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• Feiertage
• Workflow
• Quiz

Grundeinstellungen

Über den Menüpunkt Grundeinstellungen haben Sie Zugriff auf sämtliche Basiseinstellungen von JaniWeb.

Änderungen in diesem Bereich können die Funktion der Applikation selbst oder ihrer Schnittstellen beeinträchtigen. Nehmen Sie hier bitte nur Änderungen vor, die mit Ihrem Ansprechpartner abgesprochen sind.

Registerkarte Mandaten

Hier verwalten Sie unterschiedliche Mandanten im System. Mandanten beschreiben die Herkunft der Daten und sind mit den Objekten (z. B. Personen, Geräten, Gerätegruppen usw.) verknüpft. Die Liste enthält die bereits angelegten Mandanten. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

Drücken Sie auf Neu, um einen neuen Mandanten anzulegen. Geben Sie die erforderlichen Daten ein, und drücken Sie auf Speichern.

Detailbereich

• ID Mandant: Geben Sie die 10-stellige Mandanten-ID ein.
• Bezeichnung Mandant: Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.
• Besuchermandant: Wählen Sie diese Option, wenn der Mandant für die Besucherverwaltung verwendet werden soll.
• SAP-Mandant: Dieses Feld wird beim Import der Daten aus SAP automatisch befüllt.
• BS_DIR: Legen Sie hier das Basisverzeichnis der Applikation fest.
• Ordner: Legen Sie hier den Namen des SAP-Austauschverzeichnisses fest.

Registerkarte Lizenz

Hier können Sie sehen, welche Lizenz Sie verwenden.

Registerkarte Konfiguration

Drücken Sie auf Lizenzdatei hochladen, um eine neue Lizenz zu verwenden. Wählen Sie die von Ihrem Ansprechpartner bereitgestellte Datei aus.

In der Liste werden die zur Zeit lizenzierten Merkmale angezeigt.

Registerkarte Überwachung

Hier werden Merkmale, deren Nutzung eingeschränkt ist, zusammen mit ihrem Nutzungsgrad angezeigt.

Aktivieren Sie bei Bedarf die Option Warnhinweis bei Lizenzverletzung für alle Benutzer, und geben Sie einen Hinweistext ein.

Registerkarte Passwortregeln

Hier legen Sie die Stärke des verwendeten Passwortes fest. Geben Sie die Minimale Passwortlänge ein und wählen Sie die gewünschten Optionen für die Zusammensetzung von Passwörtern.

• Falschversuche: Legen Sie hier fest, nach wie vielen fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen der Benutzer gesperrt wird.
• Gültigkeit Passwort: Legen Sie hier fest, nach wie vielen Tagen Benutzer aufgefordert werden, ein neues Passwort zu vergeben. Geben Sie die Ziffer 0 ein, wenn Passwörter zeitlich unbegrenzt gültig sein sollen.

Registerkarte DSGVO

Hier legen Sie fest, nach wie vielen Tagen abgelaufene Datensätze automatisch gelöscht werden. Dies ist auch für die Logdateien des Servers möglich.

Registerkarte SAP-Einstellungen

Hier legen Sie fest, wie viele Tage die Backups der SAP-Importdateien aufbewahrt werden sollen. Außerdem können Sie den Dateinamen für exportierte Buchungen festlegen.

• PTEX …: Mit diesen Feldern legen Sie Dateinamen und den Mandanten für gelöschte Buchungen fest.
• API-Gateway Datenimport aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um das Importieren von Stammdaten über das API-Gateway zu ermöglichen.
• API-Gateway Datenexport aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um das Exportieren von Buchungsdaten über das API-Gateway zu ermöglichen.
• Schwellenwert Personenimport (%): Über dieses Feld setzen Sie den Schwellenwert für den Import von Personen. Wenn der aktuelle Personenimport den Schwellenwert (Vergleich mit der Anzahl von Personen des letzten Imports) unterschreitet, wird der Import abgelehnt. Über die Schaltfläche Trotzdem importieren haben Sie die Möglichkeit einen abgelehnten Import, trotzdem zu importieren.

Registerkarten Allgemeine Daten / Saldo-Daten

Hier können Sie die Felder eines importieren SAP-Datensatzes den Feldern in JaniWeb zuordnen. 

Registerkarte Datenbank

Hier werden Verbindungs- und weitere Statusinformationen zu den verwendeten Datenbanken angezeigt.

• Drücken Sie auf Status Datenbankfunktionen, um eine Liste der verwendeten Funktionen aller Datenbanken in einem Einblendfenster anzuzeigen.
• Drücken Sie auf Status Datenbankprozeduren, um eine Liste der verwendeten Prozeduren aller Datenbanken in einem Einblendfenster anzuzeigen.
  

Informationen zur Version einer Funktion oder Prozedur finden Sie in der Spalte Kommentar.

Registerkarte Feiertagskalender

Hier verwalten Sie unterschiedliche Feiertagskalender. Diese dienen dazu, Feiertage regional zu gruppieren und Personen zuzuordnen. 

Drücken Sie auf Neu, um einen neue Feiertagskalender anzulegen. Geben Sie eine ID und eine Bezeichnung ein. Nutzen Sie das jeweilige Papierkorb-Symbol, um einen Feiertagskalender zu löschen.

Registerkarte Buchungsarten

Hier können Sie die Buchungsarten definieren, die an den Terminals zur Verfügung stehen sollen. Die Buchungsarten werden auch für das Webterminal verwendet. Legen Sie für jede Buchungsart fest, ob die Buchung vom Gerät selbst oder von einer Person ausgelöst wird (z. B. Kommen, Gehen).

