren. Dieses Modul lädt den Vorgang für einen Besucher oder eine Fremdfirma.

Einschränkung Besuchte

Dieses Modul schränkt die auswählbaren Besuchten ein, die im Modul Besucherdaten angezeigt werden. Die Beschränkung erfolgt anhand von Personengruppen.

Um eine neue Personengruppe anzulegen:

Drücken Sie auf Hinzufügen.
Geben Sie eine Bezeichnung und einen Gültigkeitszeitraum für die Personengruppe ein.
Drücken Sie auf Kriterium hinzufügen.
Wählen Sie das gewünschte Kriterium aus dem Listenfeld aus.
Wählen Sie im Feld Von einen einzelnen Wert aus, oder nutzen Sie beide Felder, um einen Bereich festzulegen. Sie können auch mehrere Werte für dasselbe Kriterium festlegen (Wert hinzufügen).
(Optional) Fügen Sie ein weiteres Kriterium mit Wert(en) hinzu.

Logik der Kriterien und Werte

Die Werte eines Kriteriums sind logisch ODER-verknüpft (eine Übereinstimmung reicht aus).
Kriterien sind logisch UND-verknüpft (alle Kriterien müssen erfüllt sein).

Standort

Dieses Modul erlaubt die Auswahl des Standorts, für den sich der Besucher anmeldet. Legen Sie fest, welche Standorte bei der Voranmeldung zur Auswahl stehen sollen.

Die Besucherselbstregistrierung rufen Sie über folgende URL auf: https://{server}/janiweb/visit

Quiz

Über dieses Modul haben Sie die Möglichkeit ein Quiz in den Prozess zu integrieren.

Registerkarte Check-in

Den Check-in nutzen Besucher, die bereits im System registriert sind und für die ein geplanter Besuch vorliegt. Bei Ankunft aktiviert der Besucher seinen Besuch, indem er einen QR-Code scannt.

Auf dieser Registerkarte legen Sie mithilfe von Modulen den Ablauf des Check-ins fest. Sie können für Besucher und Fremdfirmen unterschiedliche Abläufe festlegen.

Module einfügen: Ziehen Sie die erforderlichen Module in der gewünschten Reihenfolge in den Bereich des jeweiligen Standorts oder drücken Sie auf die Schaltfläche mit dem +, um im Folgenden Dialog das entsprechende Modul auszuwählen.
Module umsortieren: Ziehen Sie die Module an die gewünschte Stelle.
Module bearbeiten: Nutzen Sie das Bearbeiten-Symbol, um Details wie beispielsweise anzuzeigende Felder für das jeweilige Modul festzulegen.
Module entfernen: Nutzen Sie das Papierkorb-Symbol, um ein Modul aus dem Ablauf zu entfernen.

Nachdem Sie einen Prozess konfiguriert haben, können Sie über den Link Prozess öffnen direkt in den Prozess abspringen. Dieser wird dann in einem neuen Tab geöffnet.

Die Module im Überblick

Besucherdaten

Registerkarte Dynamische Felder: Hier können Sie bis zu 20 dynamische Felder definieren. Geben Sie für jedes dynamische Feld an, ob es sich um ein Listenfeld (Dropdown), ein Datumsfeld, ein Kontrollkästchen (Checkbox) oder ein Freitextfeld handeln soll.
Registerkarte Dynamische Felder - Besuche: Legen Sie hier fest, welche Felder angezeigt werden sollen, die direkt mit dem Besuch verknüpft sind. Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein, und drücken Sie auf Speichern.

Unterschrift

XML-Anzeige

PDF an Besuchten senden und PDF an Besucher senden: Legen Sie hier fest, ob das PDF per E-Mail an den Besucher beziehungsweise an den Besuchten verschickt wird.
PDF in Datenbank sichern: Legen Sie hier fest, ob das PDF mit dem Besucher-Stammsatz verknüpft wird.
Nicht sichtbar: Legen Sie hier fest, ob das erstellte PDF im Anmeldevorgang angezeigt wird.
Akzeptieren: Legen Sie hier fest, ob der Besucher die Angaben des angezeigten PDFs bestätigen muss.

Ein Beispiel-Layout im XML-Format finden Sie hier: SampleVisitorPassLayout.xml

E-Mail

Mit diesem Modul legen Sie den Betreff und das Layout für die E-Mails fest, die am Ende des Vorgangs an den Besuchten und den Besucher verschickt werden sollen.

Drücken Sie auf E-Mail-Betreff Besucher / E-Mail-Betreff Besuchter, und geben Sie den Text ein, der als Betreff für die E-Mail in der jeweiligen Sprache verwendet werden soll.
Drücken Sie auf E-Mail-Layout Besucher / E-Mail-Layout Besuchter, wählen Sie eine Sprache aus, und drücken Sie auf Neues Layout hochladen, um ein E-Mail-Layout für diese Sprache hochzuladen.

