JaniWeb

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Sie erhalten anschließend eine E-Mail mit Anweisungen zum Zurücksetzen Ihres Passworts.

Sprache ändern

Um die Sprache der Benutzeroberfläche zu ändern, drücken Sie auf die Flagge in der oberen rechten Ecke und wählen Sie die gewünschte Sprache aus.

Allgemein

Allgemeiner Aufbau

Das Hauptmenü befindet sich auf der linken Seite der Anwendung. Hier können Sie zwischen den verschiedenen Modulen wechseln. Die Schaltfläche Home in der oberen linken Ecke führt Sie jederzeit zurück zum Launchpad. Wenn Sie ein Modul auswählen, öffnet sich rechts vom Hauptmenü das dazugehörige Untermenü. Wählen Sie einen Menüpunkt aus, um den entsprechenden Bereich der Anwendung auf der rechten Seite anzuzeigen.

Am unteren Rand finden Sie eine Tableiste, die Ihre zuletzt geöffneten Menüs anzeigt. Von hier aus können Sie:

Menüs wieder in den Vordergrund holen, indem Sie auf den entsprechenden Tab klicken.
Menüs schließen, indem Sie auf das X im jeweiligen Tab klicken.

Es ist außerdem möglich, mehrere Menüpunkte gleichzeitig zu öffnen:

Ziehen Sie dazu einen Tab in die obere Hälfte der Anwendung.
Ein roter Bereich zeigt an, wo Sie den Menüpunkt platzieren können.

Auf diese Weise können Sie mehrere Menüpunkte parallel bearbeiten und flexibel zwischen ihnen wechseln.

In der unteren linken Ecke finden Sie das Logout-Symbol. Drücken Sie darauf, um sich von der Anwendung abzumelden.

Suche

Mithilfe der Suchleiste oben rechts in der Anwendung suchen Sie gezielt nach Geräten oder Personen. Außerdem können Sie ganze Menüs finden und direkt dorthin springen.

Onlinehilfe

Das Fragezeichen-Symbol führt Sie direkt zur Onlinehilfe der Anwendung.

Benutzermenü

Das Benutzermenü befindet sich ebenfalls in der oberen rechten Ecke. Hier finden Sie:

Info: Zeigt Ihnen die aktuelle Version der Applikation, der Datenbank und des Tomcats an.
Einstellungen: Öffnet Ihre benutzerspezifischen Einstellungen.
Sprachwechsel: Über die Flaggen-Schaltfläche können Sie die Sprache der Applikation ändern, indem Sie eine Sprache aus dem Listenfeld auswählen.
Abmelden: Hier können Sie sich von der Applikation abmelden.

Allgemein

Launchpad

Nach der Anmeldung gelangen Sie direkt zum Launchpad, das individuell anpassbar ist. Hier können Sie Ihre am häufigsten genutzten Menüs als Favoriten speichern, in verschiedene Bereiche einsortieren und diese direkt über das Launchpad aufrufen.

Individuelles Launchpad gestalten

Bearbeiten starten: Drücken Sie auf das Bleistift-Symbol in der rechten unteren Ecke.
Bereiche erstellen: Drücken Sie auf Neuer Bereich, benennen Sie diesen frei und strukturieren Sie so Ihre Favoriten.
Favoriten hinzufügen: Öffnen Sie das gewünschte Untermenü und ziehen Sie einen Menüpunkt in einen Bereich auf dem Launchpad. Die Menüpunkte erscheinen dort als Kacheln.
Speichern: Drücken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu sichern.

Ihr personalisiertes Launchpad wird nun bei jeder Anmeldung geladen.

Tipps

Sie können die Bereiche und Favoriten vollständig nach Ihren Vorlieben gestalten. Hier zwei Ideen:
- Erstellen Sie Bereiche für Softwaremodule (z. B. Geräte, Berichte).
- Teilen Sie Menüs in Funktionen und Einstellungen auf.
Für häufig genutzte Reports lohnt es sich, diese als Favoriten hinzuzufügen.
Da sich Favoriten jederzeit ändern lassen, können Sie verschiedene Varianten ausprobieren, um die für Sie beste Organisation zu finden.

Allgemein

Benutzermenü

Passwort ändern

Drücken Sie auf Ändern neben Passwort ändern.
Legen Sie Ihr neues Passwort fest und speichern Sie die Änderung.

E-Mail-Adresse ändern

Drücken Sie auf Ändern neben E-Mail-Einstellungen.
Geben Sie Ihre neue E-Mail-Adresse ein und speichern Sie die Änderung.

Startmenü festlegen

Sie können ein Menü auswählen, das nach der Anmeldung automatisch geöffnet wird:

Drücken Sie auf Auswählen neben Startmenü auswählen.
Wählen Sie den gewünschten Menüpunkt aus.

Falls hier nichts ausgewählt ist, öffnet sich standardmäßig das Launchpad nach der Anmeldung.

Berechtigungen anzeigen

Um Ihre Berechtigungen innerhalb der Anwendung einzusehen, drücken Sie auf Zeigen neben Alle Berechtigungen anzeigen.

Vertreter wählen

Wählen Sie als Vorgesetzter bis zu drei Vertreter für sich. Während des Vertretungszeitraums werden alle Workflow-Anträge zusätzlich an den Vertreter des Vorgesetzten weitergeleitet.

Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie sich als Mitarbeiter angemeldet haben und Sie Vorgesetzter sind.

Teamkalender-Einschränkung aufheben

Die Darstellung des Teams lässt sich in den Einstellungen durch weitere Kriterien einschränken. Aktivieren Sie diese Option, um solche Einschränkungen aufzuheben.

Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie sich als Mitarbeiter angemeldet haben.

Nur direkte Mitarbeiter anzeigen

Wenn diese Option aktiviert ist, sehen Sie als Vorgesetzter nur die Personen aus dem Team, für das Sie der Vorgesetzte sind. Außerdem sehen Sie keine Mitglieder des Teams, in dem Sie selbst Mitglied sind.

Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie sich als Mitarbeiter angemeldet haben und Sie Vorgesetzter sind.

Inkognitomodus

Wenn diese Option aktiviert ist, sind Sie für andere Mitglieder ihres Teams nicht im Teamkalender sichtbar, und Sie sehen keine Mitglieder ihres Teams im Teamkalender.

Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie sich als Mitarbeiter angemeldet haben.

Allgemein

Exportformate

Listen exportieren

Listen in JaniWeb, für die ein Download-Symbol angezeigt wird, können Sie in verschiedenen Formaten exportieren. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Folgende Formate stehen zur Auswahl:

PDF

Erstellt ein Dokument im PDF-Format.
Tipp: Um die Seiten auszudrucken, wählen Sie in Ihrem PDF-Betrachter die Optionen „Seiten automatisch drehen“ und „In Druckbereich einpassen“.

CSV

Erstellt eine Datei im CSV-Format (comma-separated values). Die einzelnen Spalten sind in Anführungszeichen eingeschlossen und durch Semikola getrennt.

XML

Erstellt eine Datei im XML-Format. Zeilen sind in <row>-Tags eingeschlossen, Spalten in <cell>-Tags.

HTML

Erstellt eine Datei im HTML-Format. Die Liste ist als einfache Tabelle ohne Stile formatiert.

Excel

Erstellt eine Datei im Microsoft-Excel-Format. Dieses Format lässt sich auch mit vielen anderen Tabellenkalkulationsprogrammen öffnen.

Clipboard

Kopiert die Liste in die Zwischenablage des Computers. Die einzelnen Spalten sind durch Tabulatoren getrennt. Nutzen Sie dieses Format, um die Liste direkt in eine Anwendung wie beispielsweise Excel einzufügen.

Allgemein

Eigene Auswertungen

Sie können jede der in JaniWeb verfügbaren Auswertungen frei konfigurieren und unter einer eigenen Bezeichnung speichern. Dadurch müssen Sie die Parameter nicht jedesmal erneut festlegen.

Gespeicherte Auswertungen

erscheinen im Menü und lassen sich von dort aus direkt aufrufen,
können als Kachel auf dem Lauchpad platziert werden.

Die folgenden Elemente sind für jede Auswertung verfügbar:

Schaltfläche Konfiguration speichern

Drücken Sie auf Konfiguration speichern, um die Auswertung unter einer selbst vergebenen Bezeichnung zu speichern.

Option Periodisches Senden

Wählen Sie die Option Periodisches Senden, um die Auswertung regelmäßig per E-Mail zu versenden.

Geben Sie einen oder mehrere E-Mail-Empfänger ein.
Wählen Sie das gewünschte Dateiformat für die Auswertung (PDF, Excel oder CSV) aus.
Legen Sie das zeitliche Intervall für das automatische Versenden fest.
- z.B. jede Stunde
- z.B. jeden Tag um 12:30 Uhr
- z.B. jeden Montag um 8 Uhr

Schaltfläche Konfiguration löschen

Drücken Sie auf Konfiguration löschen, um die gespeicherte Auswertung zu löschen.

Schaltfläche Konfiguration bearbeiten

Drücken Sie auf Konfiguration bearbeiten, um die gespeicherte Auswertung unter einer anderen Bezeichnung zu speichern. Zudem können Sie die Einstellungen für das periodische Senden per E-Mail ändern. Drücken Sie auf Ok, um die Änderungen zu übernehmen.

Zutrittsmanagement

Personen

Über den Menüpunkt Personen verwalten Sie den Personalstamm in Ihrem System. Hier können Sie neue Personen anlegen oder Details vorhandener Personen ändern.

Liste der Personen

Die Liste enthält die bereits angelegten Personen. Wählen Sie eine Person aus, um Details anzuzeigen.

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Filtern nach Mandant und Status: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie aus, für welche Mandanten und für welchen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Inaktiv) Personen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Tipp: Suchen Sie nach Teilzeichenfolgen. „Müller-Lüdenscheidt“ finden Sie sowohl mit „mü“, als auch mit „lü“ oder „eidt“. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergelden oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um eine neue Person anzulegen. Geben Sie die erforderlichen Informationen zu der Person auf der Registerkarte Allgemeine Daten ein, und drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Allgemeine Daten

Hier hinterlegen und bearbeiten Sie personenbezogene Daten. Welche Felder und Bereiche es hier gibt, können Sie über Einstellungen > Registerkarte Allgemein individuell festlegen.

Personendaten, die aus externen Systemen (z. B. SAP) übermittelt werden, lassen sich hier nicht ändern. Sie müssen im jeweiligen Ursprungssystem bearbeitet werden.

Registerkarte Berechtigungen

Hier können Sie einer Person Berechtigungen zuweisen (Gerätegruppe hinzufügen / Gerät hinzufügen) oder entziehen (Gerätegruppe entfernen / Gerät entfernen).

Die Listen auf den Registerkarten Gruppe hinzufügen / Gerät hinzufügen bieten eine Übersicht über alle mit der Person verknüpften Berechtigungen. Die Spalte Herkunft informiert darüber, woher die Berechtigung stammt. Sie könnte beispielsweise über eine Personengruppe an die Person weitergegeben oder aus dem System Janitor übertragen worden sein.

Wenn die Registerkarten Gerät löschen oder Gerätegruppe löschen ein Gerät oder eine Gerätegruppe enthalten, ist der Zutritt über dieses Gerät oder diese Gerätegruppe ausgeschlossen. Dies gilt auch dann, wenn auf der Registerkarte Gerät hinzufügen oder Gerätegruppe hinzufügen eine Berechtigung für das Gerät oder die Gerätegruppe erteilt wurde.

Ein Häkchen hinter dem Titel einer Registrierkarte zeigt an, dass sich Daten innerhalb der Registrierkarte befinden.

Workflow Berechtigungen

Diese Funktion ist optional und nicht in jeder Installation vorhanden.

Wenn das Zuweisen eines Geräts oder einer Gerätegruppe mit einem Workflow verknüpft ist, wird die Berechtigung erst aktiv, nachdem der Entscheider den Workflow-Antrag genehmigt hat.

Wenn Sie ein Gerät oder eine Gerätegruppe auswählen, für das oder die ein Workflow existiert, erscheint ein Dialogfenster. Dieses fordert Sie auf, Werte für das Zeitmodell und die Gültigkeit der Berechtigung einzugeben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, einen Kommentar für den Entscheider zu hinterlassen.

Sie können mehrere Workflow-Anträge gleichzeitig erstellen. Um diese abzusenden, drücken Sie auf Speichern.

Workflow-Anträge sind durch unterschiedliche Farben gekennzeichnet:

Gelb: Der Antrag wurde noch nicht genehmigt.
Grün: Der Antrag ist genehmigt.
Rot: Der Antrag wurde abgelehnt.

Für genehmigte Berechtigungen können Sie die Gültigkeit verlängern. Drücken Sie dazu auf Erweitern. Wählen Sie anschließend neue Gültigkeitsdaten aus und stellen Sie einen weiteren Workflow-Antrag.

Registerkarte Ersatzausweise

Hier können Sie bis zu drei Ersatzausweise für eine Person ausstellen. Es kann immer nur ein Ausweis aktiv sein.

Drücken Sie auf Ausweis ausgeben.
Wählen Sie einen Ausweis aus der Liste aus, oder geben Sie die Nummer manuell ein. Rot markierte Ausweise sind bereits vergeben.

Den Nummernkreis für Ersatzausweise können Sie über den Menüpunkt Einstellungen für jeden Standort individuell festlegen.

Registerkarte Ausweisdruck

Diese Funktion ist optional und nicht in jeder Installation vorhanden. Sie kann je nach Version auch im Hauptmenü zu finden sein.

Diese Registerkarte erlaubt es, Ausweise mit den Informationen der Person zu bedrucken. Die Layouts für den Ausweisdruck können Sie über den Menüpunkt Ausweisdruck > Einstellungen festlegen.

Registerkarte Dokumente

Hier können Sie Dokumente mit dem Personalstammsatz verknüpfen. Um neue Dokumente hochzuladen, ziehen Sie die Datei(en) in den dafür vorgesehenen Bereich. Oder drücken Sie auf Dokumente hochladen, und wählen Sie die gewünschten Dateien auf Ihrem Computer aus.

Registerkarte Personengruppen

Hier sehen Sie welchen Personengruppen die ausgewählte Person zugewiesen ist. Sie können Personengruppen manuell hinzufügen oder ausschließen. Manuelle Anpassungen überschreiben die automatische Zuweisung basierend auf den Kriterien der Person.

Manuelle Anpassungen sind entsprechend gekennzeichnet:

Manuell hinzugefügt: Die Personengruppe ist grün hinterlegt und um den Hinweis manuell hinzugefügt ergänzt.
Manuell ausgeschlossen: Die Personengruppe ist gelb hinterlegt und um den Hinweis manuell ausgeschlossen ergänzt.

Manuelle Anpassungen können Sie jederzeit mithilfe des Mülleimer-Symbols entfernen.

Registerkarte Qualifikationen

Qualifikationen ermöglichen es, Berechtigungen für die ausgewählte Person freizuschalten. Welche Qualifikationen hier auswählbar sind, legen Sie über den Menüpunkt Qualifikationen fest.

Registerkarte Identifikation

Hier können Sie die verschiedenen Medien verwalten, mit denen sich eine Person an einem Gerät identifiziert. Um eine neues Identifikationsmedium hinzuzufügen, drücken Sie auf Hinzufügen.

Identifikation: Geben Sie in dieser Spalte den Wert für das Medium ein (z. B. „F DD193E“ für ein KFZ-Kennzeichen).
Typ: Wählen Sie in dieser Spalte den Typ der Identifikation aus (z. B. KFZ-Kennzeichen).
Gültig von / Gültig bis: Legen Sie einen Gültigkeitszeitraum für das Medium fest.
Werksverbot: In dieser Spalte können Sie einzelne Identifikationsmedien sperren.
Grund für die Sperre: Hier können Sie einen Kommentar als Begründung für die Sperre eingeben.
Um ein Identifikationsmedium zu entfernen, nutzen Sie das Papierkorb-Symbol.

Drücken Sie auf Speichern, um die Eingaben zu speichern.

TIPPS

Drücken Sie oben auf Kopieren, um eine Kopie der ausgewählten Person einschließlich ihrer Eigenschaften und Berechtigungen zu erstellen.

Zutrittsmanagement

Personengruppen

Über den Menüpunkt Personengruppen können Sie das Personal nach Abteilungen oder anderen Kriterien gruppieren.

Liste der Personengruppen

Die Liste enthält alle bereits angelegten Personengruppen, unterteilt nach ihrem Status. Wählen Sie eine Personengruppe aus, um Details anzuzeigen.

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

Suchen: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) am oberen Rand ein, um nach Gruppen zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Filtern: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie Kriterien aus, für die Gruppen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um eine neue Personengruppe anzulegen. Geben Sie eine Bezeichnung, einen Gültigkeitszeitraum und einen Mandanten ein, und drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Definition

Bereich Details Personengruppe

Legen Sie hier Details der Personengruppe wie beispielsweise Bezeichnung und Gültigkeitszeitraum fest.

Bereich Kriterien

Legen Sie hier die Kriterien fest, nach denen die Personengruppe gebildet wird. Um ein neues Kriterium hinzuzufügen:

Drücken Sie auf Kriterium hinzufügen.
Wählen Sie das gewünschte Kriterium aus dem Listenfeld aus.
Geben Sie einen einzelnen Wert (Von) oder einen Bereich von Werten (Von–Bis) ein.
Um für dasselbe Kriterium weitere Werte festzulegen, drücken Sie auf Wert hinzufügen.

Logik der Kriterien und Werte

Die Werte innerhalb des selben Kriteriums sind logisch ODER-verknüpft (eine Übereinstimmung reicht aus).
Verschiedene Kriterien sind logisch UND-verknüpft (alle Kriterien müssen erfüllt sein).

Registerkarte Personen

Die hier angezeigte Liste enthält alle Personen, die der ausgewählten Personengruppe angehören. Personen in dieser Liste wurden entweder automatisch über Kriterien zugewiesen oder manuell hinzugefügt.

Drücken Sie auf Hinzufügen, um eine Person unabhängig von ihren Kriterien der Personengruppe hinzuzufügen.
Nutzen Sie das Papierkorb-Symbol, um eine Person unabhängig von ihren Kriterien aus der Personengruppe zu entfernen.

Weiterhin bietet die Liste folgende Möglichkeiten:

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Tipp: Suchen Sie nach Teilzeichenfolgen. „Müller-Lüdenscheidt“ finden Sie sowohl mit „mü“, als auch mit „lü“ oder „eidt“. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergelden oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

TIPPS

Drücken Sie oben auf Kopieren, um eine Kopie der ausgewählten Personengruppe einschließlich ihrer Eigenschaften zu erstellen.

Zutrittsmanagement

Personensperre

Über den Menüpunkt Personensperre können Sie Ausweise anhand bestimmter Kriterien massenhaft sperren und entsperren.

Personen sperren

Wählen Sie ein Kriterium aus dem Listenfeld aus (z. B. Ausweisnummer oder BDE-Gruppe).
Wählen Sie einen Wert aus dem Listenfeld Kriterien aus.
(Optional) Geben sie im Feld Verbotsgrund einen Grund für die Sperre ein.
Drücken Sie auf Sperren, um die Person(en) zu sperren.

Personen entsperren

Führen Sie die Schritte 1 und 2 oben aus, und drücken Sie auf Entsperren.

Zutrittsmanagement

Blocklist

Zutrittsmanagement

Berechtigungen

Über den Menüpunkt Berechtigungen erteilen Sie einzelnen Personen oder ganzen Personengruppen Berechtigungen für bestimmte Geräte oder Gerätegruppen.

Liste der Personen und Personengruppen

Wählen Sie auf der entsprechenden Registerkarte eine Person oder eine Personengruppe aus der Liste aus, um die vorhandenen Berechtigungen anzuzeigen.

Registerkarten Gerätegruppe hinzufügen / Gerät hinzufügen

Hier können Sie der ausgewählten Person/Personengruppe Berechtigungen für die Nutzung bestimmter Gerätegruppen oder Geräte erteilen. Um der Liste eine weitere Gerätegruppe oder ein weiteres Gerät hinzuzufügen:

Drücken Sie auf Hinzufügen.
Wählen Sie eine Gerätegruppe / ein Gerät aus.
Wählen Sie das gewünschte Zeitmodell aus.
Legen Sie einen Gültigkeitszeitraum fest.
Drücken Sie auf Speichern.

Ein Häkchen hinter dem Titel einer Registrierkarte zeigt an, dass sich Daten innerhalb der Registrierkarte befinden.

Registerkarten Gerät entfernen / Gruppe entfernen

Diese Listen dienen dazu, Berechtigungen für bestimmte Gerätegruppen oder Geräte zu entziehen.