Um den Text für eine Buchungsart festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

Über die Spalte Typ der Buchung wählen Sie, ob die Buchung die Person als anwesend oder abwesend kennzeichnet (dies ist besonders wichtig für die Berechnung der Arbeitszeit im Menüpunkt Buchungsübersicht).

Nutzen Sie das jeweilige Papierkorb-Symbol, um eine Buchungsart zu löschen.

Registerkarte Dokumenttypen

Hier können Sie Dokumenttypen verwalten, die im Personalstamm auf der Registerkarte Dokumente zur Auswahl stehen. 

Registerkarte Sonstiges

Hier können Sie festlegen, welche Bereiche und Kacheln im Launchpad voreingestellt sein sollen.

• Alle Kacheln: Wählen Sie diese Option, um standardmäßig alle Menüpunkte als Kacheln auf dem Launchpad anzuzeigen.
• Infotext / Info Mailadresse: Geben Sie hier den Text und die E-Mail-Adresse ein, die im Infobereich (aufrufbar über das Benutzer-Symbol oben rechts > Info) angezeigt wird.
• Seitenverhältnis Bild: Legen Sie hier das Seitenverhältnis (Breite:Höhe) für im Menü Personen/Besucher erfasste Bilder fest (z. B. 4:3, 16:9).

Bereich Bereiche Launchpad

Legen Sie hier Bereiche an, die standardmäßig auf dem Launchpad erscheinen. 

• Drücken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Bereich anzulegen.
• Um den Text für einen Bereich festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.
• Geben Sie in der Spalte Reihenfolge eine Zahl ein, um die Reihenfolge festzulegen, in der die Bereiche angezeigt werden.

Bereich Sichtbare Kacheln

Legen Sie hier Kacheln an, die mit einem PDF oder Link verknüpft sind. Beim Betätigen der Kachel öffnet sich das PDF oder die verlinkte Seite.

Um den Text, die Beschreibung für eine Kachel festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Anmeldung

Hier legen Sie fest, wie Benutzer sich anmelden.

Bereich Benutzername und Passwort

Wenn Ihr System keine LDAP-Anmeldung verwendet, können Sie hier Felder aus dem Personalstammsatz als Benutzername und Passwort zuweisen.

• Benutzername: Wählen Sie das gewünschte Feld aus dem Personalstammsatz (z. B. Personalnummer).
• Passwort: Wählen Sie das gewünschte Feld aus dem Personalstammsatz (z. B. Persönlicher PIN).
  Wählen Sie hier Eigenes Passwort, wenn der Benutzer sein Passwort selbst festlegen soll. Für die erstmalige Anmeldung erhält der Benutzer ein Initialpasswort. Wählen Sie im gleichnamigen Feld ein Feld aus dem Personalstammsatz aus.

Vergessene Passwort lassen sich zurücksetzen. Entfernen Sie dazu den entsprechenden Eintrag in der Liste. Der Benutzer muss sich nun erneut mit seinem Initialpasswort anmelden.

Bereich Anmeldebeschränkungen

Hier können Sie festlegen, welche Personen sich in JaniWeb anmelden dürfen. 

• Kriterium: Wählen Sie hier das Datenbankfeld aus, das zur Prüfung der Anmeldeberechtigung herangezogen wird.
• Filter: Geben Sie hier durch Semikolon getrennte Werte für Benutzer ein, die sich nicht anmelden dürfen.
• Whitelist bearbeiten: Drücken Sie auf diese Schaltfläche, um IP-Adressen und DNS-Namen aller Clients einzugeben, von denen aus beispielsweise die Kioskanwendung aufgerufen werden darf.

Registerkarte Einstellungen

Hier nehmen Sie Einstellungen für SMTP-Server, LDAP-Anbindung, Datenbankbackup und das SAP-Austauschverzeichnis vor. Veränderungen in diesem Bereich erfordern einen Neustart des Tomcat-Servers.

Bereich Berechnung des Gerätestammsatzes

• Aktiviere FTP/SFTP für Stammdatenversand: Mit dieser Option legen Sie fest, dass Stammdaten an Geräte des Herstellers Dormakaba per FTP/SFTP übertragen werden.
• BPA9 Fallback: Legen Sie hier eine alternative Methode für den Fall fest, dass der Versand an ein Gerät per FTP/SFTP nicht möglich ist (z. B. bei älteren Geräten).
  • Wählen Sie Server File System, wenn die Stammdatendatei in einem Verzeichnis auf dem Server erstellt werden soll.
  • Wählen Sie Network Directory, wenn die Stammdatendatei per SFTP in einem Netzwerkverzeichnis abgelegt werden soll.
• Drücken Sie auf Grundversorgung, um alle Stammdaten neu zu berechnen und an die Geräte zu senden.
• Triggerdatei Stammdatenberechnung: Tragen Sie hier den Pfad für die Triggerdatei, welche nach der Stammdatenberechnung erzeugt werden soll, ein. Wenn keine Datei erzeugt werden soll, kann das Feld leer gelassen werden.

Bereich Gerätetypen

Hier legen Sie die verschiedenen Gerätetypen fest, die im Menü Geräte ausgewählt werden können.

Bereich LDAP

Hier legen Sie die erforderlichen Einstellungen für die Anmeldung per LDAP fest.

