Zeiterfassung

• Buchungsübersicht
• Zeitauswertung nach Firma
• Personen
• Teamkalender
• Webterminal
• Workflow
• Zeitnachweis
• Einstellungen
• Übersicht Mitarbeiter

Buchungsübersicht

Der Menüpunkt Buchungsübersicht bietet Ihnen die Möglichkeit Zeitbuchungen einzusehen. Zudem können Sie hier Buchungen bearbeiten, neue Buchungen hinzufügen und aus den Buchungen resultierende Arbeitszeiten anzeigen.

Liste der Personen

Die Liste enthält alle Personen, für die Zeitbuchungen vorliegen. Wählen Sie eine Person aus, um Details anzuzeigen. 

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

• Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
• Filtern nach Mandant und Status: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie aus, für welche Mandanten und für welchen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Inaktiv) Personen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.
• Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
  Tipp: Suchen Sie nach Teilzeichenfolgen. „Müller-Lüdenscheidt“ finden Sie sowohl mit „mü“, als auch mit „lü“ oder „eidt“. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
• Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergelden oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Detailbereich

Hier erscheinen die Zeitbuchungen für den ausgewählten Monat. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Zeitraum ändern: Nutzen Sie die Pfeilsymbole am oberen Rand, um zum vorhergehenden/nächsten Monat zu springen.
• Gelöschte Buchungen einschließen: Wählen Sie Gelöschte/abgelehnte Buchungen anzeigen, um auch solche Buchungen anzuzeigen.
• Zeitbuchungen hinzufügen: Um eine neue Zeitbuchung anzulegen, doppelklicken Sie in ein leeres Feld, oder drücken Sie auf das Plus-Symbol, und wählen Sie Neue Buchung. Wählen Sie anschließend die gewünschte Buchungsart aus, geben Sie die Zeit ein, und bestätigen Sie mit Speichern.
• Abwesenheiten hinzufügen: Um eine neue Abwesenheit anzulegen, doppelklicken Sie in ein leeres Feld, oder drücken Sie auf das Plus-Symbol, und wählen Sie Neue Abwesenheit. Geben Sie einen Zeitraum ein, und bestätigen Sie mit Speichern. Abwesenheitsbuchungen erkennen Sie an einem Kalendersymbol neben dem Datum. Doppelklicken Sie auf das Symbol, um Details zur Abwesenheit anzuzeigen.

Wenn das Erstellen einer Buchung einem Workflow unterliegt, wird der Status des Antrags durch farbliche Hinterlegung dargestellt:

• Gelb: Der Antrag ist noch nicht genehmigt.
• Grün: Der Antrag ist genehmigt.

Leere, rot hinterlegte Felder weisen auf einen Fehler in der Reihenfolge der Buchungen hin. Das kann beispielsweise bei einer fehlerhaften Abfolge von Anwesenheits- und Abwesenheitsbuchungen vorkommen.

Spalte Arbeitszeit

Hier erscheint die Arbeitszeit, die sich aus den Zeitbuchungen des jeweiligen Tages ergibt. Die Summe der monatlichen Arbeitszeit erscheint am Ende der Liste.

Spalte Pausenabzug

Hier erscheint die Pausenzeit, die sich entweder aus den Pausenbuchungen oder aus festgelegten Arbeitszeitregeln ergibt. Wenn die gebuchten Zeiten die geforderte Pausenzeit unterschreiten, erscheint hier automatisch die Pausenzeit der Arbeitszeitregel(n) zusammen mit einem Uhrsymbol. 

Arbeitszeitregeln legen Sie in den Einstellungen > Registerkarte Arbeitszeitauswertung fest.

Buchungsübersicht exportieren

Sie können die Buchungsübersicht exportieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Drücken Sie auf das Download-Symbol oberhalb der Buchungsübersicht.
2. Wählen Sie einen Zeitraum aus:
   • Geben Sie das Anfangs- und Enddatum in die Felder Von und Bis ein, oder
   • wählen Sie im Feld Woche eine Kalenderwoche aus, oder
   • wählen Sie im Feld Monat einen Kalendermonat aus.
3. Drücken Sie auf Ergebnis anzeigen, um die Übersicht zu laden.
4. Drücken Sie erneut auf das Download-Symbol, und wählen Sie das gewünschte Export-Format aus (Excel oder PDF).