Beispiel: Anna B. gehört der Personengruppe „Laboranten“ an. Diese Personengruppe hat eine Berechtigung für die Gerätegruppe „Labor“. Anna soll jedoch ein bestimmtes Labor nicht betreten dürfen. Fügen Sie das Zutrittsgerät für dieses Labor der Liste Gerät entfernen hinzu.

Um der Liste weitere Gerätegruppen beziehungsweise Geräte hinzuzufügen, führen Sie die Schritte im vorhergehenden Abschnitt aus. Ein Zeitmodell lässt sich hier jedoch nicht auswählen.

Wenn die Registerkarten Gerät entfernen oder Gerätegruppe entfernen ein Gerät oder eine Gerätegruppe enthalten, ist der Zutritt über dieses Gerät oder diese Gerätegruppe ausgeschlossen. Dies gilt auch dann, wenn auf der Registerkarte Gerät hinzufügen oder Gerätegruppe hinzufügen eine Berechtigung für das Gerät oder die Gerätegruppe erteilt wurde.

Ein Häkchen hinter dem Titel einer Registrierkarte zeigt an, dass sich Daten innerhalb der Registrierkarte befinden.

Workflow Berechtigungen

Diese Funktion ist optional und nicht in jeder Installation vorhanden.

Wenn das Zuweisen eines Geräts oder einer Gerätegruppe mit einem Workflow verknüpft ist, wird die Berechtigung erst aktiv, nachdem der Entscheider den Workflow-Antrag genehmigt hat.

Sie können mehrere Workflow-Anträge gleichzeitig erstellen. Um diese abzusenden, drücken Sie auf Speichern.

Workflow-Anträge sind durch unterschiedliche Farben gekennzeichnet:

Gelb: Der Antrag wurde noch nicht genehmigt.
Grün: Der Antrag ist genehmigt.
Rot: Der Antrag wurde abgelehnt.

Für genehmigte Berechtigungen können Sie die Gültigkeit verlängern. Drücken Sie dazu auf Erweitern. Wählen Sie anschließend einen neuen Gültigkeitszeitraum aus und stellen Sie einen weiteren Workflow-Antrag.

TIPPS

Die Spalte Herkunft informiert darüber, woher die Berechtigung stammt. Zum Beispiel könnte die Berechtigung von einer Personengruppe an die Person vererbt oder aus dem System Janitor übertragen worden sein.

Zutrittsmanagement

Zeitmodelle

Über diesen Menüpunkt verwalten Sie Zeitmodelle für Zutrittsberechtigungen. Indem Sie ein Zeitmodell mit einer Gerätegruppe oder einem einzelnen Gerät verknüpfen, legen Sie fest, zu welchen Zeiten diese benutzt werden dürfen.

Liste der Zeitmodelle

Die Liste enthält die bereits angelegten Zeitmodelle. Wählen Sie ein Zeitmodell aus, um seine Eigenschaften anzuzeigen.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um ein neues Zeitmodell anzulegen.

Grunddaten eingeben: Geben Sie eine Bezeichnung ein, wählen Sie den Mandanten und legen Sie den Gültigkeitszeitraum fest.
Wochenübersicht bearbeiten: Um festzulegen, in welchen Zeiträumen innerhalb der Woche der Zutritt möglich sein soll, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Tag und wählen Sie Neuer Zeitraum. Eine grüne Markierung erscheint.
- Ziehen Sie die Markierung mit der Maus, oder geben Sie Anfangs- und Endzeit in die Felder Zeit von und Zeit bis ein.
- Wiederholen Sie die Schritte für alle weiteren Zeiträume und Tage, die dieses Zeitmodell enthalten soll.
Zutrittsoptionen festlegen:
- Feiertagsklassen: Hiermit bestimmen Sie die Feiertage, an denen der Zutritt erlaubt sein soll. Wenn ein Häkchen gesetzt ist, dann gilt dieses Zeitmodell für die Feiertage, welche zur Feiertagsklasse gehören. Wenn kein Häkchen gesetzt ist, dann gilt dieses Zeitmodell an keinem Feiertag. Wenn mehrere Häkchen für mehrere Feiertagsklassen gesetzt sind, dann gilt das Zeitmodell an all diesen Feiertagsklassen (logisches ODER). Wichtig ist, dass dem Gerät der passende Feiertagskalender über das Menü Geräte - Sektion Optionen zugewiesen wurde. Ebenfalls muss der entsprechende Feiertagskalender mit den zugehörigen Feiertagen gepflegt sein. Dies geht über das Menü Feiertage oder den SAP Import.
- PIN benötigt: Wählen Sie, ob der Zutritt nur mit PIN möglich sein soll.
- PIN im Stammsatz: Wählen Sie, ob die PIN zusammen mit dem Stammsatz übermittelt werden soll.
Speichern: Drücken Sie auf Speichern, um Ihre Eingaben zu speichern.

Schaltfläche Kopieren

Sie können ein vorhandenes Zeitmodell kopieren, um es als Basis für ein neues Zeitmodell zu verwenden. Drücken Sie oben auf Kopieren, um nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Drücken Sie anschließend auf Speichern.

Option Offline

Wird die Option Offline gesetzt, so muss die ID aus der Liste gewählt werden. Des Weitern kann die Validierungsdauer gewählt werden. Offline Zeitmodelle können nur Offline-Komponenten bzw. Offline Gerätegruppen zugeordnet werden.

TIPPS

Es ist möglich, mehrere Zeiträume pro Tag zu erstellen.

Zeitraum löschen: Um einen Zeitraum zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Löschen.
Zeitraum kopieren: Um einen Zeitraum in die Zwischenablage zu kopieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und wählen Sie Kopieren.
Zeitraum einfügen: Um einen kopierten Zeitraum an einem anderen Wochentag einzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Tag, und wählen Sie Einfügen.

Zutrittsmanagement

Geräte

Unter diesem Menüpunkt können Sie die Geräte für die Zutrittssteuerung und Zeiterfassung verwalten und ihren Status abfragen.

Liste der Geräte

Die Liste enthält die bereits angelegten Geräte, sortiert nach Gerätetyp. Wählen Sie ein Gerät aus, um Details anzuzeigen.

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

Suchen: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) am oberen Rand ein, um nach Geräten zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Filtern: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie Kriterien aus, für die Geräte angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.
Aktualisieren: Drücken Sie auf die Aktualisieren-Schaltfläche, um die Liste der Geräte einschließlich ihrer Statusinformationen zu aktualisieren. Dies kann beispielsweise bei der Fehlersuche hilfreich sein.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Neben der Baumansicht, haben Sie auch die Möglichkeit sich die Terminals als Tabelle ausgeben zu lassen. Hierüber können Sie zusätzliche Informationen, wie z.B. die IP-Adresse der Geräte, in der Liste anzeigen.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um ein neues Gerät anzulegen. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein, und drücken Sie auf Speichern.

Bereich Allgemein

Wählen Sie, ob es sich um ein Standalone-Gerät, einen Server oder eine Offline-Komponente handelt.
Legen Sie fest, ob das Gerät für Zeiterfassung, Zutritt oder Betriebsdatenerfassung (BDE) verwendet wird.

Schaltfläche Definition Leser

Drücken Sie auf diese Schaltfläche, um einem Zutrittsserver Subleser zuzuordnen und zu konfigurieren.
Achten Sie darauf, die korrekte Leserposition für Subleser auszuwählen.

Bereich Gerät

Geben Sie hier grundlegende Informationen zum Gerät ein.

Wählen Sie eine Hersteller-ID und einen Mandanten aus
Geben Sie eine Bezeichnung und weitere Informationen für das Gerät ein.

Bereich Status

Im Feld Verbindungsstatus sehen Sie den Verbindungsstatus des Gerätes. Dieser folgende Zustände haben:

verbunden - das Gerät ist verbunden
getrennt - die Verbindung zum Gerät ist getrennt
unbekannt - der Status des Gerätes ist nicht bekannt

Im Feld Letzter Status wird der Zeitpunkt, zu dem das letzte Mal ein Status übermittelt wurde, dargestellt.

Das Feld Gerätestatus zeigt den Modus an, in dem sich das Gerät befindet. Folgende Modi sind möglich:

online - das Gerät erwartet eine Online-Antwort von der Gerätekommunikation
offline - das Gerät nimmt Buchungen entgegen und prüft im internen Speicher, ob es sich um eine berechtigte oder unberechtigte Buchung handelt
autonom - das Gerät erwartet keine Verbindung zur Gerätekommunikation und speichert die Buchungen im Zwischenspeicher

Das Feld Letzter Stammdatendownload gibt den Zeitpunkt an, an dem das Gerät das letzte Mal mit Stammdaten versorgt wurde. (nur verfügbar bei Geräten des Herstellers Dormakaba)

Über die Schaltfläche Stammdaten-Log lässt sich prüfen, welche Stammdaten an das Gerät versandt wurden. (nur verfügbar bei Geräten des Herstellers Dormakaba)

Bereich Gültigkeit

Legen Sie hier fest, in welchem Zeitraum das Gerät aktiv sein soll.

Bereich Cardlink

Definieren Sie im Feld Validierung für welche Offline-Anlage das Gerät Validierungs-Sätze auf die Ausweise schreibt.

Definieren Sie im Feld Update für welche Offline-Anlage das Gerät Update-Sätze auf die Ausweise schreibt.

Bereich Netzwerk

Legen Sie hier die erforderlichen Netzwerkeinstellungen für das Gerät fest.

Bereich Optionen

Standort: Geben Sie hier einen Standort für das Gerät ein.
Zeitzone: Wenn Geräte in unterschiedlichen Zeitzonen verwaltet werden, stellen Sie sicher, dass die richtige Zeitzone ausgewählt ist.
Feiertagskalender: Wählen Sie den passenden Feiertagskalender für das Gerät aus.

Bereich Details Offline-Komponenten

Wählen Sie hier die Offline-Anlage aus, zu der die Komponente gehört. (Offline-Anlagen erstellen Sie im Menüpunkt Einstellungen > Registerkarte Offline-Geräte.)

Parameter für Offline-Komponenten (Hersteller Dormakaba)

Achtung: Nach einer Änderung der Parameter muss die Offline-Komponente mit dem Programmer neu beschrieben werden.

Typ: Hiermit definieren Sie den Typ der Offline-Komponente.
Programmiermaster: Mit dieser Einstellung legen Sie den Programmiermaster für die Offline-Komponente fest.
Validierungsdauer: Bestimmt die Validierungsdauer. (Validierungsdauer können Sie im Einstellungen Menüpunkt konfigurieren)
- Tage: P[Anzahl Tage]D (Beispiel: P7D für sieben Tage)
- Stunden: PT[Anzahl Stunden]H (Beispiel: PT1H für eine Stunde)
- Feste Uhrzeit: HH:MM:SS (Beispiel: 12:00:00 für täglich um 12 Uhr)
Validierungsmodus: Legt den Validierungsmodus fest.
Toggle-/Office-Mode: Aktiviert den Office Mode/ Day Night Mode.
- Aus: Die Tür lässt sich nur mit einer berechtigten Buchung öffnen.
- Office Mode: Die erste berechtigte Buchung an der Offline-Komponente innerhalb des gewählten Zeitmodells öffnet die Tür. Eine folgende berechtigte Buchung verschließt die Tür wieder. Die Tür bleibt bis zum Ablauf der berechtigten Zeit geöffnet und schließt sich danach wieder.
- Day Night Mode: Automatische Entriegelung der Offline-Komponenten in definiertem Zeitmodell.
Zeitmodell: Legt das Zeitmodell fest, in dem der Office Mode/ Day Night Mode gilt.
Öffnungsdauer (Sekunden): Legen Sie fest, wie lange die Offline-Komponente bei erfolgreicher Buchung die Tür öffnet.
Summer: Schaltet den Summer ein oder aus.
Lichtring: Schaltet den Lichtring ein oder aus.
Eventspeicher: Legt fest, ob Buchungen an der Komponente gespeichert werden oder nicht.
Uhrzeitsync: Aktiviert oder deaktiviert den Uhrzeitsync.

Parameter Offline-Komponenten

Schalter	Bedeutung	Werte
/B/	Summer	0 - aus 1 - an (default)
/L/	Lichtring	0 - aus 1 - an (default)
/E/	Events speichern	0 - aus 1 - an (default)
/Y/	Uhrzeit sync.	0 - aus 1 - an (default)
/M/	EM_MSG
/V/	Zeitraum	0 - immer 1 - 24 Stunden 2 - bis 12 Uhr 3 - 1 Stunde 4 - 12 Stunden 5 - 2 Tage 6 - 4 Tage 7 - 8 Tage
/D/	Type	0=198, Kaba Elolegic digital cylinder U-Line 1=199, Kaba Elolegic C-Lever U-Line 2=181, Kaba Elolegic reader U-Line 3=239, Kaba Elolegic C-Lever T-Line 4=30, Kaba Elolegic digital cylinder L-Line 5=218, Kaba Elolegic digital cylinder N-Line 6=238, Kaba Elolegic digital cylinder T-Line 7=201, Kaba Elolegic reader N-Line 8=221, Kaba Elolegic reader T-Line 9=183, Kaba Elolegic locker lock U-Line 10=222, Kaba Elolegic lock T-Line 11=182, Kaba Elolegic lock U-Line 12=31, Kaba Elolegic cylinder compact L-Line 13=210, Kaba Elolegic cylinder compact N-Line 14=230, Kaba Elolegic cylinder compact T-Line 15=190, Kaba Elolegic cylinder compact U-Line 16=214, Kaba Elolegic cylinder Stulp N-Line 17=234, Kaba Elolegic cylinder Stulp T-Line 18=194, Kaba Elolegic cylinder Stulp U-Line 19=181, Kaba IT-Verschluss 20=1064, Digital Cylinder Mifare evolo V4 21=1048, C-Lever Mifare evolo V4 22=1816, C-Lever TouchGo Mifare evolo V4 23=1128, C-Lever Mifare compact evolo V4 24=1144, Reader Mifare compact evolo V4 25=1080,Reader Mifare remote evolo V4 26=1320, Digital Cylinder Legic Advant evolo V4 27=1304, C-Lever Legic Advant evolo V4 28=1384, C-Lever compact Legic Advant evolo V4 29=2072, C-Lever TouchGo Legic Advant evolo V4 30=1400, Reader Legic Advant compact evolo V4 31=1336, Reader Legic Advant remote evolo V4
/O/	Modus	0 - aus (default) 1 - Office Modus 2 - Day Night Mode
/Z/	OMZPS
/W/	Offline Anlage	0 (default)
/P/	Nummer Programmiermaster	0 (default)

Bereich Gerätegruppenzuordnung

In diesem Bereich werden die Gerätegruppen angezeigt, denen das Gerät zugeordnet ist.

Schaltfläche Geräte übernehmen

Über diese Schaltfläche können Sie Änderungen an Geräten übernehmen. Dies ist erforderlich, damit die vorgenommenen Änderungen an den Treiber für die Gerätekommunikation übergeben und wirksam werden.

Wenn eine Übernahme erforderlich ist, wird die Schaltfläche gelb hervorgehoben.

TIPPS

Drücken Sie oben auf Kopieren, um eine Kopie des ausgewählten Geräts einschließlich seiner Eigenschaften zu erstellen.
Im Bereich Status erscheinen der aktuelle Netzwerk-Verbindungsstatus und weitere Statusmeldungen des Geräts.

Zutrittsmanagement

Gerätegruppen

Über diesen Menüpunkt legen Sie Gerätegruppen an. Gerätegruppen erleichtern die Verwaltung von Geräten und die Zuweisung von Rechten. Wir empfehlen insbesondere bei größeren Installationen, Geräte immer zu gruppieren.

Liste der Gerätegruppen

Die Liste enthält die bereits angelegten Gruppen. Wählen Sie eine Gruppe aus, um Details anzuzeigen.

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

Suchen: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) am oberen Rand ein, um nach Gruppen zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Filtern: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie Kriterien aus, für die Gruppen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.

Geräte hinzufügen/entfernen

Um Geräte einer Gruppe hinzuzufügen oder aus dieser zu entfernen, wählen Sie die Gruppe aus der Liste aus.

Hinzufügen: Ziehen Sie die Geräte aus der rechten Liste (Verfügbar) in die linke Liste (Ausgewählt).
Entfernen: Ziehen Sie die Geräte aus der linken Liste (Ausgewählt) in die rechte Liste (Verfügbar).

Es lassen auch mehrere Geräte auswählen und gleichzeitig verschieben. Alternativ zur Maus können Sie die Pfeile zwischen den Fenstern verwenden.

Geräte können mehreren Gruppen gleichzeitig angehören.

Achtung: Ändern Sie die Zuordnung einer Offline-Komponente zu einer Offline-Gerätegruppe, so muss die betroffene Komponente mit dem Programmer neu beschrieben werden.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um eine neue Gerätegruppe anzulegen.
Geben Sie eine Bezeichnung für die Gruppe ein, wählen Sie einen Mandanten und legen Sie einen Gültigkeitszeitraum fest (Gültig von – Gültig bis).
Wählen Sie, ob es sich um eine Offline-Gruppe (eine Gruppe aus Offline-Komponenten) handelt. Sobald diese Option ausgewählt ist, erscheinen in der Liste Verfügbar nur noch Offline-Geräte.
Fügen Sie der Gruppe wie oben beschrieben Geräte hinzu.

TIPPS

Drücken Sie oben auf Kopieren, um eine Kopie der ausgewählten Gruppe zu erstellen und als Vorlage für eine neue Gruppe zu verwenden.

Zutrittsmanagement

Steuerprofile

Über den Menüpunkt Steuerprofile können Sie Zeitmodelle mit Geräten verknüpfen um festzulegen, wann der Zutritt über die jeweilige Tür möglich sein soll.

Liste der Steuerprofile

Die Liste enthält die bereits angelegten Steuerprofile. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Steuerprofil ändern: Wählen Sie für das gewünschte Gerät ein anderes Zeitprofil aus, und drücken Sie auf Speichern.
Steuerprofil hinzufügen:
- Drücken Sie auf Hinzufügen. Am Ende der Liste erscheint ein leerer Eintrag.
- Wählen Sie in der Spalte Gerät ein Gerät aus
- Wählen Sie in der Spalte Zeitmodell das gewünschte Zeitmodell aus.
- Drücken Sie auf Speichern.
Steuerprofil entfernen: Drücken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um ein Profil zu entfernen. Es erscheint ein Bestätigungsdialog.

Wenn für ein Gerät ein Steuerprofil erstellt wurde, bleiben die mit ihm verbundenen Türen während des im zugewiesenen Zeitmodell festgelegten Zeitraums geöffnet.

Es ist möglich, mehrere Steuerprofile für ein Gerät anzulegen.

TIPPS

Steuerprofile können auch nur für einen bestimmten Zeitraum wirksam sein. Nutzen Sie dafür die Spalten Gültig von und Gültig bis.

Zutrittsmanagement

Firmen

Über den Menüpunkt Firmen verwalten Sie Firmen. Die hier angelegten Firmen weisen Sie über die Menüpunkte Personen oder Besucher den Personen bzw. Besuchern zu.

Liste der Firmen

Die Liste enthält die bereits angelegten Firmen sortiert nach ihrem aktuellen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Fehlerhaft, Inaktiv). Wählen Sie eine Firma aus, um Details anzuzeigen.

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

Suchen: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) am oberen Rand ein, um nach Firmen zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Filtern: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie Kriterien aus, für die Firmen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.

Schaltfläche Speichern

Sie können die Details der ausgewählten Firma ändern. Drücken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um eine neue Firma anzulegen. Geben Sie die erforderlichen Informationen für die Firma auf der Registerkarte Details ein, und drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Personen

Über die Registerkarte Personen erhalten Sie einen Überblick, welche Personen der jeweiligen Firma zugewiesen sind.

TIPPS

Filtern: Nutzen Sie das Filter-Symbol, um nach Status (aktiv, inaktiv usw.) zu filtern.
Exportieren: Nutzen Sie das Export-Symbol, um die Liste der zugewiesenen Personen zu exportieren.

Zutrittsmanagement

Massenänderung

Über den Menüpunkt Massenänderung können Sie mehrere Personen gleichzeitig bearbeiten oder löschen.

Optionsfeld Ändern / Löschen

Wählen Sie hier, ob Sie die Massenänderung zum Ändern oder Löschen verwenden wollen.

Bereich Personen auswählen

Geben Sie hier Kriterien für die Auswahl der Personen ein, die geändert oder gelöscht werden sollen.