• ldap_host: IP-Adresse des LDAP-Servers
• ldap_port: Port des LDAP-Servers
• ldap_user: Geben Sie hier den vollen Distinguished Name (DN) für den LDAP-Benutzer ein, mit dem das Active Directory (AD) durchsucht werden soll.
• ldap_pwd: Passwort des LDAP-Benutzers
• ldap_base_dn: Geben Sie hier an, welche Verzeichnisse des AD durchsucht werden sollen (trennen Sie mehrere Verzeichnisse durch Komma).
• ldap_field: Geben Sie hier an, welches LDAP-Feld mit dem System-Feld ldap_person_table (hrcc1dnperso01, hrcc1dnbalan01, hrcc1dnperso01_data_relation) und ldap_person_field verglichen werden soll, um die richtige Person zuzuordnen.
• ldap_object_catergory: Geben Sie hier an, welches AD-Feld nach den Berechtigungen durchsucht werden soll, die in den Rollen unter LDAP-Gruppe zugeordnet sind.
• using_ssl: Aktivieren Sie diese Option, wenn für die Verbindung SSL verwendet werden soll (LDAPS).
• ignore_leading_0: Aktivieren Sie diese Option, wenn führende Nullen beim Abgleich des ldap_field ignoriert werden sollen.

Bereich E-Mail

Hier legen Sie die Zugangsdaten für den verwendeten SMTP-Server fest.

• smtp_username: Geben Sie hier den Benutzernamen an.
• smtp_password: Geben Sie hier das Passwort an.
• smtp_server: Geben Sie hier die Server-Adresse des SMTP-Servers an.
• smtp_port: Geben Sie hier den Port des SMTP-Servers an.
• admin_mail: Geben Sie hier die E-Mail-Adresse, mit der Nachrichten vom System verschickt werden an.

Bereich Stammsatzsperre

Aktivieren Sie hier die automatische Stammsatzsperre. Sie können festlegen, nach wie vielen Fehlerversuchen (Anzahl Fehlversuche) innerhalb eines bestimmten Zeitraums (Zeitraum in Sekunden) ein Stammsatz gesperrt werden soll. Zudem legen Sie über das Feld Buchungsarten fest, welcher Buchungsfehler dabei berücksichtigt werden soll.

Bereich SAP-Einstellungen

Hier nehmen Sie Einstellungen für die Aktualisierung von SAP-Daten vor.

• sap_refresh_data_dir: Geben Sie hier das Verzeichnis an, aus dem der SAP-Import eingelesen werden soll. Drücken Sie auf das Plus-Symbol, um mehrere Verzeichnisse auszuwählen.
• sap_refresh_archiving: Aktivieren Sie diese Option, wenn die importierten Daten archiviert werden sollen.
• booking_job_archiving: Aktivieren Sie diese Option, wenn die exportierten Buchungsdaten archiviert werden sollen.

Bereich Datenbankbackup

Hier können Sie eine automatische Sicherung der Datenbank konfigurieren. Die Sicherung erfolgt einmal täglich in der Nacht.

• db_backup_days: Geben Sie an, wie viele Tage die Sicherung aufbewahrt werden soll.
• db_backup_dir: Geben Sie den Pfad an, unter dem die Sicherung gespeichert werden soll. 
• db_backup_filename: Geben Sie hier den Dateinamen der Sicherung an.
• db_backup_tables: Wählen Sie hier die zu sichernden Datenbank-Tabellen aus.

Bereich Geräte

• terminal.localfile: Geben Sie das Verzeichnis für die Triggerdatei an, die das Erzeugen der terminal.ini auslöst.
• terminal.parameter: Geben Sie das Verzeichnis an, in dem Parameterdateien für Geräte des Herstellers Dormakaba abgelegt werden sollen.
• term.ip.gid: Legen Sie fest, bis zu welcher Grenze eine GID für ein Gerät vergeben werden darf.
• term.ip.did: Legen Sie fest, bis zu welcher Grenze eine DID für ein Gerät vergeben werden darf.
• INTUSCOM Verzeichnis: Geben Sie das Verzeichnis an, in dem sich INTUSCOM befindet.

Bereich Kontrollmanagement

Geben Sie im Feld control.management.filelocation das Verzeichis an, in dem Parameterdateien für Geräte des Herstellers Dormakaba abgelegt werden sollen, wenn diese über das Kontrollmanagement erzeugt werden.

Bereich Logging

In diesem Bereich können Sie über das Feld logs_directory das Verzeichnis festlegen, das an die Empfänger (im Feld logs_recipients) gesendet werden soll. Über die Schaltfläche Logs senden starten Sie den Versand.

• log_directory: Das Verzeichnis, in dem JaniWeb Logdateien ablegt.
• log_limit: Die maximale Größe der Logdateien.
• log_count: Die maximale Anzahl Logdateien.
• log_level: Das Logging-Level.

Bereich Lizenzverletzung

Hier geben Sie an, ab welcher Schwelle Sie über die aktuelle Lizenznutzung informiert werden möchten.

• license_usage_email_recipient: Legen Sie die E-Mail-Adresse fest, an die Informationen zur Lizenznutzung gesendet werden sollen. Drücken Sie auf das Plus-Symbol, um weitere E-Mail-Adressen hinzuzufügen. 
  
• license_violation_email_recipient: Legen Sie die E-Mail-Adresse fest, an die Informationen zu Lizenzverletzungen gesendet werden sollen. Drücken Sie auf das Plus-Symbol, um weitere E-Mail-Adressen hinzuzufügen.
  

Bereich Andere

Hier legen Sie verschiedene weitere Grundeinstellungen fest.