Zeitauswertung nach Firma

Dieser Menüpunkt gibt Ihnen einen Überblick über die erfassten Arbeitszeiten aller Personen, die einer bestimmten Firma zugeordnet sind.

Liste der Firmen

Die Liste enthält die bereits angelegten Firmen sortiert nach ihrem aktuellen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Fehlerhaft, Inaktiv). Sie bietet folgende Möglichkeiten:

• Suchen: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) am oberen Rand ein, um nach Firmen zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
• Filtern: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie Kriterien aus, für die Firmen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.

Wählen Sie eine Firma aus, um die erfassten Arbeitszeiten für den aktuellen Monat anzuzeigen. 

Detailbereich

Liste der gebuchten Arbeitszeiten

Die Liste auf der linken Seite enthält alle Arbeitszeiten, die für diese Firma im ausgewählten Zeitraum erfasst wurden. Nutzen Sie die Pfeilschaltflächen oberhalb der Liste, um einen anderen Monat auszuwählen. 

Liste der Personen

Die Liste auf der rechten Seite enthält alle Personen, für die im ausgewählten Zeitraum Arbeitszeiten erfasst wurden, zusammen mit der Summe der erfassten Arbeitszeit.

Schaltfläche Personen anzeigen

Drücken Sie auf diese Schaltfläche, um sich die Einzelbuchungen für eine Person anzusehen. Es erscheint ein Einblendfenster. Wählen Sie hier eine Person aus der linken Liste aus. Die Zeitbuchungen für die Person im ausgewählten Zeitraum erscheinen rechts davon.

Buchungsübersicht exportieren

Sie können die Buchungsübersicht exportieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Drücken Sie auf das Download-Symbol oberhalb der Buchungsübersicht.
2. Wählen Sie einen Zeitraum aus:
   • Geben Sie das Anfangs- und Enddatum in die Felder Von und Bis ein, oder
   • wählen Sie im Feld Woche eine Kalenderwoche aus, oder
   • wählen Sie im Feld Monat einen Kalendermonat aus.
3. Drücken Sie auf Ergebnis anzeigen, um die Übersicht zu laden.
4. Drücken Sie erneut auf das Download-Symbol, und wählen Sie das gewünschte Export-Format aus (Excel oder PDF).

Personen

Über den Menüpunkt Personen verwalten Sie die Personen innerhalb des Moduls Zeiterfassung. Hier können Sie auch Vorgesetzte für Mitarbeiter festlegen oder Vertreter für Vorgesetzte hinterlegen.

Liste der Personen

Die Liste enthält die bereits angelegten Personen. Wählen Sie eine Person aus, um Details anzuzeigen. 

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

• Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
• Filtern nach Mandant und Status: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie aus, für welche Mandanten und für welchen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Inaktiv) Personen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.
• Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
  Tipp: Suchen Sie nach Teilzeichenfolgen. „Müller-Lüdenscheidt“ finden Sie sowohl mit „mü“, als auch mit „lü“ oder „eidt“. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
• Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergelden oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um eine neue Person anzulegen. Geben Sie die erforderlichen Informationen zu der Person auf der Registerkarte Allgemeine Daten ein, und drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Allgemeine Daten

Hier hinterlegen und bearbeiten Sie personenbezogene Daten. Welche Felder und Bereiche es hier gibt, können Sie über Einstellungen > Registerkarte Allgemein individuell festlegen.

Personendaten, die aus externen Systemen (z. B. SAP) übermittelt werden, lassen sich hier nicht ändern. Sie müssen im jeweiligen Ursprungssystem bearbeitet werden.

Registerkarte Arbeitszeit

• Urlaub: Geben Sie hier die Urlaubstage pro Jahr für die Person ein.
• Feiertagskalender: Wählen Sie hier einen Feiertagskalender für die Person aus. Dieser wird im Teamkalender für diese Person berücksichtigt.

Registerkarte Team

Wählen Sie hier den Vorgesetzten für die Person aus. Damit legen Sie fest, an wen Workflow-Anträge für Buchungen und Abwesenheiten weitergeleitet werden. Der Vorgesetzte ist berechtigt, solche Antfragen im Menüpunkt Workflow zu bearbeiten.