Drücken Sie auf Kriterium hinzufügen.
Wählen Sie das gewünschte Kriterium aus dem Listenfeld aus.
Drücken Sie auf Wert hinzufügen.
Wählen Sie im Feld Von einen einzelnen Wert aus, oder nutzen Sie beide Felder, um einen Bereich festzulegen. Sie können auch mehrere Werte für dasselbe Kriterium festlegen (Wert hinzufügen).
(Optional) Fügen Sie ein weiteres Kriterium mit Wert(en) hinzu.

Drücken Sie auf Stammsätze anzeigen, um die zum Ändern oder Löschen ausgewählten Stammsätze anzuzeigen.

Logik der Kriterien und Werte

Die Werte innerhalb des selben Kriteriums sind logisch ODER-verknüpft (eine Übereinstimmung reicht aus).
Verschiedene Kriterien sind logisch UND-verknüpft (alle Kriterien müssen erfüllt sein).

Bereich Zu änderndes Feld auswählen

Dieser Bereich erscheint, wenn Sie ganz oben Ändern ausgewählt haben.

Wählen Sie hier das Feld aus, dessen Wert geändert werden soll.
Geben Sie den neuen Wert ein.
Drücken Sie auf Speichern, um die Massenänderung auszuführen. Ein Bestätigungsdialog erscheint.

Bereich Berechtigungen/Stammsätze löschen

Dieser Bereich erscheint, wenn Sie ganz oben Löschen ausgewählt haben.

Wählen Sie, was gelöscht werden soll:
- Zutrittsberechtigungen der ausgewählten Personen, die bis zu einem bestimmten Datum abgelaufen sind:
  Wählen Sie die Option Zutrittsberechtigungen abgelaufen vor.
- Stammsätze der ausgewählten Personen, die bis zu einem bestimmten Datum abgelaufen sind (die Stammsätze werden vollständig aus dem System entfernt):
  Wählen Sie die Option Personenstammsätze abgelaufen vor.
Geben Sie ein Ablaufdatum ein.
Drücken Sie auf Speichern, um die ausgewählten Daten zu entfernen.

Zutrittsmanagement

Qualifikationen

Über den Menüpunkt Qualifikationen können Sie Profile erstellen, an die bestimmte Berechtigungen geknüpft sind. Indem Sie eine solche Qualifikation Personen zuweisen, erben die Personen automatisch die Berechtigungen der Qualifikation.

Liste der Qualifikationen

Die Liste enthält die bereits angelegten Qualifikationen. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

Suchen: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) am oberen Rand ein, um nach Qualifikationen zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Filtern: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie Kriterien aus, für die Qualifikationen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um eine neue Qualifikation anzulegen. Geben Sie eine Bezeichnung und weitere Informationen ein, und drücken Sie auf Speichern.

Bereich Details

Legen Sie hier die allgemeinen Eigenschaften der Qualifikation fest.

Bezeichnung: Geben Sie der Qualifikation eine aussagekräftige Bezeichnung.
E-Mail: Geben Sie hier die E-Mail-Adresse an, an die eine Benachrichtigung gesendet werden soll, wenn eine Qualifikation kurz vor dem Ablauf steht.
Tage: Legen Sie hier fest, wie viele Tage vor Ablauf der Qualifikation die E-Mail-Benachrichtigung versendet wird.

Drücken Sie auf Speichern, um Änderungen zu übernehmen.

Registerkarten Gerätegruppe hinzufügen / Gerät hinzufügen

Hier können Sie Berechtigungen für die Nutzung bestimmter Gerätegruppen oder Geräte mit der ausgewählten Qualifikation verknüpfen. Um der Liste eine weitere Gerätegruppe oder ein weiteres Gerät hinzuzufügen:

Drücken Sie auf Hinzufügen.
Wählen Sie eine Gerätegruppe / ein Gerät aus.
Wählen Sie das gewünschte Zeitmodell aus.
Legen Sie einen Gültigkeitszeitraum fest.
Drücken Sie auf Speichern.

Um eine Gerätegruppe / ein Gerät aus der Liste zu entfernen, drücken Sie auf das entsprechende Papierkorb-Symbol.

Ein Häkchen hinter dem Titel einer Registrierkarte zeigt an, dass sich Daten innerhalb der Registrierkarte befinden.

Registerkarten Personengruppe hinzufügen

Hierüber haben Sie die Möglichkeit allen Personen der hinzugefügten Personengruppen auf einmal eine Qualifikation zuzuweisen.

Drücken Sie auf Hinzufügen.
Wählen Sie eine Personengruppe aus.
Legen Sie einen Gültigkeitszeitraum fest.
1. Wenn die Gültigkeit nicht gültig ist, wird Personen dieser Personengruppe der Zutritt an denen der Qualifikation zugewiesenen Geräten/Gerätegruppen verwehrt.
Drücken Sie auf Speichern.

Um eine Personengruppe aus der Liste zu entfernen, drücken Sie auf das entsprechende Papierkorb-Symbol.

Ein Häkchen hinter dem Titel einer Registrierkarte zeigt an, dass sich Daten innerhalb der Registrierkarte befinden.

TIPPS

Um eine Qualifikation einer Person zuzuweisen, wählen Sie die Person über den Menüpunkt Personen aus. Wählen Sie anschließend auf der Registerkarte Qualifikationen die gewünschte Qualifikation aus.

Bis Version 1.32.X - Berechtigungen für Geräte/Gerätegruppen, die einer Qualifikation zugewiesen sind, lassen sich nur noch über die Qualifikation ändern. Das Erstellen von Berechtigungen für diese Geräte/Gerätegruppen auf dem üblichen Weg ist dann nicht mehr möglich.

Zutrittsmanagement

Einstellungen

Über den Menüpunkt Einstellungen nehmen Sie verschiedene Einstellungen (Nummernkreise für Ersatzausweise, Felder für Personen) für das Zutrittsmanagement vor.

Schaltfläche Speichern

Drücken Sie auf Speichern, um geänderte Einstellungen zu übernehmen.

Registerkarte Allgemein

Hier legen Sie fest, ob Personalnummern manuell angelegt oder vom System automatisch vergeben werden sollen.

Präfix Personalnummer: Geben Sie hier einen Buchstaben ein, der bei automatisch erzeugten Personalstammsätzen der Personalnummer als Präfix vorangestellt wird.
Personalnummer automatisch generieren: Wählen Sie diese Option, wenn das System beim Anlegen von Personalstammsätzen Personalnummern automatisch vergeben soll.

Bereich Nummernkreis Ersatzausweise

Hier legen Sie Nummernkreise für die Vergabe von Ersatzausweisen fest. Erstellen Sie jeweils eine eigene Definition für jeden Standort. Dabei können Sie entweder einen Bereich (Von Ausweisnummer / Bis Ausweisnummer) für alle Ersatzausweise vorgeben oder unter Ausweise einzelne Ausweisnummern anlegen.

Bereich Bereiche

Hier legen Sie fest, welche Bereiche im Menüpunkt Personen erscheinen. Wenn Sie die sichtbaren Felder für Personen auswählen (Felder Personen), legen Sie durch Auswahl eines der hier definierten Bereiche fest, wo das entsprechende Feld angezeigt wird.

Um einen neuen Bereich anzulegen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Drücken Sie auf das Plus-Symbol (Hinzufügen), um einen neuen Eintrag hinzuzufügen.
Drücken Sie auf Übersetzen.
Geben Sie die Bezeichnung des Bereichs für die jeweiligen Sprachen ein.
Drücken Sie auf Speichern.

Geben Sie in der Spalte Reihenfolge eine Zahl ein, um die Reihenfolge festzulegen, in der die Bereiche angezeigt werden.

Beim Anlegen eines neuen Bereichs müssen Sie diesen zuerst speichern, bevor Sie ihm ein Feld zuordnen können.

Bereich Felder Personen

Hier verwalten Sie die Felder für den Menüpunkt Personen.

Listenfeld Standort

Die Sichtbarkeit und Positionierung der Felder können Sie für jeden Standort separat festlegen. Wählen Sie hier aus, für welchen Standort die Einstellungen in diesem Bereich gelten sollen.

Welche Felder dem Benutzer angezeigt werden, hängt davon ab, welcher Standort dem Benutzer zugewiesen ist. Wenn einem Benutzer kein bestimmter Standort zugewiesen ist, werden die Einstellungen für den Standort Default (Standard) verwendet. Um einem Benutzer Standorte zuzuweisen, nutzen Sie die Einstellungen im Hauptmenü, Menüpunkt Benutzer.

Registerkarten Allgemeine Daten / Zusätzliche Daten / Salden

Legen Sie hier fest, welche Felder sichtbar sind (Kontrollkästchen in der zweiten Spalte) und wo sie positioniert sind (Reihe, Spalte, Breite).

Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

In der Spalte Filter legen Sie fest, ob in der Liste der Personen die Suche über dieses Feld möglich sein soll.

Registerkarte Dynamische Felder

Hier können Sie bis zu 20 dynamische Felder definieren. Geben Sie für jedes dynamische Feld an, ob es sich um ein Listenfeld (Dropdown), ein Datumsfeld, ein Kontrollkästchen (Checkbox) oder ein Freitextfeld handeln soll.

Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

Schaltfläche Feldkonfiguration kopieren

Über diese Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit die Feldkonfiguration vom aktuell ausgewählten Standort in einen anderen Standort zu kopieren. Betätigen Sie hierfür die Schaltfläche und wählen anschließend im Dropdown Standort den Standort aus, für den Sie die Feldkonfiguration übernehmen wollen. Bestätigen Sie ihre Auswahl mit der Schaltfläche Ok.

Bereich Deaktiviere Bearbeiten von XML-Feldern

Mit der Option Deaktiviert verhindern Sie, dass Benutzer Feldinhalte beispielsweise beim Ausweisdruck ändern. Wenn die Option ausgewählt ist, werden immer die Informationen aus dem Stammsatz verwendet.

Bereich Name BDE-Gruppe

In diesem Bereich können den dreistelligen Kennungen der BDE-Gruppen aussagekräftige Namen zugeordnet werden. Diese Namen helfen den Benutzern dabei, Personen einfacher und schneller der richtigen BDE-Gruppe zuzuweisen. Über die +-Schaltfläche fügen Sie neue Einträge hinzu. Setzen Sie die dreistellige Kennung der BDE-Gruppe in der Spalte BDE-Gruppe und setzen Sie den Namen mit der Schaltfläche Übersetzen in der Spalte Name. Einträge können über den Mülleimer-Button gelöscht werden.

Registerkarte Automail Zutritt

Hier können Sie Kombinationen von Personen/Personengruppen und Geräten/Gerätegruppen festlegen, über die Sie per E-Mail informiert werden, sobald diese von einem Benutzer als Berechtigung vergeben werden.

Drücken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Eintrag zu erstellen.
Wählen Sie eine Personengruppe oder Person aus.
Wählen Sie eine Gerätegruppe oder ein Gerät aus.
Geben Sie die E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung ein.
Drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Offline-Geräte

Hier legen Sie sämtliche Einstellungen für Offline-Anlagen und ihre Komponenten (Cardlink, Pegasys und OSS) fest.

Registerkarte Offline-Anlagen

Legen Sie hier die für Ihre Offline-Komponenten erforderlichen Offline-Anlagen an. Die Zuweisung der Komponenten zu den Anlagen nehmen Sie im Menüpunkt Geräte vor.

Liste der Offline-Anlagen

Die Liste enthält alle bereits angelegten Offline-Anlagen. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um eine neue Offline-Anlage anzulegen. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein, und bestätigen Sie mit Speichern. Der Offline-Anlage können Sie nun Offline-Komponenten über den Menüpunkt Geräte zuweisen.

Schaltfläche Löschen

Drücken Sie auf Löschen, um die ausgewählte Offline-Anlage zu löschen. Es erscheint ein Bestätigungsdialog.

Schaltfläche XML-Dateien herunterladen

Über diese Schaltfläche können Sie die XML-Dateien herunterladen, die für die Konfiguration von Cardlink-Komponenten benötigt werden.

Dies ist besonders dann hilfreich, wenn der Programmer nicht über das Netzwerk verbunden werden kann.

Bereich Allgemeine Daten

Legen Sie hier die erforderlichen Informationen für die ausgewählte Offline-Anlage fest.

Bereich Cardlink, Bereich OSS

Legen Sie hier Daten für den jeweiligen Offline-Typ fest.

Bereich Update Geräte (nur OSS- und Cardlink-Komponenten)

Fügen Sie Geräte hinzu, die für die OSS- und Cardlink-Offline-Anlage als Update-Gerät dienen sollen. An diesen Geräten können Personen ihre aktuellen Berechtigungen für OSSund Cardlink-Komponenten auf ihren Ausweis laden.

Bereich Validierungs Geräte (nur Cardlink-Komponenten)

Fügen Sie Geräte hinzu, die für die Cardlink-Offline-Anlage als Validierungs-Gerät dienen sollen. An diesen Geräten können Personen ihre Validierung für Cardlink-Komponenten auf ihren Ausweis laden.

Bereich Master-Medien (nur Cardlink-Komponenten)

Master-Medien dienen dazu, Cardlink-Komponenten zu konfigurieren, damit diese die Ausweise korrekt lesen.

Registerkarte Cardlink-Einstellungen

In den durchnummerierten Feldern können Sie verschiedene Validierungszeiträume für Cardlink-Komponenten festlegen. Nutzen Sie dafür eines der folgenden Formate:

Tage: P[Anzahl Tage]D (Beispiel: P7D für sieben Tage)
Stunden: PT[Anzahl Stunden]H (Beispiel: PT1H für eine Stunde)
Feste Uhrzeit: HH:MM:SS (Beispiel: 12:00:00 für täglich um 12 Uhr)

Der Validierungsdauer 0 ist auf immer festgelegt und kann nicht geändert werden.

Weitere Felder:

Standard-Validierungsdauer: Legen Sie hier fest, welcher Validierungsdauer standardmäßig verwendet werden soll. Geben Sie die Nummer des entsprechenden Zeitraums ein (0–7).
Validierungspriorität: Geben Sie hier die Priorität der Validierungszeiträume ein (von der höchsten bis zur niedrigsten Priorität, durch Kommata getrennt).

Workflow

Worklfow

Im Menü Workflow können Sie den Status Ihrer Workflow-Anträge (z. B. Buchungen, Abwesenheiten (Zeiterfassung) oder Berechtigungen) einsehen.

Wenn Sie als Vorgesetzter oder Vertreter eines Vorgesetzten agieren, haben Sie außerdem die Möglichkeit, Workflow-Anträge direkt im Menü zu bearbeiten.

Workflow-Anträge verwalten

In der linken Liste des Menüs sehen Sie eine Übersicht Ihrer Workflow-Anträge. Wechseln Sie zwischen den Reitern Zeiterfassung für Anträge, die Buchungen und Abwesenheiten betreffen, und Berechtigung für Anträge, die Berechtigungen betreffen.

Wählen Sie einen Antrag aus, um im rechten Bereich des Menüs die Details einzusehen. Dort können Sie den Antrag entweder genehmigen oder ablehnen. Sie können bei der Beantwortung der Anträge im Feld Vorgesetzter Kommentar ein Kommentar bzgl. der Beantwortung hinterlegen.

Bei Workflow-Anträgen, die Berechtigungen betreffen, haben Sie als Vorgesetzter oder Entscheider zusätzlich die Möglichkeit, das angefragte Zeitmodell oder die Gültigkeit der Berechtigung anzupassen.

Die linke Liste kann über die Spalte Status nach dem Status der Anträge gefiltert werden. Ein gesetzter Filter wird gespeichert und bleibt auch bei zukünftigen Logins erhalten. Über Sortierung zurücksetzen, setzen Sie alle Filter zurück. Zusätzlich kann die Liste über den Export-Button exportiert werden.

Ausweisdruck

Drucken

Unter dem Menüpunkt Drucken können Sie für jede Person, für die Sie berechtigt sind, einen Ausweis drucken.

Liste der Personen

Die Liste enthält alle Personen, für die Sie eine Berechtigung haben. Sie bietet folgende Möglichkeiten:

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Filtern nach Mandant und Status: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie aus, für welche Mandanten und für welchen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Inaktiv) Personen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Tipp: Suchen Sie nach Teilzeichenfolgen. „Müller-Lüdenscheidt“ finden Sie sowohl mit „mü“, als auch mit „lü“ oder „eidt“. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergelden oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Wählen Sie eine Person aus, um eine Vorschau des zu druckenden Ausweises anzuzeigen.

Detailbereich

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Layout auswählen: Wählen Sie mit dem Listenfeld Layout auswählen ein Layout aus. Die Vorschau aktualisiert sich automatisch.
Informationen ändern: Je nach Layout lassen sich verschiedene Informationen vor dem Drucken anpassen. Geben Sie den gewünschten Text ein, und drücken Sie auf Übernehmen.
Drucken: Drücken Sie auf Drucken, um den Ausweis zu drucken.

Ausweisdruck

Einstellungen

Über den Menüpunkt Einstellungen verwalten Sie verschiedene Layouts für Ausweise.

Liste der Layouts

Die Liste enthält die bereits vorhandenen Layouts. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details und eine Vorschau anzuzeigen.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um ein neues Layout anzulegen.

Detailbereich

Legen Sie hier die Details für das ausgewählte Layout fest.

Bezeichnung: Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.
Neues Layout hochladen: Drücken Sie auf diese Schaltfläche, und wählen Sie eine geeignete Layout-Datei auf Ihrem Computer aus.
Neues Logo hochladen: Drücken Sie auf diese Schaltfläche, und wählen Sie eine geeignete Logo-Datei auf Ihrem Computer aus.
Standort: Wählen Sie den Standort für den das Layout relevant ist.
Speichern: Drücken Sie auf diese Schaltfläche, um Änderungen zu speichern.

Eine beispielhaftes Ausweislayout finden Sie hier: SampleBadgePrintLayout.xml

TIPPS

Für die Erstellung des Layouts wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei Drakos.

Alarmmanagement

Zonenliste

In der Zonenliste sehen Sie, welche Personen sich in der jeweiligen Zone befinden.

Liste der Zonen

Die Liste enthält alle vorhandenen Zonen. Sichere Zonen sind blau hinterlegt. Die rechte Spalte informiert über den Alarmstatus der Zone und die Anzahl der Personen, die sich dort aufhalten. Falls eine Zone Unterzonen hat, zeigt die Zahl in Klammern an, wie viele Personen sich ausschließlich in der Hauptzone befinden.

Schaltflächen für Darstellungsform

Wählen Sie mit den Symbolen links der Zonenliste zwischen einer Baumstruktur und der Darstellung des Werksplans.

Baumstruktur

Wählen Sie eine Zone aus, um eine Liste der Personen anzuzeigen, die sich in dieser Zone befinden.
Rechtsklicken Sie auf eine Zone, um ihren Alarmstatus manuell zu ändern.

Werksplan

Der Werksplan zeigt die in der Zone enthaltenen Geräte mit ihrer räumlichen Position an. Zudem wird die Bezeichnung der Zone zusammen mit ihrem Alarmstatus angezeigt.

Rechtsklicken Sie auf die Bezeichnung der Zone, um ihren Alarmstatus manuell zu ändern.
Rechtsklicken Sie auf ein Gerät, um seine Einstellungen zu anzuzeigen oder zu ändern.

Liste der Personen

Nutzen Sie die Symbole rechts der Personenliste, um zwischen einer Listenansicht, einer Darstellung mit Bildern der Personen und einer Kachelansicht zu wählen. Weiterhin haben Sie folgende Möglichkeiten:

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergelden oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Liste aktualisieren: Über die Schaltfläche Aktualisieren, aktualisieren Sie die Zonenliste. Dies passiert auch automatisch alle 15 Sekunden.

Alarmmanagement

Personensuche

Die Personensuche gibt Ihnen einen Überblick, welche Personen sich in welcher Zone befinden.

Liste der Personen

Die Liste enthält alle anwesenden Personen zusammen mit der Zone, in der sie sich aufhalten. Die Spalte Zone zeigt neben der Bezeichnung der Zone auch ihren Alarmstatus an.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

Details anzeigen: Doppelklicken Sie in einer beliebigen Spalte der Person. Es erscheint ein Einblendfenster.
Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Tipp: Suchen Sie nach Teilzeichenfolgen. „Müller-Lüdenscheidt“ finden Sie sowohl mit „mü“, als auch mit „lü“ oder „eidt“. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergelden oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Liste aktualisieren: Über die Schaltfläche Aktualisieren, aktualisieren Sie die Zonenliste. Dies passiert auch automatisch alle 15 Sekunden.

Alarmmanagement

Evakuierungsmanager

Der Evakuierungsmanager gibt Ihnen einen Überblick über Personen, die aktuell in einer unsicheren Zone eingebucht sind. Im Fall eines Alarms können sich Mitarbeiter möglicherweise nicht mehr ordnungsgemäß aus ihrer Zone abmelden (keine Zeit, Lesegerät funktioniert nicht mehr). Mit dem Evakuierungsmanager können Sie Personen manuell aus unsicheren Zonen in eine sichere Zone umbuchen, nachdem Sie ihre Anwesenheit überprüft haben.