• booking_report_limit: Legen Sie hier fest, wie viele Ergebnisse maximal bei der Auswertung von Buchungen angezeigt werden.
• Archivierte Buchungsdaten löschen nach: Legen Sie hier fest, nach wie vielen Tagen Buchungen gelöscht werden, die bereits archiviert wurden. Die archivierten Buchungen selbst sind davon nicht betroffen.
• badges_limit: Legen Sie hier fest, wie viele Personen auf einmal geladen werden (z. B. über den Menüpunkt Personen).
• disable_cookie_login: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Anmeldung über die mobile Anwendung nicht in einem Cookie gespeichert werden soll.
• Erweiterte Namenssuche: Diese Option muss aktiviert werden, wenn Vorname und Nachname auf die Datenbankfelder hrcc1dnperso01.edit_name und hrcc1dnperso01.sort_name aufgeteilt sind.

Registerkarte Literals

Hier können Sie die Begriffe der Bedienoberfläche von JaniWeb (Registerkarte Literals) sowie Hilfetexte für verschiedene Sprachen bearbeiten.

WICHTIG: Wenn Sie Begriffe der Bedienoberfläche ändern, stimmt die Bedienungsanleitung nicht mehr mit dem Produkt überein. DRAKOS übernimmt keine Haftung für die Folgen solcher Änderungen.

Registerkarte Import

Sie haben die Möglichkeit, Personalstammsätze initial aus einer CSV-Datei zu importieren. Folgende Felder beschreiben einen Personalstammsatz. Einträge mit einem X in der Spalte Pflichtfeld müssen gefüllt sein.

Name	Datentyp	Tabelle	Pflichtfeld
admin_unit_id	char (4)	hrcc1dnperso01
source_sys	varchar (10)	hrcc1dnperso01	X
timeid_no	char (24)	hrcc1dnperso01
from_date	date	hrcc1dnperso01	X
to_date	date	hrcc1dnperso01	X
timeid_version	char(1)	hrcc1dnperso01
perno	varchar (11)	hrcc1dnperso01	X
first_name	varchar (40)	hrcc1dnperso01	X
last_name	varchar(40)	hrcc1dnperso01	X
langu	char(1)	hrcc1dnperso01
langu_iso	char (2)	hrcc1dnperso01
subsystem_grouping	char(3)	hrcc1dnperso01
access_control_group	char(2)	hrcc1dnperso01
personal_code	char (4)	hrcc1dnperso01
comp_code	char (4)	hrcc1dnperso01
costcenter	varchar(10)	hrcc1dnperso01
customer_field_1	varchar (20)	hrcc1dnperso01
customer_field_2	varchar (40)	hrcc1dnperso01
company_id	varchar(4)	hrcc1dnperso01_data_relation
prohibition	char (1)	hrcc1dnperso01_data_relation
prohibition_reason	varchar(150)	hrcc1dnperso01_data_relation
ident	varchar(2)	hrcc1dnperso01_data_relation
email	varchar(100)	hrcc1dnperso01_data_relation

Eine Beispieldatei für den Import von Personen im CSV-Format finden Sie hier: Sample Personen CSV Import

Texte für Funktionen

Spalten

Zusätzliche Informationen

Beispiele

Terminal-Antworten

Dynamischer Buchungsfehler

Benutzer

Über den Menüpunkt Benutzer verwalten Sie die Benutzer von JaniWeb. Mithilfe von Rollen weisen Sie den Benutzern Berechtigungen zu.

Liste der Benutzer

Die Liste enthält die bereits angelegten Benutzer.

• Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.
• Nutzen Sie das entsprechende Papierkorb-Symbol, um einen Benutzer zu entfernen. 

Schaltfläche Neu

1. Drücken Sie auf Neu, um einen neuen Benutzer anzulegen.
2. Geben Sie einen Benutzernamen ein.
3. (Optional) Wählen Sie LDAP-Benutzer, wenn der Benutzer aus einem Active Directory kommt. Geben Sie anschließend den Benutzernamen (Distinguished Name) ein, und drücken Sie auf LDAP-Benutzer finden.
4. Geben Sie ein sicheres Passwort und eine E-Mail-Adresse ein, für den Fall, dass das Passwort vergessen wurde.
   
5. Drücken Sie auf Speichern.

Bereich Details

Legen Sie hier weitere Details für den Benutzer fest.

• Sprache: (Optional) Wählen Sie hier aus, in welcher Sprache die Bedienoberfläche für den Benutzer angezeigt werden soll. Wenn hier nichts ausgewählt ist, orientiert sich JaniWeb an der Sprache, die im Browser des Benutzers eingestellt ist.
• Sitzungsdauer: Legen Sie hier fest, nach welcher Zeit (in Minuten) der Benutzer automatisch abgemeldet wird.
• 4-Augen-Prinzip: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Benutzer sich nicht allein anmelden darf. Wählen Sie einen zweiten Benutzer aus, der sich mit dem Benutzer zusammen anmelden muss.
• Benutzer sperren: Wenn Benutzer ihr Passwort zu oft falsch eingegeben haben, werden sie automatisch gesperrt. Um einen gesperrten Benutzer zu entsperren, deaktivieren Sie diese Option.
  
• Passwort ändern: Drücken Sie auf diese Schaltfläche, um dem Benutzer ein neues Passwort zuzuweisen.

Ein Active Directory kann auch für die Anmeldung von Mitarbeitern verwendet werden. Für die Anmeldung von Mitarbeitern ist es nicht erforderlich, jeden einzelnen Benutzer manuell anzulegen. Dies ist nur für die Anmeldung von Administratoren notwendig.