Zudem können Vorgesetzte selbst bis zu drei Vertreter für sich festlegen. Während des Vertretungszeitraums werden alle Workflow-Anträge zusätzlich an den Vertreter des Vorgesetzten weitergeleitet.

Teamkalender

Der Menüpunkt Teamkalender bietet Ihnen einen Überblick über die Abwesenheiten des eigenen Teams und die Möglichkeit,  diese zu bearbeiten.

Liste der Personen

Die Liste enthält die bereits angelegten Personen. Wählen Sie eine Person aus, um Details anzuzeigen. 

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

• Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
• Filtern nach Mandant und Status: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie aus, für welche Mandanten und für welchen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Inaktiv) Personen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.
• Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
  Tipp: Suchen Sie nach Teilzeichenfolgen. „Müller-Lüdenscheidt“ finden Sie sowohl mit „mü“, als auch mit „lü“ oder „eidt“. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
• Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergelden oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Die Liste der Personen ist nur mit einer Anmeldung als Administrator sichtbar. Über eine Anmeldung als Mitarbeiter ist nur der eigene Teamkalender sichtbar.

Kalenderansicht

Nutzen Sie die Pfeil-Schaltflächen und Auswahlfelder, um einen Zeitraum auszuwählen. Innerhalb des Kalenders haben Sie folgende Möglichkeiten:

Neue Abwesenheit erstellen

1. Rechtsklicken Sie in das Feld des gewünschten Tages, und wählen Sie Neue Abwesenheit erstellen.
2. Wählen Sie unter Abwesenheit einen Typ aus.
3. Geben Sie den gewünschten Zeitraum in die Felder Von und Bis ein.
4. Drücken Sie auf Speichern.

Die Abwesenheit erscheint im Teamkalender zusammen mit einer Abkürzung für den Typ (z. B. „GLZ“ für Gleitzeit).

Abwesenheit entfernen

• Doppelklicken Sie auf die Abwesenheit. Die Details werden angezeigt.
• Drücken Sie auf Löschen. Ein Bestätigungsdialog erscheint.

Abwesenheiten sind durch farbliche Hinterlegung wie folgt gekennzeichnet:

• Grün: Abwesenheit genehmigt
• Gelb: Genehmigung ausstehend
• Rot: Abwesenheit abgelehnt
• Blau: Genehmigung zum Löschen ausstehend

Anträge für Abwesenheiten verwalten Sie im Menüpunkt Workflow.

Teamkalender exportieren

Sie können den Teamkalender exportieren. Drücken Sie dazu auf das Download-Symbol oberhalb des Teamkalenders, und wählen Sie das gewünschte Export-Format aus (Excel oder PDF).

Webterminal

Das Webterminal bietet Ihnen die Möglichkeit, Zeitbuchungen über einen Browser zu erfassen.

Liste der Personen

Wählen Sie die Person aus, für die Sie das Webterminal anzeigen wollen. 

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

• Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
• Filtern nach Mandant und Status: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie aus, für welche Mandanten und für welchen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Inaktiv) Personen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.
• Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
  Tipp: Suchen Sie nach Teilzeichenfolgen. „Müller-Lüdenscheidt“ finden Sie sowohl mit „mü“, als auch mit „lü“ oder „eidt“. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
• Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Die Liste der Personen ist nur mit einem Admin-Login sichtbar.

Schaltflächen für Buchungen

Drücken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, um eine neue Buchung zu erstellen. Es erscheint eine farblich hinterlegte Meldung im Nachrichtenbereich:

• Grün: Buchung erfolgreich
• Rot: Buchung nicht erfolgreich

Statusmeldungen erscheinen im Nachrichtenbereich am unteren Bildschirmrand.

Workflow

Über den Menüpunkt Workflow können Sie den Status Ihrer Workflow-Anträge für Zeiterfassung und Berechtigungen einsehen. Als Vorgesetzter oder Vertreter eines Vorgesetzten haben Sie außerdem die Möglichkeit, Workflow-Anträge direkt zu bearbeiten.