Listen Sichere Zone / Andere Zone

Die rechte Liste enthält alle Personen in unsicheren Zonen. Um eine Person in eine sichere Zone zu buchen:

Markieren Sie die Person(en) in der Liste der unsicheren Zonen (Mehrfachauswahl mit STRG oder UMSCHALT).
Drücken Sie auf Als sicher markieren!.

Die Personen erscheinen nun in der linken Liste und sind in der sicheren Zone eingebucht.

Gehen Sie im umgekehrten Fall (z. B. aufgrund einer falschen Umbuchung) analog dazu vor: Buchen Sie Personen aus der sicheren Zone in die unsichere Zone, indem Sie sie in der linken Liste markieren, und dann auf die Schaltfläche Als unsicher markieren drücken. Die Personen erscheinen anschließend wieder in der Liste der unsicheren Zonen.

Schaltflächen für Darstellungsform

Wählen Sie mit den Symbolen rechts der Listen, ob die Personen in Textform oder mit ihrem Foto dargestellt werden.

Schaltfläche Person hinzufügen

Über die Schaltfläche Person hinzufügen haben Sie die Möglichkeit, Personen welche sich aktuell in keiner Zone befinden, zur sicheren Zone hinzuzufügen. Betätigen Sie hierfür die Schaltfläche und wählen anschließend die gewünschte(n) Person(en) (Mehrfachauswahl ist möglich) aus. Bestätigen Sie ihre Auswahl mit der Schaltfläche Speichern.

Weitere Möglichkeiten mit den Listen

Details anzeigen: Doppelklicken Sie in einer beliebigen Spalte der Person. Es erscheint ein Einblendfenster.
Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergelden oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Liste aktualisieren: Über die Schaltfläche Aktualisieren, aktualisieren Sie die Zonenliste. Dies passiert auch automatisch alle 15 Sekunden.

Alarmmanagement

Monitoring

Über den Menüpunkt Monitoring können Sie Module anlegen, die verschiedene Arten von Schaltern enthalten. Schalter können den Status eines Geräts anzeigen oder es auf Knopfdruck steuern.

Plus-Symbol für Module

Um ein neues Modul anzulegen:

Drücken Sie auf das Plus-Symbol.
Wählen Sie anschließend einen Standort für das Modul aus. Module sind nur für den aktuellen Standort sichtbar.
Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.
Drücken Sie auf Speichern.

Plus-Symbol für Schalter

Um einen neuen Schalter für ein Modul anzulegen:

Drücken Sie auf das Plus-Symbol innerhalb des Moduls.
Wählen Sie, welchen Typ Schalter Sie anlegen wollen (Status, Steuerung, Hybrid).
Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.
Wählen Sie das Gerät, das durch den Schalter abgebildet werden soll, und legen Sie die erforderlichen Einstellungen fest.

Schaltertypen

Status

Ein Schalter des Typs Status kann bis zu vier verschiedene Zustände des betreffenden Geräts abbilden.

Offset: Wählen Sie die Stelle im Buchungssatz, die auf den Status geprüft werden soll.
Buchungsart: Wählen Sie die Buchungsart aus, die den Status definieren soll.
StatusA bis StatusD: Geben Sie den erforderlichen Wert für jeden Status ein. Über die Schaltflächen Hochladen können Sie für jeden Status ein eigenes Bild hinterlegen.

Drücken Sie auf Speichern, um die Eingaben zu übernehmen.

Steuerung

Mit einem Schalter des Typs Steuerung können Sie ein Gerät steuern.

BPA9: Geben Sie die Daten ein, die beim Drücken des Schalters an das Gerät gesendet werden sollen.
Schaltflächen Hochladen: Laden Sie ein geeignetes Bild für den Schalter hoch.

Drücken Sie auf Speichern, um die Eingaben zu übernehmen.

Hybrid

Ein Schalter des Typs Hybrid kann sowohl steuern, als auch bis zu vier Status anzeigen.

BPA9: Geben Sie die Daten ein, die beim Drücken des Schalters an das Gerät gesendet werden sollen.
Offset: Wählen Sie die Stelle im Buchungssatz, die auf den Status geprüft werden soll.
Buchungsart: Wählen Sie die Buchungsart aus, die den Status definieren soll.
StatusA bis StatusD: Geben Sie den erforderlichen Wert für jeden Status ein. Über die Schaltflächen Hochladen können Sie für jeden Status ein eigenes Bild hinterlegen.

Drücken Sie auf Speichern, um die Eingaben zu übernehmen.

Modul/Schalter löschen oder ändern

Rechtsklicken Sie auf einen Schalter oder in ein Modul und wählen Sie Löschen oder Ändern.

Alarmmanagement

Bildvergleich

Der Menüpunkt Bildvergleich zeigt die Bilder der Personen an, die zuletzt an einem bestimmten Terminal gebucht haben. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass die buchende Person mit dem hinterlegten Bild übereinstimmt.

Liste der Konfigurationen

Die Liste auf der linken Seite enthält die für den Bildvergleich angelegten Konfigurationen. Wählen Sie den Eintrag aus, für den Sie Bilder anzeigen wollen. Welche Konfigurationen hier erscheinen, legen Sie in den Einstellungen für das Alarmmanagement fest.

Registerkarte Bild

Wählen Sie diese Registerkarte, um nur das Bild zur letzten Buchung anzuzeigen.

Registerkarte Liste

Wählen Sie diese Registerkarte, um eine fortlaufende Liste mit Bildern zu den Buchungen der letzten Stunde anzuzeigen.

Alarmmanagement

Alarmszenarien

Unter dem Menüpunkt Alarmszenarien können Sie verschiedene Ereignisse und darauf folgende Aktionen festlegen.

Liste der Szenarien

Die Liste enthält alle bereits erstellten Alarmszenarien. Wählen Sie ein Szenario aus, um Details anzuzeigen.

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

Suchen: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) am oberen Rand ein, um nach Gruppen zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Filtern: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie Kriterien aus, für die Gruppen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um ein neues Alarmszenario zu erstellen.
Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein, wählen Sie einen Mandanten und legen Sie einen Gültigkeitszeitraum fest (Gültig von – Gültig bis).
Wählen Sie ein Zeitmodell, in dem das Szenario aktiv sein soll.
Wählen Sie die Ereignisse aus, die Aktionen auslösen sollen. Ein Szenario kann mehrere Ereignisse und Aktionen umfassen.
Wählen Sie die Aktionen aus, die bei bei Eintreten der Ereignisse ausgelöst werden sollen.

Schaltfläche Speichern

Drücken Sie auf Speichern, um geänderte Einstellungen zu übernehmen.

Bereich Ereignisse

Legen Sie hier eines oder mehrere Ereignisse fest, die eine Aktion auslösen. Mehrere Ereignisse sind logisch ODER-verknüpft (eine Übereinstimmung reicht aus).

Schaltfläche Hinzufügen

Drücken Sie auf Hinzufügen, um ein weiteres Ereignis hinzuzufügen.

Schaltfläche Konfig

Drücken Sie auf Konfig, um Details für das Ereignis festzulegen.

Folgende Ereignisse stehen zur Auswahl:

Benutzer gesperrt: Ein Benutzer wird gesperrt.
Sperre wegen Inaktivität: Eine Person wird gesperrt, weil sie über einen längeren Zeitraum nicht aktiv war (z. B. keine Buchung für eine bestimmte Anzahl von Tagen).
Sperre wegen doppelter Ausweisnummer: Im System ist eine doppelte Ausweisnummer vorhanden (z. B. durch doppelte Vergabe über die Webapplikation und ein ERP-System).
Fehlgeschlagene Anmeldung: Eine bestimmte Anzahl fehlgeschlagener Anmeldeversuche für denselben Benutzer wurde festgestellt (unbekannte Benutzer lassen sich ausschließen).
Batteriestatus Offline-Komponenten: Der Batteriestand einer Offline-Komponente ist zu niedrig.
OSS-Konfigurationsfehler: OSS wurde nicht richtig konfiguriert.
OSS-Ereignis: Ein OSS-Ereignis ist aufgetreten.
Fehler OSS-Sperrliste: In der Konfiguration der OSS-Blocklist ist ein Fehler aufgetreten.
Serverlog: Eine bestimmte Systemmeldung ist aufgetreten.

Bereich Aktionen

Legen Sie hier eine oder mehrere Aktionen fest, die bei Auftreten der festgelegten Ereignisse ausgelöst werden sollen.

Schaltfläche Hinzufügen

Drücken Sie auf Hinzufügen, um eine weitere Aktion hinzuzufügen.

Schaltfläche Konfig

Drücken Sie auf Konfig, um Details für die Aktion festzulegen.

Automatisch versendete E-Mails (Aktion E-Mail) können Sie wie folgt konfigurieren:

Empfänger: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Drücken Sie auf das Plus-Symbol, um weitere Empfänger hinzuzufügen.
Betreff, Text: Geben Sie den gewünschten Text ein. Nutzen Sie die vorgegebenen Variablen, indem Sie diese an die gewünschte Stelle im Text oder Betreff ziehen.

Drücken Sie auf Speichern, um die E-Mail-Konfiguration zu speichern.

Alarmmanagement

Lageplan

Alarmmanagement

Einstellungen

Über den Menüpunkt Einstellungen nehmen Sie verschiedene Einstellungen (Zonen, Lagepläne, Bildvergleich) für das Alarmmanagement vor.

Schaltfläche Speichern

Drücken Sie auf Speichern, um geänderte Einstellungen zu übernehmen.

Registerkarte Zonen

Hier verwalten Sie die Zonen für das Alarmmanagement.

Liste der Zonen

Die Liste enthält alle bereits angelegten Zonen. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um eine neue Zone anzulegen. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

Registerkarte Allgemein

Legen Sie hier die allgemeinen Einstellungen für die Zone fest.

Bezeichnung: Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.
Sichere Zone: Wählen Sie diese Option, wenn es sich um eine sichere Zone handelt. Sichere Zonen sind in der Zonenliste blau hinterlegt und bei der Evakuierung relevant (beispielsweise ein Sammelplatz im Freien).
Auto-Logout: Geben Sie ein, nach wie vielen Minuten Personen automatisch aus der Zone ausgebucht werden sollen. Lassen Sie das Feld leer, um den Auto-Logout nicht zu nutzen.
Übergeordnete Zone: Wenn es sich um eine Unterzone handelt, wählen Sie hier die übergeordnete Zone aus.
Link anzeigen: Über diese Schaltfläche können Sie sich die URL anzeigen lassen, mit dem sich die Zonenliste ohne vorherige Anmeldung aufrufen lässt. Voraussetzung hierfür ist ein Eintrag des Clients auf der Whitelist im Menü Grundeinstellungen.
- https://{janiweb-server}/janiweb/publiczone.risc?zoneId=1&view=list - zeigt die Zonenliste als Liste (default)
- https://{janiweb-server}/janiweb/publiczone.risc?zoneId=1&view=images - zeigt die Zonenliste mit den Bildern der Personen
- https://{janiweb-server}/janiweb/publiczone.risc?zoneId=1&view=tiles - zeigt die Zonenliste in der Kachel-Ansicht

Räumliche Definition der Zone

Wählen Sie Eingangs- und Ausgangsgeräte, um eine Zone zu definieren.

Ziehen Sie die gewünschten Geräte aus der Liste aller Geräte in die Liste Eingangs-Geräte beziehungsweise Ausgangs-Geräte.
Legen Sie für jedes Gerät fest, welche Buchungsarten das Betreten und Verlassen der Zone auslösen.
(Optional) Wählen Sie Keine Prüfung, wenn das Gerät von der Zonenwechselkontrolle ausgeschlossen werden soll.
Drücken Sie auf Speichern, um die Eingaben zu übernehmen.

Registerkarte Erweitert

Hier legen Sie erweiterte Einstellungen für die Zone fest.

Bereich Min/Max Anzahl Personen

Hier können Sie festlegen, ob die Zone auf eine bestimmte Anzahl Personen ausgelegt sein soll. Legen Sie eines oder mehrere Zeitmodelle fest und geben Sie für Max und/oder Min die gewünschte Anzahl Personen ein.

Bereich Zutrittswiederholkontrolle

Wählen Sie hier, auf welche Weise der wiederholte Zutritt zur Zone kontrolliert werden soll.

Bereich Zonenwechselkontrolle

Wählen Sie hier, ob der Wechsel von einer Zone in eine andere kontrolliert werden soll. Ziehen Sie die gewünschte(n) Zone(n) von der Liste Verfügbar in die Liste Ausgewählt.

Registerkarte Zonenkarte

Hier legen Sie die grafische Darstellung der Zonen fest. Sie können Grundrisse (z. B. Werkspläne) hochladen und Geräte sowie Zonen darauf platzieren.

Schaltfläche Hochladen

Drücken Sie auf Hochladen, um einen neuen Grundriss hochzuladen. Wählen Sie die gewünschte Datei auf Ihrem Computer aus.

Schaltfläche Löschen

Drücken Sie auf Löschen, um den ausgewählten Grundriss zu entfernen.

Listenfeld Grundriss auswählen

Wenn Sie mehrere Dateien hochgeladen haben (z. B. für unterschiedliche Gebäude oder Stockwerke), wählen Sie hier den Grundriss aus, den Sie bearbeiten wollen.

Verfügbare Zonen / Geräte

Wählen Sie eine verfügbare Zone oder ein verfügbares Gerät aus, und ziehen Sie das Element an die gewünschte Stelle auf dem Grundriss. Rechtsklicken Sie auf das Element für ein Gerät, und wählen das entsprechende Gerät aus.

Zoom-Schieberegler

Wählen Sie hiermit den Zoom-Faktor aus (20 bis 140 Prozent), um die Darstellung zu verkleinern oder zu vergrößern.

Registerkarte Automail Buchungen

Hier legen Sie Buchungsereignisse fest, über die Sie automatisch per E-Mail informiert werden.

Erstellen Sie eine oder mehrere Kombinationen aus Buchungsart, Fehler, Gerät/Gerätegruppe und E-Mail-Adresse, bei deren Auftreten eine Nachricht an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet wird. Drücken Sie auf Hinzufügen, um weitere Ereignisse anzulegen.

Registerkarte Bildvergleich

Hier legen Sie Einstellungen für den Bildvergleich fest.

Liste der Konfigurationen

Die Liste auf der linken Seite enthält die für den Bildvergleich angelegten Konfigurationen. Wählen Sie eine Konfiguration aus, um Details anzuzeigen.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um eine neue Konfiguration für den Bildvergleich anzulegen. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

Detailbereich

Bezeichnung: Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.
Standort: Wählen Sie den Standort aus. Über den Standort wird die Sichtbarkeit der Konfiguration bestimmt.
Gerät: Wählen Sie eines oder mehrere Geräte aus, für die der Bildvergleich ermöglicht werden soll.
Buchungsart: Wählen Sie die Buchungsart(en), die überwacht werden soll(en).
Anzeigedauer: Geben Sie hier ein, wie lange Bilder angezeigt werden sollen (Sekunden).
Zusätzliche Felder: Wählen Sie hier aus, welche Datenbankfelder zusätzlich zum Bild erscheinen sollen.
- Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

Anwesenheits-Tableau

Über den Menüpunkt Anwesenheits-Tableau erhalten Sie eine Übersicht über den Anwesenheitsstatus aller oder ausgewählter Mitarbeiter.

Listenfeld Personengruppen

Wählen Sie hier aus, für welche Personengruppe(n) der Anwesenheitsstatus erscheinen soll, und drücken Sie auf Ausführen.

Schaltfläche Ausführen

Drücken Sie auf Ausführen, um die Ansicht entsprechend den ausgewählten Kriterien zu aktualisieren.

Schaltfläche Personengruppe bearbeiten

Drücken Sie auf diese Schaltfläche, um sich die Definitionen der Personengruppen anzusehen, oder um eine neue Personengruppe hinzuzufügen. Weitere Informationen zum Erstellen von Personengruppen finden Sie im Abschnitt Personengruppen.

Angezeigte Personen filtern

Mit den folgenden Feldern können Sie die angezeigten Personen filtern.

Person: Wählen Sie, welche Person(en) angezeigt werden sollen.
Status: Wählen Sie, welcher Anwesenheitsstatus angezeigt werden soll. Welche Optionen hier zur Auswahl stehen, legen Sie in den Einstellungen fest.
Zone: Wählen Sie, für welche Zone(n) der Anwesenheitsstatus angezeigt werden soll.

Drücken Sie auf Ausführen, um die Ansicht zu aktualisieren.

Anwesenheits-Tableau

Einstellungen

Über diesen Menüpunkt legen Sie Einstellungen für das Anwesenheits-Tableau fest. Hier können Sie auch verschiedene Anwesenheitsstatus definieren, die als Filter zur Verfügung stehen.

Schaltfläche Speichern

Drücken Sie auf Speichern, um geänderte Einstellungen zu übernehmen.

Allgemeine Einstellungen

Zeitspanne: Legen Sie hier fest, nach wie vielen Stunden nach neuen Buchungsereignissen gesucht werden soll. Sollte keine Buchung im Zeitraum gefunden werden, so wird der Standard-Status mit dem Hinweis keine aktuelle Buchung angezeigt.
Aktualisierung (Sekunden): Legen Sie hier fest, nach welcher Zeit sich die Anzeige automatisch aktualisieren soll.
Zeile 3 / Zeile 4: Wählen Sie hier zusätzliche Informationen aus, die auf den Kacheln des Anwesenheits-Tableaus erscheinen sollen.

Sie können die Zone, in der sich die Person zurzeit befindet, anzeigen lassen. Wählen Sie hierfür im Feld Zeile 3 oder Zeile 4 die Option Zone.

Liste der Anwesenheitsstatus

Die Liste enthält die bereits angelegten Anwesenheitsstatus. Um einen Status zu entfernen, drücken Sie auf das Papierkorb-Symbol. Es erscheint ein Bestätigungsdialog.

Schaltfläche Hinzufügen

Drücken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Anwesenheitsstatus zu erstellen. Geben Sie die erforderlichen Daten ein, und drücken Sie auf Speichern.

Spalte Name: Um einen Namen festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.
Spalte Buchungsart: Geben Sie das Kürzel für die Buchungsart ein, die zur Anzeige des Status führt.
Spalte SAP-Event: Geben Sie das SAP-Event ein, das zur Anzeige des Status führt.
Spalte Standard-Status: Legen Sie hier fest, ob dieser Status immer dann angezeigt werden soll, wenn aktuell keine Buchung für die Person vorliegt.
Spalte Farbe: Legen Sie hier fest, in welcher Farbe der Status im Anwesenheits-Tableau erscheint. Drücken Sie auf das Farbpaletten-Symbol, um einen Farbwähler zu öffnen. Oder geben Sie die Farbe direkt als Hexadezimal-Farbcode ein.
Spalte Symbol: Drücken Sie auf Hochladen, um ein Symbol für den Anwesenheitsstatus hochzuladen.

Besucherverwaltung

Firmen

Über den Menüpunkt Firmen verwalten Sie Firmen. Die hier angelegten Firmen weisen Sie über die Menüpunkte Personen oder Besucher den Personen bzw. Besuchern zu.

Liste der Firmen

Die Liste enthält die bereits angelegten Firmen sortiert nach ihrem aktuellen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Fehlerhaft, Inaktiv). Wählen Sie eine Firma aus, um Details anzuzeigen.

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

Suchen: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) am oberen Rand ein, um nach Firmen zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Filtern: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie Kriterien aus, für die Firmen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Schaltfläche Speichern

Sie können die Details der ausgewählten Firma ändern. Drücken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um eine neue Firma anzulegen. Geben Sie die erforderlichen Informationen für die Firma auf der Registerkarte Details ein, und drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Personen

Über die Registerkarte Personen erhalten Sie einen Überblick, welche Personen der jeweiligen Firma zugewiesen sind.

TIPPS

Filtern: Nutzen Sie das Filter-Symbol, um nach Status (aktiv, inaktiv usw.) zu filtern.
Exportieren: Nutzen Sie das Export-Symbol, um die Liste der zugewiesenen Personen zu exportieren.

Besucherverwaltung

Besucher

Über den Menüpunkt Besucher verwalten Sie die Besucher im System. Hier können Sie neue Besucher anlegen und einer Firma zuweisen, die unter dem Menüpunkt Firmen angelegt wurde.