Listen der Rollen

Rollen dienen dazu, dem Benutzer Berechtigungen für JaniWeb zuzuweisen. Ziehen Sie eine oder mehrere Rollen aus der rechten Liste Alle Rollen in die linke Liste Zugewiesene Rollen. Rollen definieren Sie im Menüpunkt Einstellungen > Rollen.

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TIPPS

Indem Sie einen Standort zuweisen, können Sie festlegen, welche Konfiguration für die Anzeige der Felder in den Menüs Personen oder Besucher verwendet werden soll.

Rollen

Über den Menüpunkt Rollen legen Sie die Berechtigungen fest, die Benutzern über Rollen zugewiesen werden können. Dabei wird unterschieden zwischen Berechtigungen für die einzelnen Menüs und Berechtigungen für die Daten.

Liste der Rollen

Die Liste enthält die bereits angelegten Rollen.

• Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.
• Nutzen Sie das entsprechende Papierkorb-Symbol, um eine Rolle zu entfernen. 

Achtung: Auch Rollen, die Benutzern zugeordnet sind, können entfernt werden. Diese Benutzer haben dann keine Berechtigungen aus der entsprechenden Rolle mehr.

Schaltfläche Neu

1. Drücken Sie auf Neu, um eine neue Rolle anzulegen.
2. Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.
3. Wenn die Rolle Berechtigungen für die Anmeldung von Mitarbeitern beeinflussen soll, aktivieren Sie die Option Mitarbeiterrolle.
4. Drücken Sie auf Speichern.

Detailbereich

Legen Sie hier weitere Details und die Berechtigungen für die Rolle fest.

• LDAP-Gruppen zeigen: Wählen Sie diese Option, wenn die Rolle Berechtigungen für LDAP-Benutzer abbilden soll. Fügen Sie anschließend die entsprechenden LDAP-Gruppe(n) mithilfe des Plus-Symbols hinzu. Geben Sie den vollständigen Distinguished Name (DN) an.
• Mitarbeiterrolle: Eine Mitarbeiterrolle hat weniger Berechtigungen als andere Rollen. Personen mit dieser Rolle können beispielsweise keine Geräte anlegen oder ändern und haben keinen Zugriff auf Einstellungen. Eine Mitarbeiterrolle wird automatisch den Personen zugewiesen, die auf der Registerkarte Daten unter Mitarbeitergruppen zugewiesen und in der Spalte Berechtigungen aktiviert sind. Es ist möglich, unterschiedliche Mitarbeiterrollen für Teilbereiche der Mitarbeiter zu erstellen, um unterschiedliche Funktionen freizuschalten.

Registerkarte Funktionen

Hier legen Sie die Berechtigungen für den Zugriff auf das Menü fest.

• Wählen Sie in der abgebildeten Menüstruktur die Menüpunkte aus, für die Sie eine Berechtigung vergeben wollen.
• Wenn Menüpunkte das Ändern von Daten ermöglichen, erscheint ein gleichnamiges Kontrollkästchen. Wählen Sie diese Option, wenn die Rolle das Ändern dieser Daten erlauben soll. 
  

Registerkarte Daten

Hier legen Sie die Berechtigungen für den Zugriff auf Daten fest, unterteilt nach Zugehörigkeit der Daten. Die übergeordnete Berechtigung wird immer über den Mandanten der Daten gewährleistet. Wenn diese Berechtigung für den Mandanten fehlt, sind die Daten schreibgeschützt, auch wenn für die untergeordneten Daten eine Berechtigung vergeben wurde.

• Wählen Sie in der Spalte Art der Berechtigung ein Element aus.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Berechtigung für alle Elemente, für die Sie eine Berechtigung vergeben wollen.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Ändern, wenn die Rolle das Ändern dieser Daten erlauben soll. 
• Mithilfe von Mitarbeitergruppen schränken Sie die Berechtigung zur Anzeige von Personalstammsätzen ein. Es erscheinen nur die Personalstammsätze der Personengruppen, die in der Spalte Berechtigungen aktiviert sind.

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TIPPS

Wenn eine Rolle die Berechtigung für alle neu angelegten Daten eines Typs erhalten soll, aktivieren Sie das Element Alle neuen [Datentyp].

Verwaltungseinheiten

Über diesen Menüpunkt können Sie die Verwaltungseinheiten erstellen. Verwaltungseinheiten ermöglichen es, Objekte nach ihrer Zugehörigkeit zusammenzufassen, um Berechtigungen für mehrere Objekte gleichzeitig vergeben zu können.

Liste der Verwaltungseinheiten

Die Liste enthält die bereits angelegten Verwaltungseinheiten. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um eine neue Verwaltungseinheit zu erstellen. Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung und weitere Informationen ein, und drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Details

Mithilfe der Listen im unteren Bereich legen Sie fest, welche Objekttypen die Verwaltungseinheit enthalten kann. 

• Ziehen Sie die gewünschten Elemente aus der rechten Liste Verfügbar in die linke Liste Ausgewählt.
• Drücken Sie auf Speichern, um zu bestätigen.

Registerkarte Objekte

Hier erscheinen die mit der Verwaltungseinheit verknüpften Objekte.

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TIPPS

Verwaltungseinheiten können hierarchisch aufgebaut sein. Sie können also eine Verwaltungseinheit einer anderen Verwaltungseinheit unterordnen. Wählen Sie dazu in den Details die übergeordnete Verwaltungseinheit aus.