Liste der Workflow-Anträge

Die Liste enthält Ihre aktiven Workflow-Anträge. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

• Geben Sie in das Textfeld Kommentar Genehmiger einen Kommentar ein, der dem Antragsteller angezeigt wird.
• Drücken Sie auf Genehmigen, um den Antrag zu genehmigen.
• Drücken Sie auf Ablehnen, um den Antrag zu abzulehnen.

Die Liste bietet Ihnen weitere Möglichkeiten:

• Sortieren nach Spalte: Drücken Sie auf einen Spaltenkopf, um die Einträge nach dieser Spalte auf- oder abwärts zu sortieren.
• Suchen: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) am oberen Rand ein, um nach Einträgen zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
• Filtern nach Status: Öffnen Sie das Listenfeld in der Spalte Status. Wählen Sie Kriterien aus, für die Einträge angezeigt werden sollen. Ein gesetzter Filter wird gespeichert und bleibt auch bei künftigen Anmeldungen erhalten. Drücken Sie auf Sortierung zurücksetzen, um Filter und Sortierung zurückzusetzen. 
• Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Zeitnachweis

Über diesen Menüpunkt können Sie Zeitnachweise aus Drittsystemen wie beispielsweise SAP einsehen und drucken. Als Vorgesetzter haben Sie zusätzlich Zugriff auf die Zeitnachweise der Ihnen zugeordneten Mitarbeiter.

Wählen Sie die gewünschte Person aus, für die ein Zeitnachweis vorliegt. Drücken Sie auf Drucken, um die Datei zu drucken.

Die Liste der Personen ist nur mit einer Anmeldung als Administrator sichtbar. Über eine Anmeldung als Mitarbeiter ist nur der eigene Zeitnachweis sichtbar.

Einstellungen

Über den Menüpunkt Einstellungen nehmen Sie alle für die Zeiterfassung relevanten Einstellungen vor.

Registerkarte Einstellungen

Bereich Generelle Einstellungen

• Webterminal: Wählen Sie hier ein Gerät aus, das als Webterminal dienen soll. Wenn eine Person eine Buchung über den Menüpunkt Webterminal erstellt, wird diese Buchung mit dem hier festgelegten Gerät erzeugt.
• Gerät Buchungsübersicht: Wählen Sie hier das Gerät aus, mit dem Buchungen erzeugt werden, die Benutzer über den Menüpunkt Buchungsübersicht manuell anlegen (um beispielsweise eine Buchung nachzutragen).
• Zeitraum (Minuten): Legen Sie hier fest, innerhalb welcher Zeitspanne Paare von Kommen/Gehen-Buchungen für die Berechnung von Arbeitszeiten herangezogen werden.
• Urlaub letztes Jahr: Wählen Sie hier das Datenbankfeld aus, das den Urlaubsanspruch enthält, der vom vergangenen Jahr in das aktuelle Jahr übertragen wurde.
• Resturlaub: Wählen Sie hier das Datenbankfeld aus, das den gesamten Urlaubsanspruch beinhaltet. Der Urlaub für das aktuelle Jahr ergibt sich aus der Berechnung Urlaub aktuelles Jahr = Resturlaub - Urlaub vergangenes Jahr - Urlaub nächstes Jahr.
• Urlaub nächstes Jahr: Wählen Sie hier das Datenbankfeld aus, das den Urlaubsanspruch für das kommende Jahr enthält.
• Feiertage ignorieren: Legen Sie hier die Feiertagsklassen (durch Komma getrennt) fest, die nicht im Teamkalender angezeigt werden sollen und somit auch nicht für die Urlaubsberechnung herangezogen werden.
• Nächstes Jahr sichtbar ab (MM-tt): Legen Sie hier den Tag fest, ab dem der Teamkalender für das nächste Jahr sichtbar sein soll.
• Nächstes Jahr sichtbar bis (MM-tt): Legen Sie hier den Tag fest, bis zu dem der Teamkalender für das nächste Jahr sichtbar sein soll.
• Urlaub letztes Jahr bis (MM-tt): Legen Sie hier den Tag fest, bis zu dem Beschäftigte Urlaub aus dem vergangenen Jahr nehmen können.
• Urlaub nächstes Jahr ab (MM-tt): Legen Sie hier den Tag fest, ab dem Beschäftigte Urlaub für das nächste Jahr planen können.
• Tage bis Erinnerung: Geben Sie hier die Anzahl an Tagen ein, nachdem automatisch eine Erinnerungsmail an den Vorgesetzten geschickt wird, wenn dieser nicht auf einen Abwesenheitsantrag reagiert hat.
• Teammitglieder im Teamkalender anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Teammitglieder im Teamkalender angezeigt werden sollen.
• Abwesenheiten am Wochenende anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Abwesenheiten auch am Wochenende dargestellt und für die Urlaubsberechnung herangezogen werden sollen.
• Info Vorgesetzter neue Buchung: Aktivieren Sie diese Option, um den Vorgesetzten zu informieren, wenn ein Mitarbeiter eine Buchung über den Menüpunkt Buchungsübersicht nachträgt.
• Anzeige Zeitnachweis Mitarbeiter: Aktivieren Sie diese Option, wenn es dem Vorgesetzten erlaubt sein soll, die Zeitnachweise (einschließlich Zeitnachweisen aus SAP) seiner Mitarbeiter einzusehen.