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Liste der Besucher

Die Liste enthält die bereits angelegten Besucher. Wählen Sie einen Besucher aus, um Details anzuzeigen. Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Filtern nach Mandant und Status: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie aus, für welche Mandanten und für welchen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Inaktiv) Besucher angezeigt werden sollen. Die Änderungen sind sofort sichtbar.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Tipp: Suchen Sie nach Teilzeichenfolgen. „Müller-Lüdenscheidt“ finden Sie sowohl mit „mü“, als auch mit „lü“ oder „eidt“. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergelden oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um einen neuen Besucher anzulegen. Geben Sie die erforderlichen Informationen für den Besucher auf der Registerkarte Daten ein, und drücken Sie auf Speichern.

Schaltfläche Speichern

Sie können die Details des ausgewählten Besuchers ändern. Drücken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Schaltfläche Löschen

Drücken Sie auf Löschen, um den ausgewählten Besucher zu löschen. Es erscheint ein Bestätigungsdialog.

Registerkarte Details

Hier hinterlegen und bearbeiten Sie besucherbezogene Daten. Welche Felder und Bereiche es hier gibt, können Sie über Einstellungen > Registerkarte Allgemein individuell festlegen.

Registerkarte Dokumente

Hier können Sie Dokumente mit dem Personalstammsatz verknüpfen. Diese Registerkarte enthält auch die Dokumente, die der Besucher während der Besucherselbstregistrierung einsehen und unterschreiben soll.

Registerkarte Ausweisdruck

Diese Funktion ist optional und nicht in jeder Installation vorhanden. Sie kann je nach Version auch im Hauptmenü zu finden sein.

Diese Registerkarte erlaubt es, Ausweise mit den Informationen des Besuchers zu bedrucken. Die Layouts für den Ausweisdruck können Sie über den Menüpunkt Ausweisdruck > Einstellungen festlegen.

Registerkarte Berechtigungen

Hier können Sie dem Besucher Berechtigungen erteilen (Gruppe hinzufügen / Gerät hinzufügen) oder entziehen (Gerätegruppe löschen / Gerät löschen). Zudem bietet diese Registerkarte eine Übersicht über die mit dem Besucher verknüpften Zutritte.

Ein Häkchen hinter dem Titel einer Registrierkarte zeigt an, dass sich Daten innerhalb der Registrierkarte befinden.

Workflow Berechtigungen

Diese Funktion ist optional und nicht in jeder Installation vorhanden.

Wenn das Zuweisen eines Geräts oder einer Gerätegruppe mit einem Workflow verknüpft ist, wird die Berechtigung erst aktiv, nachdem der Entscheider den Workflow-Antrag genehmigt hat.

Sie können mehrere Workflow-Anträge gleichzeitig erstellen. Um diese abzusenden, drücken Sie auf Speichern.

Workflow-Anträge sind durch unterschiedliche Farben gekennzeichnet:

Gelb: Der Antrag wurde noch nicht genehmigt.
Grün: Der Antrag ist genehmigt.
Rot: Der Antrag wurde abgelehnt.

Registerkarte Voranmeldung

Hier können Sie den ausgewählten Besucher direkt für einen Besuch anmelden. Geben Sie dafür alle erforderlichen Informationen ein und drücken Sie auf Speichern. Der Besucher erscheint nun im Menüpunkt Besuche unter Kommend.

Registerkarte Identifikation

Hier können Sie die verschiedenen Medien verwalten, mit denen sich eine Person an einem Gerät identifiziert. Um eine neues Identifikationsmedium hinzuzufügen, drücken Sie auf Hinzufügen.

Identifikation: Geben Sie in dieser Spalte einen Wert für das Medium ein (z. B. „F DD193E“ für ein KFZ-Kennzeichen).
Typ: Wählen Sie in dieser Spalte den Typ der Identifikation aus (z. B. KFZ-Kennzeichen).
Gültig von / Gültig bis: Legen Sie einen Gültigkeitszeitraum für das Medium fest.
Werksverbot: In dieser Spalte können Sie einzelne Identifikationsmedien sperren.
Um ein Identifikationsmedium zu entfernen, nutzen Sie das Papierkorb-Symbol.

Drücken Sie auf Speichern, um die Eingaben zu speichern.

Registerkarte Quiz

Hier können Sie einsehen, welche Quiz der ausgewählte Besucher bestanden oder nicht bestanden hat und wie lange das Quiz bei Bestehen noch Gültigkeit besitzt. Sollte der Besucher das Quiz nicht bestanden haben und dafür die maximalen Versuche aufgebraucht haben, gibt es über die Schaltfläche Versuche zurücksetzen die Möglichkeit die Anzahl der Versuche zurückzusetzen, sodass der Besucher das Quiz erneut durchführen kann.

Über die Schaltfläche Hinzufügen haben Sie die Möglichkeit ein Quiz manuell hinzuzufügen. In der Spalte Bestanden/Nicht bestanden ist dies über den Zusatz Manuell hinzugefügt ersichtlich.

TIPPS

Welche Felder auf der Registerkarte Besuchervoranmeldung angezeigt werden, können Sie über den Menüpunkt Einstellungen der Besucherverwaltung festlegen.

Besucherverwaltung

Voranmeldung

Über den Menüpunkt Voranmeldung melden Sie den ausgewählten Besucher direkt für einen Besuch an.

Geben Sie alle erforderlichen Informationen ein, und drücken Sie auf Speichern. Der angemeldete Besucher erscheint anschließend im Menüpunkt Besuche unter Kommend.

Falls der anzumeldende Besucher im System noch nicht existiert, können Sie ihn hier direkt anlegen. Drücken Sie dazu auf Neuer Besucher. Geben Sie die erforderlichen Details ein, und drücken Sie anschließend auf Speichern.

Besuchergruppen registrieren

Über die Schaltfläche Besuchergruppe hinzufügen haben Sie die Möglichkeit eine Besuchergruppe für einen Besuch zu registrieren. Nach Drücken der Schaltfläche öffnet sich ein Fenster, für die Anlage der Besuchergruppe.

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Über die Schaltfläche Hinzufügen, fügen Sie neue Einträge zur Besuchergruppe hinzu.

Sie haben hier über das Dropdown in der Spalte Wählen Sie einen bestehenden Besucher, bereits bestehende Besucher zur Besuchergruppe hinzuzufügen. Oder aber Sie tragen in die Spalten Vorname, Nachname, E-Mail und Firma Informationen für einen neuen Besucher ein.

Über die Schaltfläche Als CSV importieren haben Sie die Möglichkeit eine Besuchergruppe aus einer CSV-Datei zu importieren. Den Aufbau dieser CSV-Datei können Sie hier entnehmen.

visitor_group.csv

Über die Schaltfläche Beispiel CSV herunterladen haben Sie die Möglichkeit, eine Beispiel-CSV-Datei herunterzuladen. Den Aufbau dieser CSV-Datei können Sie hier entnehmen.

Bestehende Einträge der Besuchergruppe können Sie über die Löschen-Schaltfläche wieder entfernen.

Schließen Sie das Bearbeiten der Besuchergruppe mit der Schaltfläche Speichern ab.

TIPPS

Welche Felder auf der Registerkarte Voranmeldung angezeigt werden, können Sie über den Menüpunkt Einstellungen der Besucherverwaltung festlegen.

Besucherverwaltung

Besuche

Über den Menüpunkt Besuche erhalten Sie eine Liste aller registrierten Besuche, sortiert nach Kommend, Anwesend, Aktiv und Inaktiv. Hier können Sie Besuche anlegen, bearbeiten, starten oder beenden.

Liste der Besuche

Wählen Sie einen Besuch aus, um Details anzuzeigen. Die Liste der Besuche ist filterbar über den Status und den Standort des Besuchs. Nutzen Sie hierfür das Filter-Symbol oberhalb der Liste.

Schaltfläche Neuer Besuch

Drücken Sie auf Neuer Besuch, um einen neuen Besuch anzulegen. Geben Sie alle erforderlichen Informationen ein, und drücken Sie auf Speichern. Der Besuch erscheint anschließend unter Kommend.

Besucher anlegen: Falls die für den Besuch erwartete Person im System noch nicht existiert, können Sie sie hier als Besucher anlegen. Drücken Sie dazu auf Neuer Besucher.

Schaltfläche Speichern

Sie können die Details des ausgewählten Besuchs ändern. Drücken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Schaltfläche Löschen

Unter Kommend aufgeführte Besuche können Sie jederzeit entfernen. Drücken Sie dazu auf Löschen. Es erscheint ein Bestätigungsdialog.

Schaltflächen Ausweis ausgeben und Person angekommen

Wenn der erwartete Besuch eintrifft, wählen Sie ihn unter Kommend aus. Führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:

Drücken Sie auf Ausweis ausgeben, um dem Besuch einen Ausweis aus einer Liste zuzuweisen. Rot hinterlegte Ausweise sind noch in Verwendung, grün hinterlegte Ausweise stehen für die Vergabe bereit.
Drücken Sie auf Person angekommen, um den Besuch als aktiv zu kennzeichnen, ohne einen Ausweis auszugeben.

Der Besuch ist jetzt als Anwesend gekennzeichnet.

Schaltflächen Ausweis einziehen und Person gegangen

Um einen Besuch als beendet oder abwesend zu kennzeichnen, wählen Sie ihn unter Anwesend aus. Führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:

Wenn ein Ausweis ausgegeben wurde, drücken Sie auf Ausweis einziehen.
Wenn kein Ausweis ausgegeben wurde, drücken Sie auf Person gegangen.

Der Besuch ist nun als Aktiv gekennzeichnet. Aktive Besuche können Sie bei Bedarf wieder als Anwesend markieren, indem Sie erneut auf Person angekommen/Ausweis ausgeben drücken. Besuche bleiben so lange Aktiv, bis der als Besuchsende eingegebene Tag vorüber ist.

Inaktive Besuche

Besuche, deren Enddatum schon vergangen ist, für die aber ein Ausweis noch nicht eingezogen wurde, erscheinen als Inaktiv. Inaktive Besuche können Sie entweder beenden oder erneut aktivieren.

Über die Registerkarten Ausweisdruck oder Besucherschein können Sie jederzeit einen Ausweis oder Besucherschein mit den hinterlegten Informationen drucken.

Schaltfläche Besucher ändern

Drücken Sie auf Besucher ändern, um fehlende Informationen zu ergänzen oder vorhandene Informationen anzupassen.

TIPPS

Welche Felder für einen Besuch angezeigt werden, können Sie über den Menüpunkt Einstellungen der Besucherverwaltung festlegen.

Besucherverwaltung

QR-Code

Über den Menüpunkt QR-Code haben Sie die Möglichkeit, QR-Codes für die Benutzung von FAAC-Schrankenanlagen zu erstellen.

Um einen QR-Code zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Geben Sie in die Felder Gültig von und Gültig bis einen Zeitraum ein, in dem der QR-Code gültig sein soll.
Geben Sie in das Feld Anzahl der Verwendungen ein, wie oft der QR-Code innerhalb des Gültigkeitszeitraums verwendet werden darf.
Das Feld Anfangsstring gibt an, für welche Schrankenanlage der QR-Code erstellt wird. Falls mehrere Schrankenanlagen vorhanden sind, wählen Sie die gewünschte Anlage aus.
(Optional) Geben Sie im Bereich Zusatzdaten für den Ausdruck eine Bemerkung ein, die auf dem Ausdruck erscheinen soll. Wählen Sie Gültigkeitsinformation ausdrucken, wenn auch die Anzahl der Verwendungen und der Gültigkeitszeitraum auf dem Ausdruck erscheinen sollen.
Drücken Sie auf QR-Code erzeugen, um das Dokument zu erzeugen.
Drücken Sie auf Drucken, um das Dokument auszudrucken.

TIPPS

Zusätzliche Schrankenanlagen können Sie über den Menüpunkt Einstellungen der Besucherverwaltung anlegen.

Besucherverwaltung

Einstellungen

Über den Menüpunkt Einstellungen nehmen Sie grundlegende Einstellungen für die Besucherverwaltung vor. Hierzu zählen unter anderem Nummernkreise, Besucherschein-Layouts und anzuzeigende Felder.

Schaltfläche Speichern

Drücken Sie auf Speichern, um geänderte Einstellungen zu übernehmen.

Registerkarte Allgemein > Einstellungen

Im Feld Besucher Prefix legen Sie das Präfix fest, das Personalnummern für Besucher vorangestellt wird.

Bereich Nummernkreis Besucherausweise

Hier legen Sie Nummernkreise für die Vergabe von Besucherausweisen fest. Erstellen Sie jeweils eine eigene Definition für jeden Standort. Dabei können Sie entweder einen Bereich (Von Ausweisnummer / Bis Ausweisnummer) für alle Besucherausweise vorgeben oder unter Ausweise einzelne Ausweisnummern anlegen.

Bereich Legitimationsdokumente

Hier legen Sie fest, welche Dokumente für Besuche im Feld Legitimationsdokument zur Auswahl stehen sollen.

Bereich Bereiche

Hier legen Sie fest, welche Bereiche im Menüpunkt Besucher erscheinen. Wenn Sie die sichtbaren Felder für Besucher auswählen (Felder Besucher), legen Sie durch Auswahl eines der hier definierten Bereiche fest, wo das entsprechende Feld angezeigt wird.

Um einen neuen Bereich anzulegen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Drücken Sie auf das Plus-Symbol (Hinzufügen), um einen neuen Eintrag hinzuzufügen.
Drücken Sie auf Übersetzen.
Geben Sie die Bezeichnung des Bereichs für die jeweiligen Sprachen ein.
Drücken Sie auf Speichern.

Geben Sie in der Spalte Reihenfolge eine Zahl ein, um die Reihenfolge festzulegen, in der die Bereiche angezeigt werden.

Einen neuen Bereich müssen Sie zuerst speichern, bevor Sie ihm Felder zuordnen können.

Bereich Felder Besucher

Hier verwalten Sie die Felder für den Menüpunkt Besucher.

Listenfeld Standort

Die Sichtbarkeit und Positionierung der Felder können Sie für jeden Standort separat festlegen. Wählen Sie hier aus, für welchen Standort die Einstellungen in diesem Bereich gelten sollen.

Registerkarte Statische Felder

Legen Sie hier fest, welche Felder sichtbar sind (Kontrollkästchen in der zweiten Spalte) und wo sie positioniert sind (Reihe, Spalte, Breite).

Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

In der Spalte Voranmeldung legen Sie fest, ob das jeweilige Feld auch in der Voranmeldung erscheint.

Registerkarte Dynamische Felder

Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

Schaltfläche Feldkonfiguration kopieren

Bereich Felder Besuche/Voranmeldung

Hier verwalten Sie die Felder für die Menüpunkte Voranmeldung und Besuche.

Listenfeld Standort

Die Sichtbarkeit und Positionierung der Felder können Sie für jeden Standort separat festlegen. Wählen Sie hier aus, für welchen Standort die Einstellungen in diesem Bereich gelten sollen.

Registerkarte Statische Felder

Legen Sie hier fest, welche Felder sichtbar sind (Kontrollkästchen in der zweiten Spalte) und wo sie positioniert sind (Reihe, Spalte, Breite).

Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

In der Spalte Pflichtfeld legen Sie fest, ob die Eingabe im jeweiligen Feld verpflichtend ist.

Registerkarte Dynamische Felder

Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

In der Spalte Pflichtfeld legen Sie fest, ob die Eingabe im jeweiligen Feld verpflichtend ist.

Schaltfläche Feldkonfiguration kopieren

Bereich Sichtbare Schaltflächen Besuche

Mit diesen Optionen legen Sie fest, welche Schaltflächen im Menüpunkt Besuche sichtbar sein sollen.

Unterschrift: Aktiviert/deaktiviert die Schaltfläche, die die Erfassung der Unterschrift eines Besuchers am Unterschriftenpad startet.
Ausweis ausgeben/Ausweis einziehen: Aktiviert/deaktiviert die Schaltflächen für das Ausgeben und Einziehen eines Ausweises. Das Ausgeben/Einziehen eines Ausweises markiert zugleich den Besuch als aktiv/beendet.
Person angekommen/Person gegangen: Aktiviert/deaktiviert die Schaltflächen für das manuelle Aktivieren/Beenden eines Besuchs.

Bereich Felder Besucher einladen

Hier verwalten Sie die Felder für den Menüpunkt Besucher einladen (sichtbar nur für Benutzer mit Mitarbeiterlogin).

Registerkarte Besucher

Registerkarte Statische Felder

Legen Sie hier fest, welche Felder im Bereich Besucher sichtbar sind (Kontrollkästchen in der zweiten Spalte) und wo sie positioniert sind (Reihe, Spalte, Breite).

Registerkarte Dynamische Felder

Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein, und drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Besuch

Registerkarte Statische Felder

Legen Sie hier fest, welche Felder im Bereich Besuch sichtbar sind (Kontrollkästchen in der zweiten Spalte) und wo sie positioniert sind (Reihe, Spalte, Breite).

Registerkarte Dynamische Felder

Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein, und drücken Sie auf Speichern.

Bereich QR-Code

Hier verwalten Sie die FAAC-Schrankenanlagen, die im Menüpunkt QR-Code zur Auswahl stehen sollen. Um eine neue Schrankenanlage anzulegen, laden Sie den dazugehörigen Initstring mithilfe der Schaltfläche Anfangsstring hochladen in das System.

Bereich Zusätzliche Einstellungen

Hier legen Sie weitere Einstellungen für Besucher fest.

Sanktionsliste aktivieren: Aktiviert die Sanktionslistenprüfung.
Aktiviere Ausweisnummer in Besuche: Aktiviert die Ausweisnummer in der Liste der Besuche im Menüpunkt Besuche.
Stündliche Besuche: Ermöglicht die Erstellung von Besuchen stundenweise.
Sortieroption für Besuche: Wählen Sie, ob Besuche nach Vorname oder Nachname sortiert angezeigt werden.
Zusatzinformation Besuchter: Wählen Sie, welche zusätzliche Information für den Besuchten zur Verfügung stehen soll.
Gültigkeit Besucher (Tage): Geben Sie die Standardgültigkeit in Tagen für Besucher ein, die über die Registrierung oder den Menüpunkt Besucher einladen angelegt wurden.
Gültigkeit Einladungs-Link (Tage): Definiert in Tagen, wie lange ein Einladungs-Link an Gültigkeit besitzt.
Einladungs-Link: Wenn der Server auf dem JaniWeb für externe Anwender läuft, ein anderer ist, als der von dem die Einladungen verschickt werden, muss hier die URL des externen Servers angegeben werden.
Einladung aktivieren: Über diese Einstellung aktivieren Sie die Funktion, dass Mitarbeiter Einladungs-Links für Besucher verschicken können.
Aktiviere Besuchergruppen: Wenn diese Option gesetzt ist, dann ist es möglich Besuche für Besuchergruppen anzulegen.
Verzögerung Suche Besuche (in Millisekunden): Konfiguriert die Verzögerung, mit der die Anwendung die Suche nach der letzten Eingabe in das Suchfeld des Menüs Besuche startet.
Inaktivitäts-Timeout Besucherselbstregistrierung (in Sekunden): Konfiguriert die Zeitüberschreitung in Sekunden, nach der die Anwendung zum Sprachauswahlbildschirm wechselt, wenn der Benutzer nicht mit der Besucherselbstregistrierung interagiert.
Parallele Besuche zulassen: Erlaubt das Anlegen von einem parallelen Besuch für denselben Besucher.

Bereich Automatischer Besuchs-Status

Hier können Geräte einer bestimmten Buchungsart zugeordnet werden. Erfolgt eine Buchung an einem solchen Gerät durch einen Besucher, wird der Status des zugehörigen Besuchs automatisch auf Anwesend oder Aktiv gesetzt.

Die Konfiguration kann standortbezogen vorgenommen werden.

Registerkarte Allgemein > E-Mail

Hier verwalten Sie die Einstellungen für den Versand von E-Mails innerhalb der Besucherverwaltung.

Listenfeld Standort

Die E-Mail-Einstellungen können Sie für jeden Standort separat festlegen. Wählen Sie hier aus, für welchen Standort die Einstellungen in diesem Bereich gelten sollen.

Liste der Dokumente

Die in dieser Liste hinterlegten Dokumente werden bei der Registrierung von Besuchern an die Bestätigungs-E-Mail angehängt.

Download-Symbol: Lädt das entsprechende Dokument auf Ihren Computer herunter.
Papierkorb-Symbol: Löscht das entsprechende Dokument aus dem System. Es erscheint ein Bestätigungsdialog.

Schaltfläche Dokument hochladen

Wählen Sie eine oder mehrere PDF- oder Bilddateien auf Ihrem Computer aus, um sie der Liste hinzuzufügen.

Schaltfläche Alles löschen

Löscht alle Dokumente. Es erscheint ein Bestätigungsdialog.