Legen Sie beispielsweise zunächst eine übergeordnete Verwaltungseinheit für das gesamte Werk an. Erstellen Sie anschließend untergeordnete Verwaltungseinheiten für Teilbereiche des Werks. Sobald Sie nun eine Berechtigung für eine übergeordnete Verwaltungseinheit vergeben, sind die Objekte der untergeordneten Verwaltungseinheiten mit eingeschlossen.

Jobs

Über den Menüpunkt Jobs können Sie Aktionen (Cron-Jobs) verwalten, die JaniWeb in bestimmten Intervallen automatisch im Hintergrund ausführt.

Registerkarte Definition

Die Liste enthält alle bereits erstellten Jobs. Doppelklicken Sie auf einen Eintrag, um die Definition des Jobs zu ändern. 

Schaltfläche Neuer Job

Drücken Sie auf Job anlegen, um eine neuen Job zu erstellen. Geben Sie im Feld Klasse ein, welche Funktion aufgerufen werden soll. Geben Sie im Feld Zeitsteuerung an, wann die Aufgabe ausgeführt werden soll. Einzelheiten dazu finden Sie weiter unten im Abschnitt Format der Zeitsteuerung.

Schaltfläche Scheduler starten

Nachdem Sie einen bestehenden Job geändert oder einen neuen Job erstellt haben, muss der Scheduler neugestartet werden. Drücken Sie dazu auf Scheduler starten.

Registerkarte Protokoll

Hier können Sie eine Liste der ausgeführten Jobs anzeigen.

1. Geben Sie einen Startzeitpunkt ein.
2. (Optional) Geben Sie einen Endzeitpunkt (Bis) ein.
3. (Optional) Wählen Sie einen Status aus, um die Liste einzuschränken.
4. Drücken Sie auf Anzeigen.

Jobs im Überblick

Job	Beschreibung
de.drakos.dbimport.scheduler.SAPRefreshJob	Import Stammdaten
de.drakos.dbimport.scheduler.AutomaticReportJob	Versenden automatischer Reports
de.drakos.dbimport.scheduler.LicenseUsageCheckerJob	Prüfung Lizenznutzung
de.drakos.dbimport.scheduler.InactivePersonFinderJob	Prüfung inaktive Personalstammsätze
de.drakos.dbimport.scheduler.PersonConsolidationJob	Konsolidierung Personalstammimport
de.drakos.dbimport.scheduler.BaseSupplyJob	Stammdatenberechnung Grundversorgung
de.drakos.dbimport.scheduler.LicenseHeartbeatJob	Heartbeat für Pay-Per-Use-Lizenz
de.drakos.dbimport.scheduler.FTPMasterRecordJob	Dormakaba-Stammdatenversand
de.drakos.dbimport.scheduler.PegasysAccessRightsCheckerJob	Prüfung Pegasys-Berechtigungen
de.drakos.dbimport.scheduler.BookingFileJob	Export Buchungsdaten
de.drakos.dbimport.scheduler.SessionInactivityCheckJob	Session-Prüfung
de.drakos.dbimport.scheduler.DeletedBookingsFileJob	Export gelöschte Buchungen
de.drakos.dbimport.scheduler.AbsenceMailReminderJob	Erinnerung Abwesenheiten Workflow
de.drakos.dbimport.scheduler.DeleteOldCEEJobRecordsJob	Bereinigung CCEEJobExecutionProtocol
de.drakos.dbimport.scheduler.QualificationJob	Prüfung Berechtigung anhand Qualifikationen
de.drakos.dbimport.scheduler.DBBackupJob	Datenbanksicherung
de.drakos.dbimport.scheduler.ChronBookingJob	Archivierung Buchungsdaten
de.drakos.dbimport.scheduler.NEDAPBookingsJob	NEDAP Buchungen
de.drakos.dbimport.scheduler.DataProtectionLogicJob	Prüfung Datenschutz

Format der Zeitsteuerung

JaniWeb nutzt die Quartz-Cron-Syntax, um komplexe Zeitpläne für Jobs zu definieren. Diese erweiterte Version der klassischen Cron-Syntax umfasst sechs oder sieben Felder:

Aufbau der Quartz-Cron-Syntax

S M H DoM MoY DoW [Y]

1. Sekunde (S): 0-59
2. Minute (M): 0-59
3. Stunde (H): 0-23
4. Tag des Monats (DoM): 1-31
5. Monat (MoY): 1-12 oder Abkürzungen wie JAN, FEB
6. Tag der Woche (DoW): 1-7 (oder SUN, MON, ...)
7. Jahr (Y) (optional): 1970-2099

Sonderzeichen

• *: Beliebiger Wert
• ,: Liste von Werten (z. B. MON,WED,FRI)
• -: Bereich (z. B. 1-5)
• /: Schrittweite (z. B. 0/5 für alle 5 Einheiten)
• ?: Beliebiger Wert, der in Konfliktfeldern ignoriert wird (nur für DoM und DoW).

Beispiele

1. Täglich um Mitternacht:

   0 0 0 * * ?

2. Montags um 9:00 Uhr:

   0 0 9 ? * MON

3. Alle 5 Minuten:

   0 0/5 * * * ?

4. Am ersten Tag jedes Monats um 12:30 Uhr:

   0 30 12 1 * ?

Wichtige Unterschiede zum klassischen Cron-Format

• Das Feld Sekunde ist zusätzlich vorhanden.
• ? ersetzt * in Feldern mit Konflikten zwischen DoM und DoW.
• Unterstützt detailliertere Zeitpläne durch die Möglichkeit, Schritte und Listen zu kombinieren.

Standorte

Über den Menüpunkt Standorte können Sie verschiedene Standorte innerhalb von JaniWeb verwalten.