• Teamkalender Zusatzinfo: Hier können Sie ein Datenbankfeld auswählen, das im Menüpunkt Teamkalender zusätzlich neben dem Namen der Person angezeigt wird.

• Einschränkung Teamkalender: Wählen Sie hier ein Datenbankfeld aus, um ein Team zusätzlich einzuschränken (ein Team besteht aus allen Personen, die denselben Vorgesetzten haben).

• Serie möglich bis: Geben Sie hier ein Datum ein, wenn Sie den Zeitraum einschränken wollen, in dem Mitarbeiter Serien von Abwesenheiten erstellen können.

• Zeitformat wählen: Legen Sie hier fest, ob die Zeiten in der Buchungsübersicht in Stunden:Minuten:Sekunden oder nur in Stunden:Minuten angezeigt werden.

• Bezeichnungen für Buchungs-Schaltflächen anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, um im Menüpunkt Webterminal zusätzlich zu den Buchungs-Schaltflächen auch ihre Bezeichnungen anzuzeigen.

Bereich Kürzel für Feiertage

Legen Sie hier die Kürzel fest, die im Menüpunkt Teamkalender für Feiertage angezeigt werden.

Bereich Zeitbuchungen/Abwesenheiten erzeugen 

Aktivieren Sie die entsprechende Option, wenn es Benutzern erlaubt sein soll, Buchungen und/oder Abwesenheiten über den Menüpunkt Buchungsübersicht zu erstellen.

Bereich Verfügbare Aktionen in Buchungsübersicht

In diesem Bereich legen Sie fest, welche Personen Buchungen über den Menüpunkt Buchungsübersicht erstellen, ändern oder löschen können. Personen werden unterschieden nach:

• Person: Mitarbeiter über den Mitarbeiter-Login
• Benutzer: Admin-Benutzer über den Admin-Login
• Vorgesetzte: Mitarbeiter, die Vorgesetzte sind, über den Mitarbeiter-Login

Bereich Sichtbare Felder

In diesem Bereich legen Sie fest, welche zusätzlichen Informationen (z. B. Salden) in den verschiedenen Menüpunkten angezeigt werden sollen. Über die Felder Wert > Limit, Farbe (Wert > Limit) und Wert < Limit, Farbe (Wert < Limit) ist es möglich, Werte ober- oder unterhalb eines Limits farblich hervorzuheben.

Registerkarte Webterminal

Hier legen Sie die Buchungs-Schaltflächen für das Webterminal fest.

• Schaltfläche Hinzufügen: Drücken Sie auf Hinzufügen, um eine Buchungs-Schaltfläche hinzuzufügen. Sie erscheint am Ende der Liste.
• Spalte Buchungsart: Wählen Sie, für welche Art Buchung die Schaltfläche dienen soll. 
• Spalte Symbol: Wenn ein anderes als das Standard-Symbol angezeigt werden soll, drücken Sie auf Hochladen, und wählen Sie eine Grafikdatei aus.
• Spalte Sichtbar: Wählen Sie, ob die Schaltfläche sichtbar sein soll.
• Spalte Typ der Buchung: Zeigt an, ob die Buchung die Person als anwesend oder abwesend kennzeichnet (dies ist besonders wichtig für die Berechnung der Arbeitszeit im Menüpunkt Buchungsübersicht).