Beispiel-Layouts für E-Mails finden Sie hier:

Information Besucher: email_visitor_registration_visitor.xml
Information Besuchter: email_visitor_registration_visitee.xml

PDF-Anzeige

Dieses Modul zeigt dem Besucher ein PDF an. Wählen Sie eine Sprache aus, und drücken Sie auf Neues PDF hochladen, um ein PDF für diese Sprache hochzuladen.

PDF an Besuchten senden und PDF an Besucher senden: Legen Sie hier fest, ob das PDF am Ende des Vorgangs per E-Mail an den Besucher beziehungsweise an den Besuchten verschickt wird.
PDF in Datenbank sichern: Legen Sie hier fest, ob das PDF direkt mit dem Besucher-Stammsatz verknüpft wird.

Besuchertyp

Der Ablauf einer Voranmeldung lässt sich für Besucher oder Fremdfirmen getrennt definieren. Dieses Modul lädt den Vorgang für einen Besucher oder eine Fremdfirma.

Quiz

Über dieses Modul haben Sie die Möglichkeit ein Quiz in den Prozess zu integrieren.

Ende

Dieses Modul zeigt einen letzten Text an und setzt den Besuch entweder auf Kommend oder der Anwesend.

QR-Code erzeugen: Legen Sie hier fest, ob ein QR-Code für den Besuch erzeugt werden soll.
Kommend/Anwesend: Wählen Sie, auf welchen Status der Besuch gesetzt werden soll.
Anzeigedauer (in Sekunden): Legen hier fest, wie lange der Text angezeigt wird. Geben Sie eine ganze Zahl ein.
Übersetzen: Drücken Sie auf diese Schaltfläche, um den Text festzulegen, der am Ende des Anmeldevorgangs in der jeweiligen Sprache angezeigt wird.

Die Besucherselbstregistrierung rufen Sie über folgende URL auf: https://{server}/janiweb/visit

Registerkarte Check-out

Den Check-out nutzen Besucher, die bereits im System registriert sind und für die ein aktiver Besuch vorliegt. Bei Abreise meldet sich der Besucher ab, indem er seinen QR-Code scannt.

Ziehen Sie das Modul Self-Checkout in den Bereich des jeweiligen Standorts. Nutzen Sie das Bearbeiten-Symbol, um einen Verabschiedungstext und die Anzeigedauer in Sekunden festzulegen.

Die Besucherselbstregistrierung rufen Sie über folgende URL auf: https://{server}/janiweb/visit

Nachdem Sie einen Prozess konfiguriert haben, können Sie über den Link Prozess öffnen direkt in den Prozess abspringen. Dieser wird dann in einem neuen Tab geöffnet.

Registerkarte Besuchertypen

Sie haben die Möglichkeit verschiedene Besuchertypen anzulegen, welche Sie dazu verwenden können verschiedene Prozesse für Voranmeldung, Check-in und Check-out pro Besuchertyp zu konfigurieren. Im Standard gibt es die Besuchertypen Besucher und Fremdfirma.

Um einen neuen Besuchertyp hinzuzufügen verwenden Sie die Schaltfläche Hinzufügen. Setzen Sie anschließend den Namen für den Besuchertypen über die Schaltfläche Übersetzen. Über die Option in der Spalte Default definieren Sie als welcher Besuchertyp neue Besucher im Standard angelegt werden. Über das Mülleimer-Symbol haben Sie die Möglichkeit einen Besuchertypen wieder zu löschen.

Besucher einladen

Über den Menüpunkt Besucher einladen können Sie einen neuen Besucher anlegen und direkt für einen Besuch anmelden.

Dieser Menüpunkt ist nur verfügbar, wenn Sie sich als Mitarbeiter angemeldet haben. Für den Login als Admin ist dieser Menüpunkt nicht verfügbar.

Bereich Besucher

Hier legen Sie die Besucher an bzw. können Sie Informationen für einen bestehenden Besucher verändern.

Neuer Besucher

Möchten Sie einen neuen Besucher anlegen, so geben Sie die erforderlichen Informationen für den Besucher im Bereich Besucher ein, und drücken Sie auf Speichern.

Vorhandener Besucher

Möchten Sie einen bestehenden Besucher verwenden, so wählen Sie diesen im Dropdown Wählen Sie einen bestehenden Besucher. Sie haben nun die Möglichkeit die Informationen für den Besucher zu bearbeiten.

Bereich Besuch

Hier geben Sie die Informationen für den Besuch ein. Bestätigen Sie ihre Eingaben mit Speichern.

Schaltfläche Speichern

Sie können die Details des ausgewählten Besuchers ändern und die Informationen für den Besuch anlegen. Drücken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Schaltfläche Einladung senden

Sie haben die Möglichkeit, dem Besucher eine Einladung per E-Mail zu senden. Über diese Einladung hat der Besucher die Möglichkeit, sich selbst zu registrieren. Hierfür wird der Prozess für die Besucherselbstregistrierung des jeweiligen Standorts verwendet.