Liste der Standorte

Die Liste enthält alle bereits angelegten Standorte. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um einen neuen Standort anzulegen. Geben Sie eine Bezeichnung, ein Land und einen Standort (Ortsangabe) ein, und drücken Sie auf Speichern.

Um einen Standort zu löschen, nutzen Sie das Papierkorb-Symbol des entsprechenden Eintrags.

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TIPPS

Standorte sind zum Beispiel hilfreich, um unterschiedliche Konfigurationen für die angezeigten Felder in den Menüpunkten Personen oder Besucher zu erstellen. Zudem lassen sich über Standorte unterschiedliche Konfigurationen für die Besucherselbstregistrierung definieren.

Welche Besuche im Menüpunkt Besuche sichtbar sind, können Sie über die Berechtigungen für die verschiedenen Standorte im Menü Rollen festlegen. Es werden nur die Besuche für den Standort angezeigt, für den der jeweilige Benutzer berechtigt ist.

Feiertage

Über diesen Menüpunkt können Sie gesetzliche und individuelle Feiertage verwalten.

Feiertagskalender

Feiertag bearbeiten

Doppelklicken Sie auf den Feiertag, den Sie ändern wollen. 

• Drücken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
• Drücken Sie auf Löschen, um den Feiertag zu entfernen.

Neuen Feiertag erstellen

1. Rechtsklicken Sie auf den entsprechenden Tag, und wählen Sie Neuer Feiertag.
2. Geben Sie die Bezeichnung des Feiertags ein.
3. Wählen Sie den Feiertagskalender für den Feiertag.
4. Wählen Sie eine Feiertagsklasse um festzulegen, ob an diesem Feiertag Zeitprofile gelten sollen.
5. Drücken Sie auf Speichern.

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TIPPS

Nutzen Sie das Filter-Symbol links oben im Kalender, um die Ansicht auf bestimmte Feiertagskalender einzuschränken.

Workflow

Über den Menüpunkt Workflow können Sie Genehmigungsverläufe verwalten, um beispielsweise Urlaubsanträge zu verarbeiten oder die Vergabe von Berechtigungen abzusichern.

Liste der Workflows

Die Liste enthält alle bereits angelegten Workflows. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um einen neuen Workflow anzulegen. Geben Sie eine Bezeichnung, einen Gültigkeitszeitraum und einen Mandanten ein, und drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Details

Im Bereich Genehmigung legen Sie fest, welche Personen einen für diesen Workflow erstellten Antrag genehmigen dürfen. 

• Wählen Sie einen Entscheider aus. Drücken Sie auf das Plus-Symbol, um weitere Entscheider hinzuzufügen.
• Reihenfolge: Wenn es mehrere Entscheider gibt, legen Sie hiermit fest, in welcher Reihenfolge der Antrag genehmigt werden muss. Geben Sie jeweils eine Ziffer ein. Wenn für zwei Entscheider die gleiche Ziffer eingetragen ist, müssen beide genehmigen, damit der Antrag in den nächsten Schritt des Workflows gelangt.

Registerkarte Objekte

Hier legen Sie fest, wodurch der Workflow ausgelöst wird. 

Liste Objekttyp

• Wählen Sie Abwesenheit, um den Workflow durch Urlaubsanträge, Home-Office-Zeiten oder ähnliches auszulösen.
  • Wählen Sie, ob Abwesenheitszeiten in der Vergangenheit und/oder in der Zukunft berücksichtigt werden sollen.
• Wählen Sie Buchung, wenn der Workflow durch das manuelle Erstellen von Buchungen ausgelöst werden soll.
  • Wählen Sie, ob Buchungszeiten in der Vergangenheit und/oder in der Zukunft berücksichtigt werden sollen.
    
• Wählen Sie Berechtigungen, wenn der Workflow bei der Vergabe von Berechtigungen für bestimmte Geräte oder Gerätegruppen ausgelöst werden soll. 
  • Wählen Sie das Gerät und/oder die Gerätegruppen aus, für die der Workflow gelten soll. Drücken Sie auf das Plus-Symbol, um weitere Geräte beziehungsweise Gerätegruppen hinzuzufügen.
  • (Optional) Legen Sie unter Personenkreis fest, welche Personen den Workflow auslösen, wenn sie versuchen, Berechtigungen für die angegebenen Geräte oder Gerätegruppen zu vergeben.

Informationen zur Bearbeitung der Workflow-Anträge finden Sie im Abschnitt Workflow.

Den jeweiligen Workflow für einzelne Abwesenheitsarten können Sie alternativ auch im Modul Zeiterfassung > Einstellungen > Registerkarte Abwesenheit festlegen.

 

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TIPPS

Unter den Auswertungen finden Sie einen entsprechenden Report für Workflows, mit dem Sie alle Genehmigungen nachvollziehen können.

Quiz

Über den Menüpunkt Quiz verwalten Sie die Quiz in ihrem System. Hier können Sie neue Quiz anlegen oder Details vorhandener Quiz ändern.

Liste der Quiz

Die Liste enthält die bereits angelegten Quiz. Wählen Sie ein Quiz aus, um Details anzuzeigen. 

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

• Filtern nach Mandant, Standort und Status: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie aus, für welche Mandanten, Standort oder für welchen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Inaktiv) Quiz angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.
• Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen oder Status zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um ein neues Quiz anzulegen. Geben Sie die erforderlichen Informationen zum Quiz auf der Registerkarte Allgemeine ein, und drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Allgemein

Hier hinterlegen und bearbeiten Sie Daten wie Name, Mandant und Gültigkeit für das Quiz.