Registerkarte Buchungsliste Gerät

Geräte des Herstellers Dormakaba ermöglichen es Personen über eine Buchung, sich eine Liste ihrer letzten Buchungen ausgeben zu lassen. Auf dieser Registerkarte legen Sie das Aussehen dieser Liste fest.

• Tage in Vergangenheit: Legen Sie hier fest, für wie viele Tage Buchungen angezeigt werden sollen.
• Timeout: Legen Sie hier fest, nach wie vielen Sekunden die Liste automatisch verschwinden soll (Datenschutz).
• Dunkle Ansicht: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Buchungsliste dunkel dargestellt werden soll.

Bereich Sichtbare Spalten für die Buchungsliste

Legen Sie hier fest, welche Informationen enthalten sein sollen. Aktivieren Sie die entsprechenden Optionen.

Bereich Sichtbare Buchungsarten für die Buchungsliste 

Legen Sie hier fest, welche Buchungen angezeigt werden sollen. Aktivieren Sie die entsprechenden Optionen.

Registerkarte Zeitnachweis

JaniWeb kann im Menüpunkt Zeitnachweis Zeitnachweise aus einem SAP-System anzeigen. Auf dieser Registerkarte legen Sie fest, ob diese Zeitnachweise über die Dateischnittstelle oder die SOAP-Schnittstelle abgerufen werden sollen. 

SOAP aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um die SOAP-Schnittstelle zu aktivieren. Es erscheinen zusätzlich die Felder SOAP-URL, SOAP-Benutzer und SOAP-Passwort konfiguriert werden. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.

Mandant, Pfad, Dateiendung: Legen Sie hier sie Informationen für die Dateischnittstelle fest. Je Mandant kann ein Pfad konfiguriert werden.

Registerkarte Mail

Geben Sie hier einen Zusatztext ein, der in E-Mails erscheinen soll, die beim Erstellen/Genehmigen/Ablehnen von Abwesenheitsanträgen automatisch versandt wird.

Registerkarte Abwesenheit

Hier können Sie die unterschiedlichen Arten von Abwesenheiten verwalten.

Liste der Abwesenheitsarten

Die Liste enthält alle bereits angelegten Arten von Abwesenheiten. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu um eine neue Abwesenheitsart zu erstellen. Geben Sie Bezeichnung, Mandant und Gültigkeit sowie weitere erforderliche Daten ein. Um die Bezeichnung festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

• Tage in Zukunft / Tage in Vergangenheit: Legen Sie fest, wie viele Tage die Abwesenheit in der Zukunft oder in der Vergangenheit erstellt werden kann.
• Abwesenheitsart SAP: Wählen Sie hier die entsprechende Abwesenheitsart aus SAP. Diese Verknüpfung ist wichtig für die Übermittlung der Abwesenheiten an SAP.
• Workflowgruppe Vergangenheit / Workflowgruppe Zukunft: Wählen Sie hier einen Workflow für die Abwesenheitsart aus. Workflows definieren Sie über den Menüpunkt Workflow.
• Kürzel: Legen Sie hier ein Kürzel fest, das im Teamkalender für diese Abwesenheitsart angezeigt wird.
  • Um die Bezeichnung für ein Kürzel festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.
• Kontingent: Wählen Sie, ob beim Erstellen einer Abwesenheit auf ein Kontingent geprüft werden soll.
  • Keine Prüfung: Die erstellte Abwesenheit wird nicht geprüft.
  • Urlaub: Es wird gegen das Urlaubs-Kontingent geprüft.
  • Andere: Wählen Sie diese Option, um unter Feld Kontingent ein Datenbankfeld auszuwählen, gegen dessen Wert beim Erstellen der Abwesenheit geprüft wird. Geben Sie die Einheit (Tage, Stunden oder Minuten) für den Wert des Datenbankfeldes ein. Zudem können Sie ein Limit festlegen, das beim Erstellen der Abwesenheit geprüft wird. Damit wird das Erstellen der Abwesenheit verhindert, sobald der Wert des Kontingents oberhalb oder unterhalb des gesetzten Limits liegt. 
• Kommentar notwendig: Benutzer müssen beim Erstellen einer Abwesenheit einen Kommentar angeben.
• Dokumente hochladen: Benutzer dürfen beim Erstellen einer Abwesenheit Dokumente hochladen.
• Vorgesetzter muss genehmigen: Aktiviert den Workflow zur Genehmigung durch den Vorgesetzten.
• Vorgesetzter wird informiert: Beim Erstellen einer Abwesenheit wird automatisch der Vorgesetzte benachrichtigt.
• Vorgesetzter Löschen genehmigen: Aktiviert den Workflow zur Genehmigung durch den Vorgesetzten beim Löschen einer Abwesenheit.
• Vorgesetzter Löschen informiert: Beim Löschen einer Abwesenheit wird automatisch der Vorgesetzte benachrichtigt.
• Mit Uhrzeit: Benutzer können beim Erstellen einer Abwesenheit zusätzlich zum Datum eine Uhrzeit angeben.
• Anzeige im Teamkalender: Die Abwesenheit erscheint im Teamkalender.
• Serie erlauben: Benutzer dürfen eine Abwesenheit als wiederkehrende Serie erstellen.
• Nicht auswählbar: Abwesenheiten lassen sich im Teamkalender nicht auswählen.
• Vorgesetzter kann erstellen: Der Vorgesetzte darf Abwesenheiten für seine Mitarbeiter erstellen.
• Mitarbeiter kann erstellen: Mitarbeitern dürfen Abwesenheiten selbst erstellen.
• Inkognito: Das Kürzel der Abwesenheitsart ist für Teammitglieder nicht sichtbar.