Kontrollkästchen Dynamische E-Mail Absender

Ist diese Einstellung aktiviert, wird in der Besucherverwaltung als Absender die E-Mail-Adresse des Besuchten verwendet. Umgekehrt erhält der Besucher ebenfalls die passende Absenderadresse des Besuchten angezeigt.

Bereich E-Mail: Besucher registrieren

Besucher über Anmeldung informieren: Der Besucher erhält eine Benachrichtigung, sobald er für einen Besuch angemeldet wurde.
Besuchten über Anmeldung informieren: Der Besuchte erhält eine Benachrichtigung, sobald ein Besuch angemeldet wurde.
ICS an Besucher senden. Der Besucher erhält den Termin zusätzlich als E-Mail-Anhang im ICS-Format.
ICS an Besuchten senden. Der Besuchte erhält den Termin zusätzlich als E-Mail-Anhang im ICS-Format.
E-Mail-Layout Besucher / E-Mail-Layout Besuchter: Hiermit legen Sie den Inhalt der E-Mails an Besucher und Besuchte mithilfe von XML-Layouts fest. Wählen Sie eine Sprache aus, und nutzen Sie die Schaltflächen Neues Layout hochladen, um ein solches Layout hochzuladen.

Beispiele für E-Mail-Layouts

Beispiel-Layouts für E-Mails im XML-Format:

Information Besucher: email_visitor_registration_visitor.xml
Information Besuchter: email_visitor_registration_visitee.xml

Bereich E-Mail: Besuch löschen

Besucher über Löschen informieren: Der Besucher erhält eine Benachrichtigung, wenn der Besuch gelöscht wurde.
Besuchten über Löschen informieren: Der Besuchte erhält eine Benachrichtigung, wenn der Besuch gelöscht wurde.
E-Mail-Layout Besucher / E-Mail-Layout Besuchter: Hiermit legen Sie den Inhalt der E-Mails an Besucher und Besuchte mithilfe von XML-Layouts fest. Wählen Sie eine Sprache aus, und nutzen Sie die Schaltflächen Neues Layout hochladen, um ein solches Layout hochzuladen.

Beispiele für E-Mail-Layouts

Beispiel-Layouts für E-Mails im XML-Format:

E-Mail über das Löschen des Besuchs an den Besucher: email_visitor_registration_visitor_delete.xml
E-Mail über das Löschen des Besuchs an den Besuchten: email_visitor_registration_visitee_delete.xml

Bereich E-Mail: Ankunft Besucher

Besucher über Ankunft informieren: Der Besucher erhält eine Benachrichtigung, sobald er angekommen ist.
Besuchten über Ankunft informieren: Der Besuchte erhält eine Benachrichtigung, sobald sein Besucher angekommen ist.
E-Mail-Layout Besucher / E-Mail-Layout Besuchter: Hiermit legen Sie den Inhalt der E-Mails an Besucher und Besuchte mithilfe von XML-Layouts fest. Wählen Sie eine Sprache aus, und nutzen Sie die Schaltflächen Neues Layout hochladen, um ein solches Layout hochzuladen.

Beispiele für E-Mail-Layouts

Beispiel-Layouts für E-Mails im XML-Format:

Information Besucher: email_visitor_registration_visitor.xml
Information Besuchter: email_visitor_registration_visitee.xml

Bereich E-Mail: Einladung Besucher

E-Mail-Layout Besucher: Hiermit legen Sie den Inhalt der E-Mails an den Besucher mithilfe von XML-Layouts fest, wenn diese über das Menü Besucher einladen eingeladen werden. Wählen Sie eine Sprache aus, und nutzen Sie die Schaltflächen Neues Layout hochladen, um ein solches Layout hochzuladen.

Beispiele für E-Mail-Layouts

Beispiel-Layouts für E-Mails im XML-Format:

Information Besucher: email_visitor_invitation.xml

Registerkarte Allgemein > Sanktionsliste

Hier können Sie die Sanktionslistenprüfung innerhalb der Besucherregistrierung aktivieren. Diese prüft, ob sich der angelegte Besucher auf einer Sanktionsliste befindet. Es können unterschiedliche Informationen des Besuchers auf einen Eintrag innerhalb einer Sanktionsliste geprüft werden.

Wählen Sie die Datenbanktabelle und das Feld, das die Sanktionsliste enthält.
Wählen Sie die Information des Besuchers, die auf die Sanktionsliste geprüft werden soll.
Um auf Gültigkeit zu prüfen, aktivieren Sie die Option Gültigkeit, und wählen Sie im nächsten Feld die Tabellenspalte für die Gültigkeitsprüfung aus.
Wählen Sie mithilfe der Option Include List, ob die Prüfung fehlschlagen soll, wenn
- die Information auf der Sanktionsliste enthalten ist (Häkchen)
- die Information nicht auf der Sanktionsliste enthalten ist (kein Häkchen)

Die Sanktionslistenprüfung wird innerhalb der Besucherregistrierung angezeigt, sofern sie in den Zusätzlichen Einstellungen aktiviert ist.

Über die Einstellung Aktivieren der Sanktionsliste über API aktivieren Sie die Sanktionslistenprüfung über die Schnittstelle von dbh. Konfigurieren Sie anschließen im Bereich API folgende Werte:

URL: Endpunkt welcher für die Sanktionslistenprüfung aufgerufen werden soll.
Request name: Name der Anfrage.
Mandant: Mandant über den angefragt wird.
Benutzername: Benutzername über den die Authentifizierung am Endpunkt erfolgt.
Passwort: Passwort über das die Authentifizierung am Endpunkt erfolgt.
Besucher Feld: Feld der angelegten Besucherstammsätze, welches mit dem einem Feld der Sanktionslisten abgeglichen wird.
API Feld: Feld der Sanktionsliste gegen welches die Informationen der Besucher verglichen werden.

Registerkarte Besucherschein

Hier verwalten Sie unterschiedliche Layouts für den Druck von Besucherscheinen. Wählen Sie einen Eintrag in der Liste, um Details anzuzeigen oder zu ändern.

Um ein neues Layout hochzuladen:

Drücken Sie auf Neu.
Geben Sie eine Bezeichnung ein, und wählen Sie den Standort, für den das Layout verwendet werden soll.
(Nur Layouts für den Standort des Besuchs werden im Menüpunkt Besuche angezeigt.)
Drücken Sie auf Neues Layout hochladen, um ein XML-Layout hochzuladen.
Drücken Sie auf Neues Logo hochladen, um eine Bilddatei mit einem Logo hochzuladen.
Drücken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.

Text Unterschriftenpad festlegen: Wenn für die Registrierung der Besucher eine Unterschrift erforderlich ist, drücken Sie auf diese Schaltfläche, um den Text festzulegen, der in der jeweiligen Sprache auf dem Unterschriftenpad angezeigt wird.
PDF an Besuchten senden und PDF an Besucher senden: Hiermit legen Sie fest, ob der ausgegebene Besucherschein samt Unterschrift im PDF-Format per E-Mail an den Besucher beziehungsweise an den Besuchten verschickt werden.
PDF in Datenbank sichern: Hiermit legen Sie fest, ob ausgegebene Besucherscheine im PDF-Format in der Datenbank gespeichert werden.

Ein Beispiel-Layout für einen Besucherschein finden Sie hier: SampleVisitorPassLayout.xml

TIPPS

Für die Erstellung des Layouts wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner.

Registerkarte Besucherselbstregistrierung

In diesem Bereich nutzen Sie Module, um die Abläufe bei der Voranmeldung und beim An- und Abmelden von Besuchern (Check-in/Check-out) unabhängig für jeden Standort festzulegen.

Registerkarte Voranmeldung

Mit der Voranmeldung ermöglichen Sie es Ihren Besuchern, sich selbstständig am Empfang anzumelden. Dabei wird ein Besucher-Stammsatz samt Besuch angelegt. Auf dieser Registerkarte legen Sie mithilfe von Modulen den Ablauf einer solchen Voranmeldung fest. Sie können für Besucher und Fremdfirmen unterschiedliche Abläufe festlegen.

Module einfügen: Ziehen Sie die erforderlichen Module in der gewünschten Reihenfolge in den Bereich des jeweiligen Standorts oder drücken Sie auf die Schaltfläche mit dem +, um im Folgenden Dialog das entsprechende Modul auszuwählen.
Module umsortieren: Ziehen Sie die Module an die gewünschte Stelle.
Module bearbeiten: Nutzen Sie das Bearbeiten-Symbol, um Details wie beispielsweise anzuzeigende Felder für das jeweilige Modul festzulegen.
Module entfernen: Nutzen Sie das Papierkorb-Symbol, um ein Modul aus dem Ablauf zu entfernen.

Nachdem Sie einen Prozess konfiguriert haben, können Sie über den Link Prozess öffnen direkt in den Prozess abspringen. Dieser wird dann in einem neuen Tab geöffnet.

Die Module im Überblick

Sprachauswahl

Dieses Modul zeigt dem Besucher zu Beginn der Anmeldung einen Dialog an, mit dem er die Sprache der Bedienoberfläche auswählt. Um neben Deutsch und Englisch weitere Sprachen zu aktivieren:

Drücken Sie in der Spalte Flagge auf Hochladen, und laden Sie ein geeignetes Bild hoch.
Aktivieren Sie die Sprache in der Spalte Aktiv.
Über die Spalte Begrüßungstext, haben Sie die Möglichkeit den Besuchern einen Text bei der Begrüßung am Self-Service anzuzeigen.
Drücken Sie auf Speichern.

Besucherdaten

Dieses Modul zeigt die Eingabefelder für Informationen des Besuchers an. Wählen Sie aus, welche Felder angezeigt werden und wo sie positioniert sind (Reihe, Spalte, Breite). Geben Sie außerdem an, mit welchem Mandanten die Besucher-Stammsätze angelegt werden sollen. Über die Spalte Pflichtfeld definieren Sie, ob das Feld zwingend gefüllt werden muss.

Registerkarte Dynamische Felder: Hier können Sie bis zu 20 dynamische Felder definieren. Geben Sie für jedes dynamische Feld an, ob es sich um ein Listenfeld (Dropdown), ein Datumsfeld, ein Kontrollkästchen (Checkbox) oder ein Freitextfeld handeln soll.
Registerkarte Dynamische Felder - Besuche: Legen Sie hier fest, welche Felder angezeigt werden sollen, die direkt mit dem Besuch verknüpft sind. Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein, und drücken Sie auf Speichern.

PDF-Anzeige

Dieses Modul zeigt dem Besucher ein PDF an. Wählen Sie eine Sprache aus, und drücken Sie auf Neues PDF hochladen, um ein PDF für diese Sprache hochzuladen.

PDF an Besuchten senden / PDF an Besucher senden: Legen Sie hier fest, ob das PDF am Ende des Vorgangs per E-Mail an den Besucher beziehungsweise an den Besuchten verschickt wird.
PDF in Datenbank sichern: Legen Sie hier fest, ob das PDF direkt mit dem Besucher-Stammsatz verknüpft wird.

Unterschrift

Dieses Modul fordert den Besucher auf, eine Unterschrift zu leisten. Drücken Sie auf Text Unterschriftenpad festlegen, und legen Sie für die jeweilige Sprache den Text fest, der zusätzlich zum Unterschriftenfeld angezeigt werden soll. Aktivieren Sie die Option Externes Unterschriftspad verwenden, wenn ein externes Unterschriftenpad angeschlossen ist. Lassen Sie die Option deaktiviert, wenn der Besucher die Maus oder das Touchpad beziehungsweise den Touchscreen für die Unterschrift verwenden soll.

Besucherschein drucken

Dieses Modul druckt einen Besucherschein aus. Um ein PDF-Layout für die jeweilige Sprache hochzuladen, wählen Sie die Sprache aus, und drücken Sie auf Neues Layout hochladen.

PDF an Besuchten senden und PDF an Besucher senden: Legen Sie hier fest, ob der ausgegebene Besucherschein im PDF-Format per E-Mail an den Besucher beziehungsweise an den Besuchten verschickt wird.
PDF in Datenbank sichern: Legen Sie hier fest, ob der Besucherschein mit dem Besucher-Stammsatz verknüpft wird.

Ein Beispiel-Layout für einen Besucherschein finden Sie hier: SampleVisitorPassLayout.xml

XML-Anzeige

Dieses Modul zeigt ein PDF mit den Informationen an, die der Besucher eingegeben hat (z. B. Name, E-Mail-Adresse). Um ein PDF-Layout für die jeweilige Sprache hochzuladen, wählen Sie die Sprache aus, und drücken Sie auf Neues Layout hochladen.

PDF an Besuchten senden und PDF an Besucher senden: Legen Sie hier fest, ob das PDF per E-Mail an den Besucher beziehungsweise an den Besuchten verschickt wird.
PDF in Datenbank sichern: Legen Sie hier fest, ob das PDF mit dem Besucher-Stammsatz verknüpft wird.
Nicht sichtbar: Legen Sie hier fest, ob das erstellte PDF im Anmeldevorgang angezeigt wird.
Akzeptieren: Legen Sie hier fest, ob der Besucher die Angaben des angezeigten PDFs bestätigen muss.

Ein Beispiel-Layout im XML-Format finden Sie hier: SampleVisitorPassLayout.xml

Ende

Dieses Modul zeigt einen letzten Text an und setzt den Besuch entweder auf Kommend oder der Anwesend.

QR-Code erzeugen: Legen Sie hier fest, ob ein QR-Code für den Besuch erzeugt werden soll.
Kommend/Anwesend: Wählen Sie, auf welchen Status der Besuch gesetzt werden soll.
Anzeigedauer (in Sekunden): Legen hier fest, wie lange der Text angezeigt wird. Geben Sie eine ganze Zahl ein.
Übersetzen: Drücken Sie auf diese Schaltfläche, um den Text festzulegen, der am Ende des Anmeldevorgangs in der jeweiligen Sprache angezeigt wird.

E-Mail

Mit diesem Modul legen Sie den Betreff und das Layout für die E-Mails fest, die am Ende der Voranmeldung an den Besuchten und den Besucher verschickt werden sollen.

Drücken Sie auf E-Mail-Betreff Besucher / E-Mail-Betreff Besuchter, und geben Sie den Text ein, der als Betreff für die E-Mail in der jeweiligen Sprache verwendet werden soll.
Drücken Sie auf E-Mail-Layout Besucher / E-Mail-Layout Besuchter, wählen Sie eine Sprache aus, und drücken Sie auf Neues Layout hochladen, um ein E-Mail-Layout für diese Sprache hochzuladen.

Beispiel-Layouts für E-Mails finden Sie hier:

Information Besucher: email_visitor_registration_visitor.xml
Information Besuchter: email_visitor_registration_visitee.xml

CI

Mit diesem Modul haben Sie die Möglichkeit das Erscheinungsbild der Besucherselbstregistrierung an die CI ihres Unternehmens anzupassen.

Über die Schaltfläche Logo hochladen, haben Sie die Möglichkeit ein eigenes Logo innerhalb der Besucherselbstregistrierung anzuzeigen. Dieses erscheint im Prozess in der oberen rechten Ecke.

Über die Schaltfläche Hintergrundbild hochladen, haben Sie die Möglichkeit ein Hintergrundbild hochzuladen, dieses wird in den Schritten Sprachauswahl, Auswahl Registrierung, Check-in oder Check-out und am Ende des Prozesses dargestellt.

Über das Feld Hintergrundfarbe, bestimmen Sie die Hintergrundfarbe der im Prozess angezeigten Seiten.

Mit dem Feld Farbe obere Leiste, bestimmen Sie die Farbe der oberen Leiste.

Über die Schaltfläche Titel festlegen, legen Sie den Titel fest, welcher im Prozess innerhalb der oberen Leiste angezeigt wird.

Besuchertyp

Der Ablauf einer Voranmeldung lässt sich für Besucher oder Fremdfirmen getrennt definieren. Dieses Modul lädt den Vorgang für einen Besucher oder eine Fremdfirma.

Einschränkung Besuchte

Dieses Modul schränkt die auswählbaren Besuchten ein, die im Modul Besucherdaten angezeigt werden. Die Beschränkung erfolgt anhand von Personengruppen.

Um eine neue Personengruppe anzulegen:

Drücken Sie auf Hinzufügen.
Geben Sie eine Bezeichnung und einen Gültigkeitszeitraum für die Personengruppe ein.
Drücken Sie auf Kriterium hinzufügen.
Wählen Sie das gewünschte Kriterium aus dem Listenfeld aus.
Wählen Sie im Feld Von einen einzelnen Wert aus, oder nutzen Sie beide Felder, um einen Bereich festzulegen. Sie können auch mehrere Werte für dasselbe Kriterium festlegen (Wert hinzufügen).
(Optional) Fügen Sie ein weiteres Kriterium mit Wert(en) hinzu.

Logik der Kriterien und Werte

Die Werte eines Kriteriums sind logisch ODER-verknüpft (eine Übereinstimmung reicht aus).
Kriterien sind logisch UND-verknüpft (alle Kriterien müssen erfüllt sein).

Standort

Dieses Modul erlaubt die Auswahl des Standorts, für den sich der Besucher anmeldet. Legen Sie fest, welche Standorte bei der Voranmeldung zur Auswahl stehen sollen.

Die Besucherselbstregistrierung rufen Sie über folgende URL auf: https://{server}/janiweb/visit

Quiz

Über dieses Modul haben Sie die Möglichkeit ein Quiz in den Prozess zu integrieren.

Registerkarte Check-in

Den Check-in nutzen Besucher, die bereits im System registriert sind und für die ein geplanter Besuch vorliegt. Bei Ankunft aktiviert der Besucher seinen Besuch, indem er einen QR-Code scannt.

Auf dieser Registerkarte legen Sie mithilfe von Modulen den Ablauf des Check-ins fest. Sie können für Besucher und Fremdfirmen unterschiedliche Abläufe festlegen.

Module einfügen: Ziehen Sie die erforderlichen Module in der gewünschten Reihenfolge in den Bereich des jeweiligen Standorts oder drücken Sie auf die Schaltfläche mit dem +, um im Folgenden Dialog das entsprechende Modul auszuwählen.
Module umsortieren: Ziehen Sie die Module an die gewünschte Stelle.
Module bearbeiten: Nutzen Sie das Bearbeiten-Symbol, um Details wie beispielsweise anzuzeigende Felder für das jeweilige Modul festzulegen.
Module entfernen: Nutzen Sie das Papierkorb-Symbol, um ein Modul aus dem Ablauf zu entfernen.

Nachdem Sie einen Prozess konfiguriert haben, können Sie über den Link Prozess öffnen direkt in den Prozess abspringen. Dieser wird dann in einem neuen Tab geöffnet.

Die Module im Überblick

Besucherdaten

Registerkarte Dynamische Felder: Hier können Sie bis zu 20 dynamische Felder definieren. Geben Sie für jedes dynamische Feld an, ob es sich um ein Listenfeld (Dropdown), ein Datumsfeld, ein Kontrollkästchen (Checkbox) oder ein Freitextfeld handeln soll.
Registerkarte Dynamische Felder - Besuche: Legen Sie hier fest, welche Felder angezeigt werden sollen, die direkt mit dem Besuch verknüpft sind. Um die Bezeichnung für ein Feld festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein, und drücken Sie auf Speichern.

Unterschrift

XML-Anzeige

PDF an Besuchten senden und PDF an Besucher senden: Legen Sie hier fest, ob das PDF per E-Mail an den Besucher beziehungsweise an den Besuchten verschickt wird.
PDF in Datenbank sichern: Legen Sie hier fest, ob das PDF mit dem Besucher-Stammsatz verknüpft wird.
Nicht sichtbar: Legen Sie hier fest, ob das erstellte PDF im Anmeldevorgang angezeigt wird.
Akzeptieren: Legen Sie hier fest, ob der Besucher die Angaben des angezeigten PDFs bestätigen muss.

Ein Beispiel-Layout im XML-Format finden Sie hier: SampleVisitorPassLayout.xml

E-Mail

Mit diesem Modul legen Sie den Betreff und das Layout für die E-Mails fest, die am Ende des Vorgangs an den Besuchten und den Besucher verschickt werden sollen.

Drücken Sie auf E-Mail-Betreff Besucher / E-Mail-Betreff Besuchter, und geben Sie den Text ein, der als Betreff für die E-Mail in der jeweiligen Sprache verwendet werden soll.
Drücken Sie auf E-Mail-Layout Besucher / E-Mail-Layout Besuchter, wählen Sie eine Sprache aus, und drücken Sie auf Neues Layout hochladen, um ein E-Mail-Layout für diese Sprache hochzuladen.

Beispiel-Layouts für E-Mails finden Sie hier:

Information Besucher: email_visitor_registration_visitor.xml
Information Besuchter: email_visitor_registration_visitee.xml

PDF-Anzeige

Dieses Modul zeigt dem Besucher ein PDF an. Wählen Sie eine Sprache aus, und drücken Sie auf Neues PDF hochladen, um ein PDF für diese Sprache hochzuladen.