Über das Feld Bestehensquote (%) geben Sie an, wie viel Prozent der Fragen richtig beantwortet sein müssen, damit das Quiz als bestanden gilt.

Das Feld Versuche gibt an, wie oft das Quiz bei einem Fehlversuch wiederholt werden darf.

Das Feld Gültigkeit (Tage) legt fest, wie lange das Quiz nach Bestehen gültig bleibt.

Im Bereich Positives Ergebnis Empfänger können Sie E-Mail-Adressen hinterlegen, die beim Bestehen des Quiz automatisch benachrichtigt werden.

Im Bereich Negatives Ergebnis Empfänger hinterlegen Sie E-Mail-Adressen, die bei einem nicht bestandenen Versuch informiert werden.

Im Bereich Ablauf Empfänger können Sie E-Mail-Adressen definieren, die vor Ablauf der Quiz-Gültigkeit benachrichtigt werden.
Das Feld X Tage vor bestimmt dabei, wie viele Tage vor Ablauf die E-Mail versendet wird.

Registerkarte Prozess

Mit einem Quiz haben Sie die Möglichkeit Schulungen, wie zum Beispiel eine Sicherheitsunterweisung, zu erstellen. Diese können zum Beispiel bei der Voranmeldung für Besucher eingebunden werden. Auf dieser Registerkarte legen Sie mithilfe von Folien den Ablauf einer solchen Schulung fest.

• Folie einfügen: Ziehen Sie die erforderlichen Module in der gewünschten Reihenfolge in den Bereich des jeweiligen Standorts oder drücken Sie auf die Schaltfläche mit dem +, um im Folgenden Dialog die entsprechende Folie auszuwählen.
  
• Folien umsortieren: Ziehen Sie die Folien an die gewünschte Stelle.
• Folien bearbeiten: Nutzen Sie das Bearbeiten-Symbol, um Details für die jeweilige Folie festzulegen.
• Folien entfernen: Nutzen Sie das Papierkorb-Symbol, um eine Folie aus dem Ablauf zu entfernen.

Die Folien im Überblick

Einleitungsfolie

• Titel und Text festlegen:
  Geben Sie einen Titel und eine Text ein, die auf der Folie angezeigt werden.
  Nutzen Sie die Schaltfläche Übersetzen, um Titel und Text in den gewünschten Sprachen einzugeben.

• Bild einfügen:

  • Über die Schaltfläche Bild hochladen können Sie ein Bild hinzufügen, das auf der Folie erscheint.

Speichern Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche Speichern.

Vorbereitungsfolie

Die Vorbereitungsfolien sollen dazu dienen, das Wissen zu vermitteln, welches im Anschluss durch die Fragen und Antworten Folien abgefragt wird.

• Titel und Text festlegen:
  Geben Sie einen Titel und eine Text ein, die auf der Folie angezeigt werden.
  Nutzen Sie die Schaltfläche Übersetzen, um Titel und Text in den gewünschten Sprachen einzugeben.

• Bild oder Video einfügen:

  • Über die Schaltfläche Bild hochladen können Sie ein Bild hinzufügen, das auf der Folie erscheint.

  • Alternativ können Sie ein YouTube-Video einbinden: Klicken Sie auf Link setzen und tragen Sie den YouTube-Link im jeweiligen Sprachfeld ein.

Speichern Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche Speichern.

Fragen und Antworten

Über diese Folie definieren Sie eine Frage mit den dazugehörigen Antwortmöglichkeiten.

• Titel und Frage festlegen:
  Geben Sie einen Titel und eine Frage ein, die auf der Folie angezeigt werden.
  Nutzen Sie die Schaltfläche Übersetzen, um Titel und Frage in den gewünschten Sprachen einzugeben.

• Bild oder Video einfügen:

  • Über die Schaltfläche Bild hochladen können Sie ein Bild hinzufügen, das auf der Folie erscheint.

  • Alternativ können Sie ein YouTube-Video einbinden: Klicken Sie auf Link setzen und tragen Sie den YouTube-Link im jeweiligen Sprachfeld ein.

• Antworten definieren:

  • Legen Sie die Antwortmöglichkeiten fest, aus denen die Nutzer auswählen sollen.

  • Markieren Sie in der Spalte Korrekt, welche Antwort(en) richtig sind. Mehrfachauswahl ist möglich.

  • Mit Hinzufügen fügen Sie weitere Antwortmöglichkeiten hinzu.

  • Mit dem Mülleimer-Symbol löschen Sie einzelne Antworten.

  • Jede Antwort kann als Text, Bild oder als Kombination aus beidem gestaltet werden.
    → Bilder fügen Sie mit Bild hinzufügen ein, Texte mit Übersetzen.

• Darstellungsoptionen:

  • Zufällige Reihenfolge Antworten: Die Antwortmöglichkeiten werden bei jedem Aufruf des Quiz zufällig sortiert.

  • Horizontale Anordnung: Legt fest, ob die Antworten horizontal oder vertikal dargestellt werden.

Speichern Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche Speichern.

Endfolie

• Titel und Text festlegen:
  Geben Sie einen Titel und eine Text ein, die auf der Folie angezeigt werden.
  Nutzen Sie die Schaltfläche Übersetzen, um Titel und Text in den gewünschten Sprachen einzugeben.

• Bild einfügen:

  • Über die Schaltfläche Bild hochladen können Sie ein Bild hinzufügen, das auf der Folie erscheint.

Speichern Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche Speichern.