Registerkarte Arbeitszeitauswertung

Hier legen Sie fest, welche Buchungsarten für die Arbeitszeitberechnung in der Buchungsübersicht herangezogen werden (obere Liste). Zudem können Sie hier Arbeitszeitregeln für den automatischen Abzug von Pausenzeiten erstellen (untere Liste).

Liste der Buchungsarten

• Schaltfläche Hinzufügen: Drücken Sie auf Hinzufügen, um eine Buchungsart hinzuzufügen. Der Eintrag erscheint am Ende der Liste.
• Spalte Buchungsart: Wählen Sie die Buchungsart, die bei der Auswertung berücksichtigt werden soll. 
• Spalte Gerät: Wählen Sie, für welche Geräte Buchungen ausgewertet werden sollen.
• Spalte Symbol: Wenn in der Auswertung ein anderes als das Standard-Symbol angezeigt werden soll, drücken Sie auf Hochladen, und wählen Sie eine Grafikdatei aus.
• Spalte Typ der Buchung: Zeigt an, ob die Buchung als Anwesend oder Abwesend gewertet wird (dies ist besonders wichtig für die Berechnung der Arbeitszeit).

Liste der Arbeitszeitregeln

• Schaltfläche Hinzufügen: Drücken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Arbeitszeitregel hinzuzufügen. Sie erscheint am Ende der Liste.
• Spalte Bezeichnung: Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.
• Spalte Arbeitszeitlimit (Minuten): Geben Sie die Zeit in Minuten ein, ab der die Pausenzeit automatisch abgezogen wird, wenn keine Pausenbuchungen von ausreichender Dauer vorliegen (die Person also nicht genug Pause gemacht hat).
• Spalte Automatischer Abzug (Minuten): Geben Sie die Pausenzeit in Minuten ein, die automatisch abgezogen wird.

Registerkarte Feiertagsklassen

Hier legen Sie die zeitliche Bewertung für verschiedene Feiertagsklassen fest, um die korrekte Berechnung des Urlaubs zu gewährleisten. 

• Für ganztägige Feiertage geben Sie im Feld Wert die Ziffer 1 ein. 
• Für Feiertage wie Weihnachten und Silvester, die nur einen halben Tag lang sind, geben Sie 0,5 ein. 
  

Übersicht Mitarbeiter

Im Menü Übersicht Mitarbeiter können Sie die Salden für Mitarbeiter einsehen, für welche Sie als Vorgesetzter fungieren.

Dieser Menüpunkt ist nur verfügbar, wenn Sie sich als Mitarbeiter angemeldet haben. Für den Login als Admin ist dieser Menüpunkt nicht verfügbar.