PDF an Besuchten senden und PDF an Besucher senden: Legen Sie hier fest, ob das PDF am Ende des Vorgangs per E-Mail an den Besucher beziehungsweise an den Besuchten verschickt wird.
PDF in Datenbank sichern: Legen Sie hier fest, ob das PDF direkt mit dem Besucher-Stammsatz verknüpft wird.

Besuchertyp

Der Ablauf einer Voranmeldung lässt sich für Besucher oder Fremdfirmen getrennt definieren. Dieses Modul lädt den Vorgang für einen Besucher oder eine Fremdfirma.

Quiz

Über dieses Modul haben Sie die Möglichkeit ein Quiz in den Prozess zu integrieren.

Ende

Dieses Modul zeigt einen letzten Text an und setzt den Besuch entweder auf Kommend oder der Anwesend.

QR-Code erzeugen: Legen Sie hier fest, ob ein QR-Code für den Besuch erzeugt werden soll.
Kommend/Anwesend: Wählen Sie, auf welchen Status der Besuch gesetzt werden soll.
Anzeigedauer (in Sekunden): Legen hier fest, wie lange der Text angezeigt wird. Geben Sie eine ganze Zahl ein.
Übersetzen: Drücken Sie auf diese Schaltfläche, um den Text festzulegen, der am Ende des Anmeldevorgangs in der jeweiligen Sprache angezeigt wird.

Die Besucherselbstregistrierung rufen Sie über folgende URL auf: https://{server}/janiweb/visit

Registerkarte Check-out

Den Check-out nutzen Besucher, die bereits im System registriert sind und für die ein aktiver Besuch vorliegt. Bei Abreise meldet sich der Besucher ab, indem er seinen QR-Code scannt.

Ziehen Sie das Modul Self-Checkout in den Bereich des jeweiligen Standorts. Nutzen Sie das Bearbeiten-Symbol, um einen Verabschiedungstext und die Anzeigedauer in Sekunden festzulegen.

Die Besucherselbstregistrierung rufen Sie über folgende URL auf: https://{server}/janiweb/visit

Nachdem Sie einen Prozess konfiguriert haben, können Sie über den Link Prozess öffnen direkt in den Prozess abspringen. Dieser wird dann in einem neuen Tab geöffnet.

Registerkarte Besuchertypen

Sie haben die Möglichkeit verschiedene Besuchertypen anzulegen, welche Sie dazu verwenden können verschiedene Prozesse für Voranmeldung, Check-in und Check-out pro Besuchertyp zu konfigurieren. Im Standard gibt es die Besuchertypen Besucher und Fremdfirma.

Um einen neuen Besuchertyp hinzuzufügen verwenden Sie die Schaltfläche Hinzufügen. Setzen Sie anschließend den Namen für den Besuchertypen über die Schaltfläche Übersetzen. Über die Option in der Spalte Default definieren Sie als welcher Besuchertyp neue Besucher im Standard angelegt werden. Über das Mülleimer-Symbol haben Sie die Möglichkeit einen Besuchertypen wieder zu löschen.

Besucherverwaltung

Besucher einladen

Über den Menüpunkt Besucher einladen können Sie einen neuen Besucher anlegen und direkt für einen Besuch anmelden.

Dieser Menüpunkt ist nur verfügbar, wenn Sie sich als Mitarbeiter angemeldet haben. Für den Login als Admin ist dieser Menüpunkt nicht verfügbar.

Bereich Besucher

Hier legen Sie die Besucher an bzw. können Sie Informationen für einen bestehenden Besucher verändern.

Neuer Besucher

Möchten Sie einen neuen Besucher anlegen, so geben Sie die erforderlichen Informationen für den Besucher im Bereich Besucher ein, und drücken Sie auf Speichern.

Vorhandener Besucher

Möchten Sie einen bestehenden Besucher verwenden, so wählen Sie diesen im Dropdown Wählen Sie einen bestehenden Besucher. Sie haben nun die Möglichkeit die Informationen für den Besucher zu bearbeiten.

Besuchergruppen registrieren

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Über die Schaltfläche Hinzufügen, fügen Sie neue Einträge zur Besuchergruppe hinzu.

Über die Schaltfläche Als CSV importieren haben Sie die Möglichkeit eine Besuchergruppe aus einer CSV-Datei zu importieren. Den Aufbau dieser CSV-Datei können Sie hier entnehmen.

visitor_group.csv

Bestehende Einträge der Besuchergruppe können Sie über die Löschen-Schaltfläche wieder entfernen.

Schließen Sie das Bearbeiten der Besuchergruppe mit der Schaltfläche Speichern ab.

Bereich Besuch

Hier geben Sie die Informationen für den Besuch ein. Bestätigen Sie ihre Eingaben mit Speichern.

Schaltfläche Speichern

Sie können die Details des ausgewählten Besuchers ändern und die Informationen für den Besuch anlegen. Drücken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Schaltfläche Einladung senden

Sie haben die Möglichkeit, dem Besucher eine Einladung per E-Mail zu senden. Über diese Einladung hat der Besucher die Möglichkeit, sich selbst zu registrieren. Hierfür wird der Prozess für die Besucherselbstregistrierung des jeweiligen Standorts verwendet.

Zeiterfassung

Buchungsübersicht

Der Menüpunkt Buchungsübersicht bietet Ihnen die Möglichkeit Zeitbuchungen einzusehen. Zudem können Sie hier Buchungen bearbeiten, neue Buchungen hinzufügen und aus den Buchungen resultierende Arbeitszeiten anzeigen.

Liste der Personen

Die Liste enthält alle Personen, für die Zeitbuchungen vorliegen. Wählen Sie eine Person aus, um Details anzuzeigen.

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Filtern nach Mandant und Status: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie aus, für welche Mandanten und für welchen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Inaktiv) Personen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Tipp: Suchen Sie nach Teilzeichenfolgen. „Müller-Lüdenscheidt“ finden Sie sowohl mit „mü“, als auch mit „lü“ oder „eidt“. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergelden oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Detailbereich

Hier erscheinen die Zeitbuchungen für den ausgewählten Monat. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Zeitraum ändern: Nutzen Sie die Pfeilsymbole am oberen Rand, um zum vorhergehenden/nächsten Monat zu springen.
Gelöschte Buchungen einschließen: Wählen Sie Gelöschte/abgelehnte Buchungen anzeigen, um auch solche Buchungen anzuzeigen.
Zeitbuchungen hinzufügen: Um eine neue Zeitbuchung anzulegen, doppelklicken Sie in ein leeres Feld, oder drücken Sie auf das Plus-Symbol, und wählen Sie Neue Buchung. Wählen Sie anschließend die gewünschte Buchungsart aus, geben Sie die Zeit ein, und bestätigen Sie mit Speichern.
Abwesenheiten hinzufügen: Um eine neue Abwesenheit anzulegen, doppelklicken Sie in ein leeres Feld, oder drücken Sie auf das Plus-Symbol, und wählen Sie Neue Abwesenheit. Geben Sie einen Zeitraum ein, und bestätigen Sie mit Speichern. Abwesenheitsbuchungen erkennen Sie an einem Kalendersymbol neben dem Datum. Doppelklicken Sie auf das Symbol, um Details zur Abwesenheit anzuzeigen.

Wenn das Erstellen einer Buchung einem Workflow unterliegt, wird der Status des Antrags durch farbliche Hinterlegung dargestellt:

Gelb: Der Antrag ist noch nicht genehmigt.
Grün: Der Antrag ist genehmigt.

Leere, rot hinterlegte Felder weisen auf einen Fehler in der Reihenfolge der Buchungen hin. Das kann beispielsweise bei einer fehlerhaften Abfolge von Anwesenheits- und Abwesenheitsbuchungen vorkommen.

Spalte Arbeitszeit

Hier erscheint die Arbeitszeit, die sich aus den Zeitbuchungen des jeweiligen Tages ergibt. Die Summe der monatlichen Arbeitszeit erscheint am Ende der Liste.

Spalte Pausenabzug

Hier erscheint die Pausenzeit, die sich entweder aus den Pausenbuchungen oder aus festgelegten Arbeitszeitregeln ergibt. Wenn die gebuchten Zeiten die geforderte Pausenzeit unterschreiten, erscheint hier automatisch die Pausenzeit der Arbeitszeitregel(n) zusammen mit einem Uhrsymbol.

Arbeitszeitregeln legen Sie in den Einstellungen > Registerkarte Arbeitszeitauswertung fest.

Buchungsübersicht exportieren

Sie können die Buchungsübersicht exportieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Drücken Sie auf das Download-Symbol oberhalb der Buchungsübersicht.
Wählen Sie einen Zeitraum aus:
- Geben Sie das Anfangs- und Enddatum in die Felder Von und Bis ein, oder
- wählen Sie im Feld Woche eine Kalenderwoche aus, oder
- wählen Sie im Feld Monat einen Kalendermonat aus.
Drücken Sie auf Ergebnis anzeigen, um die Übersicht zu laden.
Drücken Sie erneut auf das Download-Symbol, und wählen Sie das gewünschte Export-Format aus (Excel oder PDF).

Zeiterfassung

Zeitauswertung nach Firma

Dieser Menüpunkt gibt Ihnen einen Überblick über die erfassten Arbeitszeiten aller Personen, die einer bestimmten Firma zugeordnet sind.

Liste der Firmen

Die Liste enthält die bereits angelegten Firmen sortiert nach ihrem aktuellen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Fehlerhaft, Inaktiv). Sie bietet folgende Möglichkeiten:

Suchen: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) am oberen Rand ein, um nach Firmen zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Filtern: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie Kriterien aus, für die Firmen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.

Wählen Sie eine Firma aus, um die erfassten Arbeitszeiten für den aktuellen Monat anzuzeigen.

Detailbereich

Liste der gebuchten Arbeitszeiten

Die Liste auf der linken Seite enthält alle Arbeitszeiten, die für diese Firma im ausgewählten Zeitraum erfasst wurden. Nutzen Sie die Pfeilschaltflächen oberhalb der Liste, um einen anderen Monat auszuwählen.

Liste der Personen

Die Liste auf der rechten Seite enthält alle Personen, für die im ausgewählten Zeitraum Arbeitszeiten erfasst wurden, zusammen mit der Summe der erfassten Arbeitszeit.

Schaltfläche Personen anzeigen

Drücken Sie auf diese Schaltfläche, um sich die Einzelbuchungen für eine Person anzusehen. Es erscheint ein Einblendfenster. Wählen Sie hier eine Person aus der linken Liste aus. Die Zeitbuchungen für die Person im ausgewählten Zeitraum erscheinen rechts davon.

Buchungsübersicht exportieren

Sie können die Buchungsübersicht exportieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Drücken Sie auf das Download-Symbol oberhalb der Buchungsübersicht.
Wählen Sie einen Zeitraum aus:
- Geben Sie das Anfangs- und Enddatum in die Felder Von und Bis ein, oder
- wählen Sie im Feld Woche eine Kalenderwoche aus, oder
- wählen Sie im Feld Monat einen Kalendermonat aus.
Drücken Sie auf Ergebnis anzeigen, um die Übersicht zu laden.
Drücken Sie erneut auf das Download-Symbol, und wählen Sie das gewünschte Export-Format aus (Excel oder PDF).

Zeiterfassung

Personen

Über den Menüpunkt Personen verwalten Sie die Personen innerhalb des Moduls Zeiterfassung. Hier können Sie auch Vorgesetzte für Mitarbeiter festlegen oder Vertreter für Vorgesetzte hinterlegen.

Liste der Personen

Die Liste enthält die bereits angelegten Personen. Wählen Sie eine Person aus, um Details anzuzeigen.

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Filtern nach Mandant und Status: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie aus, für welche Mandanten und für welchen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Inaktiv) Personen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Tipp: Suchen Sie nach Teilzeichenfolgen. „Müller-Lüdenscheidt“ finden Sie sowohl mit „mü“, als auch mit „lü“ oder „eidt“. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergelden oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um eine neue Person anzulegen. Geben Sie die erforderlichen Informationen zu der Person auf der Registerkarte Allgemeine Daten ein, und drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Allgemeine Daten

Hier hinterlegen und bearbeiten Sie personenbezogene Daten. Welche Felder und Bereiche es hier gibt, können Sie über Einstellungen > Registerkarte Allgemein individuell festlegen.

Personendaten, die aus externen Systemen (z. B. SAP) übermittelt werden, lassen sich hier nicht ändern. Sie müssen im jeweiligen Ursprungssystem bearbeitet werden.

Registerkarte Arbeitszeit

Urlaub: Geben Sie hier die Urlaubstage pro Jahr für die Person ein.
Feiertagskalender: Wählen Sie hier einen Feiertagskalender für die Person aus. Dieser wird im Teamkalender für diese Person berücksichtigt.

Registerkarte Team

Wählen Sie hier den Vorgesetzten für die Person aus. Damit legen Sie fest, an wen Workflow-Anträge für Buchungen und Abwesenheiten weitergeleitet werden. Der Vorgesetzte ist berechtigt, solche Antfragen im Menüpunkt Workflow zu bearbeiten.

Zudem können Vorgesetzte selbst bis zu drei Vertreter für sich festlegen. Während des Vertretungszeitraums werden alle Workflow-Anträge zusätzlich an den Vertreter des Vorgesetzten weitergeleitet.

Zeiterfassung

Teamkalender

Der Menüpunkt Teamkalender bietet Ihnen einen Überblick über die Abwesenheiten des eigenen Teams und die Möglichkeit, diese zu bearbeiten.

Liste der Personen

Die Liste enthält die bereits angelegten Personen. Wählen Sie eine Person aus, um Details anzuzeigen.

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Filtern nach Mandant und Status: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie aus, für welche Mandanten und für welchen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Inaktiv) Personen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Tipp: Suchen Sie nach Teilzeichenfolgen. „Müller-Lüdenscheidt“ finden Sie sowohl mit „mü“, als auch mit „lü“ oder „eidt“. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergelden oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Die Liste der Personen ist nur mit einer Anmeldung als Administrator sichtbar. Über eine Anmeldung als Mitarbeiter ist nur der eigene Teamkalender sichtbar.

Kalenderansicht

Nutzen Sie die Pfeil-Schaltflächen und Auswahlfelder, um einen Zeitraum auszuwählen. Innerhalb des Kalenders haben Sie folgende Möglichkeiten:

Neue Abwesenheit erstellen

Rechtsklicken Sie in das Feld des gewünschten Tages, und wählen Sie Neue Abwesenheit erstellen.
Wählen Sie unter Abwesenheit einen Typ aus.
Geben Sie den gewünschten Zeitraum in die Felder Von und Bis ein.
Drücken Sie auf Speichern.

Die Abwesenheit erscheint im Teamkalender zusammen mit einer Abkürzung für den Typ (z. B. „GLZ“ für Gleitzeit).

Abwesenheit entfernen

Doppelklicken Sie auf die Abwesenheit. Die Details werden angezeigt.
Drücken Sie auf Löschen. Ein Bestätigungsdialog erscheint.

Abwesenheiten sind durch farbliche Hinterlegung wie folgt gekennzeichnet:

Grün: Abwesenheit genehmigt
Gelb: Genehmigung ausstehend
Rot: Abwesenheit abgelehnt
Blau: Genehmigung zum Löschen ausstehend

Anträge für Abwesenheiten verwalten Sie im Menüpunkt Workflow.

Teamkalender exportieren

Sie können den Teamkalender exportieren. Drücken Sie dazu auf das Download-Symbol oberhalb des Teamkalenders, und wählen Sie das gewünschte Export-Format aus (Excel oder PDF).

Zeiterfassung

Webterminal

Das Webterminal bietet Ihnen die Möglichkeit, Zeitbuchungen über einen Browser zu erfassen.

Liste der Personen

Wählen Sie die Person aus, für die Sie das Webterminal anzeigen wollen.

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Filtern nach Mandant und Status: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie aus, für welche Mandanten und für welchen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Inaktiv) Personen angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Tipp: Suchen Sie nach Teilzeichenfolgen. „Müller-Lüdenscheidt“ finden Sie sowohl mit „mü“, als auch mit „lü“ oder „eidt“. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Die Liste der Personen ist nur mit einem Admin-Login sichtbar.

Schaltflächen für Buchungen

Drücken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, um eine neue Buchung zu erstellen. Es erscheint eine farblich hinterlegte Meldung im Nachrichtenbereich:

Grün: Buchung erfolgreich
Rot: Buchung nicht erfolgreich

Statusmeldungen erscheinen im Nachrichtenbereich am unteren Bildschirmrand.

Zeiterfassung

Workflow

Über den Menüpunkt Workflow können Sie den Status Ihrer Workflow-Anträge für Zeiterfassung und Berechtigungen einsehen. Als Vorgesetzter oder Vertreter eines Vorgesetzten haben Sie außerdem die Möglichkeit, Workflow-Anträge direkt zu bearbeiten.

Liste der Workflow-Anträge

Die Liste enthält Ihre aktiven Workflow-Anträge. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

Geben Sie in das Textfeld Kommentar Genehmiger einen Kommentar ein, der dem Antragsteller angezeigt wird.
Drücken Sie auf Genehmigen, um den Antrag zu genehmigen.
Drücken Sie auf Ablehnen, um den Antrag zu abzulehnen.

Die Liste bietet Ihnen weitere Möglichkeiten:

Sortieren nach Spalte: Drücken Sie auf einen Spaltenkopf, um die Einträge nach dieser Spalte auf- oder abwärts zu sortieren.
Suchen: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) am oberen Rand ein, um nach Einträgen zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an. Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Filtern nach Status: Öffnen Sie das Listenfeld in der Spalte Status. Wählen Sie Kriterien aus, für die Einträge angezeigt werden sollen. Ein gesetzter Filter wird gespeichert und bleibt auch bei künftigen Anmeldungen erhalten. Drücken Sie auf Sortierung zurücksetzen, um Filter und Sortierung zurückzusetzen.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.

Zeiterfassung

Zeitnachweis

Über diesen Menüpunkt können Sie Zeitnachweise aus Drittsystemen wie beispielsweise SAP einsehen und drucken. Als Vorgesetzter haben Sie zusätzlich Zugriff auf die Zeitnachweise der Ihnen zugeordneten Mitarbeiter.

Wählen Sie die gewünschte Person aus, für die ein Zeitnachweis vorliegt. Drücken Sie auf Drucken, um die Datei zu drucken.

Die Liste der Personen ist nur mit einer Anmeldung als Administrator sichtbar. Über eine Anmeldung als Mitarbeiter ist nur der eigene Zeitnachweis sichtbar.

Zeiterfassung

Einstellungen

Über den Menüpunkt Einstellungen nehmen Sie alle für die Zeiterfassung relevanten Einstellungen vor.

Registerkarte Einstellungen

Bereich Generelle Einstellungen

Webterminal: Wählen Sie hier Geräte aus, welche als Webterminal dienen sollen.
Gerät Buchungsübersicht: Wählen Sie hier das Gerät aus, mit dem Buchungen erzeugt werden, die Benutzer über den Menüpunkt Buchungsübersicht manuell anlegen (um beispielsweise eine Buchung nachzutragen).
Zeitraum (Minuten): Legen Sie hier fest, innerhalb welcher Zeitspanne Paare von Kommen/Gehen-Buchungen für die Berechnung von Arbeitszeiten herangezogen werden.
Urlaub letztes Jahr: Wählen Sie hier das Datenbankfeld aus, das den Urlaubsanspruch enthält, der vom vergangenen Jahr in das aktuelle Jahr übertragen wurde.
Resturlaub: Wählen Sie hier das Datenbankfeld aus, das den gesamten Urlaubsanspruch beinhaltet. Der Urlaub für das aktuelle Jahr ergibt sich aus der Berechnung Urlaub aktuelles Jahr = Resturlaub - Urlaub vergangenes Jahr - Urlaub nächstes Jahr.
Urlaub nächstes Jahr: Wählen Sie hier das Datenbankfeld aus, das den Urlaubsanspruch für das kommende Jahr enthält.
Feiertage ignorieren: Legen Sie hier die Feiertagsklassen (durch Komma getrennt) fest, die nicht im Teamkalender angezeigt werden sollen und somit auch nicht für die Urlaubsberechnung herangezogen werden.
Nächstes Jahr sichtbar ab (MM-tt): Legen Sie hier den Tag fest, ab dem der Teamkalender für das nächste Jahr sichtbar sein soll.
Nächstes Jahr sichtbar bis (MM-tt): Legen Sie hier den Tag fest, bis zu dem der Teamkalender für das nächste Jahr sichtbar sein soll.
Urlaub letztes Jahr bis (MM-tt): Legen Sie hier den Tag fest, bis zu dem Beschäftigte Urlaub aus dem vergangenen Jahr nehmen können.
Urlaub nächstes Jahr ab (MM-tt): Legen Sie hier den Tag fest, ab dem Beschäftigte Urlaub für das nächste Jahr planen können.
Tage bis Erinnerung: Geben Sie hier die Anzahl an Tagen ein, nachdem automatisch eine Erinnerungsmail an den Vorgesetzten geschickt wird, wenn dieser nicht auf einen Abwesenheitsantrag reagiert hat.
Teammitglieder im Teamkalender anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Teammitglieder im Teamkalender angezeigt werden sollen.
Information abgelehnte Anträge durch führendes System: Ist diese Option gesetzt, so werden Mitarbeiter und Vorgesetzte über Anträge, welche vom führenden System abgelehnt wurden, informiert.
Abwesenheiten am Wochenende anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Abwesenheiten auch am Wochenende dargestellt und für die Urlaubsberechnung herangezogen werden sollen.
Info Vorgesetzter neue Buchung: Aktivieren Sie diese Option, um den Vorgesetzten zu informieren, wenn ein Mitarbeiter eine Buchung über den Menüpunkt Buchungsübersicht nachträgt.
Anzeige Zeitnachweis Mitarbeiter: Aktivieren Sie diese Option, wenn es dem Vorgesetzten erlaubt sein soll, die Zeitnachweise (einschließlich Zeitnachweisen aus SAP) seiner Mitarbeiter einzusehen.
Teamkalender Zusatzinfo: Hier können Sie ein Datenbankfeld auswählen, das im Menüpunkt Teamkalender zusätzlich neben dem Namen der Person angezeigt wird.
Einschränkung Teamkalender: Wählen Sie hier ein Datenbankfeld aus, um ein Team zusätzlich einzuschränken (ein Team besteht aus allen Personen, die denselben Vorgesetzten haben).
Serie möglich bis: Geben Sie hier ein Datum ein, wenn Sie den Zeitraum einschränken wollen, in dem Mitarbeiter Serien von Abwesenheiten erstellen können.
Zeitformat wählen: Legen Sie hier fest, ob die Zeiten in der Buchungsübersicht in Stunden:Minuten:Sekunden oder nur in Stunden:Minuten angezeigt werden.
Bezeichnungen für Buchungs-Schaltflächen anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, um im Menüpunkt Webterminal zusätzlich zu den Buchungs-Schaltflächen auch ihre Bezeichnungen anzuzeigen.
Aktiviere Schaltfläche Neue Abwesenheit: Ist diese Option gesetzt, so wird im Teamkalender eine Schaltfläche Neue Abwesenheit eingeblendet, über die Abwesenheiten erstellt werden können ohne, dass dies der Rechtsklick oder langem Drücken (bei Touch-Geräten) geschehen muss.
Maximales Alter für Buchungsbearbeitung (Tage): Über diese Einstellung legen Sie fest, wie viele Tage Buchungen in der Buchungsübersicht maximal alt sein dürfen, um noch bearbeitet werden zu können. Geben Sie hierzu eine positive Ganzzahl ein. Standardmäßig ist der Wert auf 90 Tage gesetzt. Innerhalb des definierten Zeitraums können Buchungen hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden.

Bereich Kürzel für Feiertage

Legen Sie hier die Kürzel fest, die im Menüpunkt Teamkalender für Feiertage angezeigt werden.

Bereich Zeitbuchungen/Abwesenheiten erzeugen

Aktivieren Sie die entsprechende Option, wenn es Benutzern erlaubt sein soll, Buchungen und/oder Abwesenheiten über den Menüpunkt Buchungsübersicht zu erstellen.

Bereich Verfügbare Aktionen in Buchungsübersicht

In diesem Bereich legen Sie fest, welche Personen Buchungen über den Menüpunkt Buchungsübersicht erstellen, ändern oder löschen können. Personen werden unterschieden nach:

Person: Mitarbeiter über den Mitarbeiter-Login
Benutzer: Admin-Benutzer über den Admin-Login
Vorgesetzte: Mitarbeiter, die Vorgesetzte sind, über den Mitarbeiter-Login

Bereich Sichtbare Felder

In diesem Bereich legen Sie fest, welche zusätzlichen Informationen (z. B. Salden) in den verschiedenen Menüpunkten angezeigt werden sollen. Über die Felder Wert > Limit, Farbe (Wert > Limit) und Wert < Limit, Farbe (Wert < Limit) ist es möglich, Werte ober- oder unterhalb eines Limits farblich hervorzuheben.

Registerkarte Webterminal

Hier legen Sie die Buchungs-Schaltflächen für das Webterminal fest. Wählen Sie zunächst im Dropdown Webterminal das Webterminal aus, für welches Sie die Einstellungen bearbeiten wollen.

Schaltfläche Hinzufügen: Drücken Sie auf Hinzufügen, um eine Buchungs-Schaltfläche hinzuzufügen. Sie erscheint am Ende der Liste.
Spalte Buchungsart: Wählen Sie, für welche Art Buchung die Schaltfläche dienen soll.
Spalte Symbol: Wenn ein anderes als das Standard-Symbol angezeigt werden soll, drücken Sie auf Hochladen, und wählen Sie eine Grafikdatei aus.
Spalte Sichtbar: Wählen Sie, ob die Schaltfläche sichtbar sein soll.
Spalte Typ der Buchung: Zeigt an, ob die Buchung die Person als anwesend oder abwesend kennzeichnet (dies ist besonders wichtig für die Berechnung der Arbeitszeit im Menüpunkt Buchungsübersicht).
Spalte Reihe: Legen Sie hier die Reihe fest, in der der Buchungs-Button im Webterminal erscheinen soll.
Spalte Spalte: Legen Sie hier die Spalte fest, in der der Buchungs-Button im Webterminal erscheinen soll.

Bereich Sichtbare Felder

Registerkarte Buchungsliste Gerät

Geräte des Herstellers Dormakaba ermöglichen es Personen über eine Buchung, sich eine Liste ihrer letzten Buchungen ausgeben zu lassen. Auf dieser Registerkarte legen Sie das Aussehen dieser Liste fest.

Tage in Vergangenheit: Legen Sie hier fest, für wie viele Tage Buchungen angezeigt werden sollen.
Timeout: Legen Sie hier fest, nach wie vielen Sekunden die Liste automatisch verschwinden soll (Datenschutz).
Dunkle Ansicht: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Buchungsliste dunkel dargestellt werden soll.

Bereich Sichtbare Spalten für die Buchungsliste

Legen Sie hier fest, welche Informationen enthalten sein sollen. Aktivieren Sie die entsprechenden Optionen.

Bereich Sichtbare Buchungsarten für die Buchungsliste

Legen Sie hier fest, welche Buchungen angezeigt werden sollen. Aktivieren Sie die entsprechenden Optionen.

Registerkarte Zeitnachweis

JaniWeb kann im Menüpunkt Zeitnachweis Zeitnachweise aus einem SAP-System anzeigen. Auf dieser Registerkarte legen Sie fest, ob diese Zeitnachweise über die Dateischnittstelle oder die SOAP-Schnittstelle abgerufen werden sollen.

SOAP aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um die SOAP-Schnittstelle zu aktivieren. Es erscheinen zusätzlich die Felder SOAP-URL, SOAP-Benutzer und SOAP-Passwort konfiguriert werden. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.

Mandant, Pfad, Dateiendung: Legen Sie hier sie Informationen für die Dateischnittstelle fest. Je Mandant kann ein Pfad konfiguriert werden.

Registerkarte Mail

Geben Sie hier einen Zusatztext ein, der in E-Mails erscheinen soll, die beim Erstellen/Genehmigen/Ablehnen von Abwesenheitsanträgen automatisch versandt wird.

Registerkarte Abwesenheit

Hier können Sie die unterschiedlichen Arten von Abwesenheiten verwalten.

Liste der Abwesenheitsarten

Die Liste enthält alle bereits angelegten Arten von Abwesenheiten. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu um eine neue Abwesenheitsart zu erstellen. Geben Sie Bezeichnung, Mandant und Gültigkeit sowie weitere erforderliche Daten ein. Um die Bezeichnung festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

Tage in Zukunft / Tage in Vergangenheit: Legen Sie fest, wie viele Tage die Abwesenheit in der Zukunft oder in der Vergangenheit erstellt werden kann.
Abwesenheitsart SAP: Wählen Sie hier die entsprechende Abwesenheitsart aus SAP. Diese Verknüpfung ist wichtig für die Übermittlung der Abwesenheiten an SAP.
Workflowgruppe Vergangenheit / Workflowgruppe Zukunft: Wählen Sie hier einen Workflow für die Abwesenheitsart aus. Workflows definieren Sie über den Menüpunkt Workflow.
Kürzel: Legen Sie hier ein Kürzel fest, das im Teamkalender für diese Abwesenheitsart angezeigt wird.
- Um die Bezeichnung für ein Kürzel festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.
Kontingent: Wählen Sie, ob beim Erstellen einer Abwesenheit auf ein Kontingent geprüft werden soll.
- Keine Prüfung: Die erstellte Abwesenheit wird nicht geprüft.
- Urlaub: Es wird gegen das Urlaubs-Kontingent geprüft.
- Andere: Wählen Sie diese Option, um unter Feld Kontingent ein Datenbankfeld auszuwählen, gegen dessen Wert beim Erstellen der Abwesenheit geprüft wird. Geben Sie die Einheit (Tage, Stunden oder Minuten) für den Wert des Datenbankfeldes ein. Zudem können Sie ein Limit festlegen, das beim Erstellen der Abwesenheit geprüft wird. Damit wird das Erstellen der Abwesenheit verhindert, sobald der Wert des Kontingents oberhalb oder unterhalb des gesetzten Limits liegt.
Kommentar notwendig: Benutzer müssen beim Erstellen einer Abwesenheit einen Kommentar angeben.
Dokumente hochladen: Benutzer dürfen beim Erstellen einer Abwesenheit Dokumente hochladen.
Vorgesetzter muss genehmigen: Aktiviert den Workflow zur Genehmigung durch den Vorgesetzten.
Vorgesetzter wird informiert: Beim Erstellen einer Abwesenheit wird automatisch der Vorgesetzte benachrichtigt.
Vorgesetzter Löschen genehmigen: Aktiviert den Workflow zur Genehmigung durch den Vorgesetzten beim Löschen einer Abwesenheit.
Vorgesetzter Löschen informiert: Beim Löschen einer Abwesenheit wird automatisch der Vorgesetzte benachrichtigt.
Mit Uhrzeit: Benutzer können beim Erstellen einer Abwesenheit zusätzlich zum Datum eine Uhrzeit angeben.
Anzeige im Teamkalender: Die Abwesenheit erscheint im Teamkalender.
Serie erlauben: Benutzer dürfen eine Abwesenheit als wiederkehrende Serie erstellen.
Nicht auswählbar: Abwesenheiten lassen sich im Teamkalender nicht auswählen.
Vorgesetzter kann erstellen: Der Vorgesetzte darf Abwesenheiten für seine Mitarbeiter erstellen.
Mitarbeiter kann erstellen: Mitarbeitern dürfen Abwesenheiten selbst erstellen.
Inkognito: Das Kürzel der Abwesenheitsart ist für Teammitglieder nicht sichtbar.
Automatische Genehmigung: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, kann man im Feld Tage angeben, nach wie vielen Tagen ohne Reaktion des Verantwortlichen, die Abwesenheit automatisch genehmigt wird.
Gleitzeit: Sobald diese Einstellung für eine Abwesenheit konfiguriert ist, können nur Personen mit einem bestimmten Wert im Feld ‚zterf‘ (Datenbanktabelle: hrcc1dnperso01_data_relation) diese Abwesenheit im Teamkalender anlegen.

Registerkarte Arbeitszeitauswertung

Hier legen Sie fest, welche Buchungsarten für die Arbeitszeitberechnung in der Buchungsübersicht herangezogen werden (obere Liste). Zudem können Sie hier Arbeitszeitregeln für den automatischen Abzug von Pausenzeiten erstellen (untere Liste).

Liste der Buchungsarten

Schaltfläche Hinzufügen: Drücken Sie auf Hinzufügen, um eine Buchungsart hinzuzufügen. Der Eintrag erscheint am Ende der Liste.
Spalte Buchungsart: Wählen Sie die Buchungsart, die bei der Auswertung berücksichtigt werden soll.
Spalte Gerät: Wählen Sie, für welche Geräte Buchungen ausgewertet werden sollen.
Spalte Symbol: Wenn in der Auswertung ein anderes als das Standard-Symbol angezeigt werden soll, drücken Sie auf Hochladen, und wählen Sie eine Grafikdatei aus.
Spalte Typ der Buchung: Zeigt an, ob die Buchung als Anwesend oder Abwesend gewertet wird (dies ist besonders wichtig für die Berechnung der Arbeitszeit).

Liste der Arbeitszeitregeln

Schaltfläche Hinzufügen: Drücken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Arbeitszeitregel hinzuzufügen. Sie erscheint am Ende der Liste.
Spalte Bezeichnung: Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.
Spalte Arbeitszeitlimit (Minuten): Geben Sie die Zeit in Minuten ein, ab der die Pausenzeit automatisch abgezogen wird, wenn keine Pausenbuchungen von ausreichender Dauer vorliegen (die Person also nicht genug Pause gemacht hat).
Spalte Automatischer Abzug (Minuten): Geben Sie die Pausenzeit in Minuten ein, die automatisch abgezogen wird.

Registerkarte Feiertagsklassen

Hier legen Sie die zeitliche Bewertung für verschiedene Feiertagsklassen fest, um die korrekte Berechnung des Urlaubs zu gewährleisten.

Für ganztägige Feiertage geben Sie im Feld Wert die Ziffer 1 ein.
Für Feiertage wie Weihnachten und Silvester, die nur einen halben Tag lang sind, geben Sie 0,5 ein.

Zeiterfassung

Übersicht Mitarbeiter

Im Menü Übersicht Mitarbeiter können Sie die Salden für Mitarbeiter einsehen, für welche Sie als Vorgesetzter fungieren.

Dieser Menüpunkt ist nur verfügbar, wenn Sie sich als Mitarbeiter angemeldet haben. Für den Login als Admin ist dieser Menüpunkt nicht verfügbar.

Auswertungen

Berechtigungen

Über den Menüpunkt Berechtigungen können Sie ermitteln, welche Personen an welchen Geräten und zu welchen Zeiten zutrittsberechtigt sind.

Auswertung erstellen

Wählen Sie das Datum aus, für das Sie die Auswertung erstellen wollen.
(Optional) Nutzen Sie die weiteren Felder, um die Auswertung einzuschränken. Beispielsweise können Sie herausfinden, welche Personen an einem bestimmten Gerät berechtigt sind oder an welchen Geräten eine bestimmte Person berechtigt ist. Zudem können Sie sich Berechtigungen für eine Ausweisnummer oder Personengruppe anzeigen lassen.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Farbliche Hinterlegung

In der Auswertung können einzelne Berechtigungen wie folgt farblich hinterlegt sein:

Blau: Die Berechtigung ist über ein Drittsystem (z. B. SAP (Janitor)) vergeben worden.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

TIPPS

Die Spalte Benutzer zeigt, welcher Benutzer die Berechtigung vergeben hat.
Doppelklicken Sie auf die Spalte Zeitmodell einer Zeile, um einen Wochenplan für das entsprechende Zeitmodell anzuzeigen.
Doppelklicken Sie auf die Spalte Gerätegruppe einer Zeile, um die in der Gruppe enthaltenen Geräte anzuzeigen.

Auswertungen

Buchungen

Über den Menüpunkt Buchungen können Sie eine Buchungsliste ausgeben. Damit ist es möglich auszuwerten, welche Person zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem Gerät gebucht hat.

Auswertung erstellen

Geben Sie den Zeitraum ein, für den Sie die Auswertung erstellen wollen (Von – Bis). Oder drücken Sie auf Heute, Gestern oder Letzte Woche, um schnell eine Auswertung für den entsprechenden Zeitraum zu erstellen.
(Optional) Nutzen Sie die weiteren Felder, um die Auswertung einzuschränken.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

TIPPS

Doppelklicken Sie auf die Spalte Gerät einer Zeile, um Details zum entsprechenden Gerät anzuzeigen.

Auswertungen

Buchungssequenzprüfung

Über den Menüpunkt Buchungssequenzprüfung können Sie prüfen, ob Personen eine vorgegebene Reihenfolge der Buchungen von Eingang über Kommen und Gehen bis Ausgang eingehalten haben. Wenn die Prüfung fehlschlägt, wird eine entsprechende Statusmeldung im Ergebnis der Auswertung angezeigt.

Auswertung erstellen

Geben Sie den Zeitraum ein, für den Sie die Auswertung erstellen wollen (Von – Bis). Oder drücken Sie auf Heute, Gestern oder Letzte Woche, um schnell eine Auswertung für den entsprechenden Zeitraum zu erstellen.
Um Eingangs-Buchungen auszuwerten: Wählen Sie Eingangs-Geräte in Verbindung mit den Eingangs-Buchungsarten aus.
Um Ausgangs-Buchungen auszuwerten: Wählen Sie Ausgangs-Geräte in Verbindung mit den Ausgangs-Buchungsarten aus.
Legen Sie einen Zeitraum (Minuten) fest, um zusammenhängende Buchungen auszuwerten.
(Optional) Nutzen Sie die weiteren Felder, um die Auswertung einzuschränken.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

In dieser Auswertung legen Sie den auszuwertenden Personenkreis mithilfe von Kriterien und Werten fest und wählen die anzuzeigenden Datenfelder aus einer Liste aus. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Drücken Sie auf Kriterium hinzufügen.
Wählen Sie das gewünschte Kriterium aus dem Listenfeld aus.
Drücken Sie auf Wert hinzufügen.
Wählen Sie im Feld Von einen einzelnen Wert aus, oder nutzen Sie beide Felder, um einen Bereich festzulegen. Sie können auch mehrere Werte für dasselbe Kriterium festlegen (Wert hinzufügen).
(Optional) Fügen Sie ein weiteres Kriterium mit Wert(en) hinzu.
Ziehen Sie die Datenfelder (Spalten), die Sie anzeigen wollen, aus der Liste Verfügbar in die Liste Ausgewählt. Oder nutzen Sie die Pfeil-Schaltflächen.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Logik der Kriterien und Werte

Die Werte innerhalb des selben Kriteriums sind logisch ODER-verknüpft (eine Übereinstimmung reicht aus).
Verschiedene Kriterien sind logisch UND-verknüpft (alle Kriterien müssen erfüllt sein).

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

Auswertungen

Zeiterfassung

Über den Menüpunkt Zeiterfassung können Sie prüfen, ob Personen die vorgegebene Reihenfolge von Kommen und Gehen Buchungen eingehalten haben. Wenn die Prüfung fehlschlägt, wird eine entsprechende Statusmeldung im Ergebnis der Auswertung angezeigt.

Auswertung erstellen

Geben Sie den Zeitraum ein, für den Sie die Auswertung erstellen wollen (Von – Bis). Oder drücken Sie auf Heute, Gestern oder Letzte Woche, um schnell eine Auswertung für den entsprechenden Zeitraum zu erstellen.
Wenn Sie nur Buchungen von bestimmten Geräten/Gerätegruppen auswerten wollen, so können Sie dies über die Filter Geräte/Gerätegruppen einschränken
Legen Sie einen Zeitraum (Minuten) fest, um zusammenhängende Kommen und Gehen Buchungen auszuwerten.
Möchten Sie prüfen, ob die Länge der Arbeitszeit eingehalten wurde, so können Sie den Wert Unterzeit (Minuten) setzen
- Liegt die Arbeitszeit (Differenz Uhrzeit Kommen/Gehen Buchung) unterhalb dieses Wertes, so wird der Status Unterzeit gesetzt
(Optional) Nutzen Sie die weiteren Felder, um die Auswertung einzuschränken.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Drücken Sie auf Kriterium hinzufügen.
Wählen Sie das gewünschte Kriterium aus dem Listenfeld aus.
Drücken Sie auf Wert hinzufügen.
Wählen Sie im Feld Von einen einzelnen Wert aus, oder nutzen Sie beide Felder, um einen Bereich festzulegen. Sie können auch mehrere Werte für dasselbe Kriterium festlegen (Wert hinzufügen).
(Optional) Fügen Sie ein weiteres Kriterium mit Wert(en) hinzu.
Ziehen Sie die Datenfelder (Spalten), die Sie anzeigen wollen, aus der Liste Verfügbar in die Liste Ausgewählt. Oder nutzen Sie die Pfeil-Schaltflächen.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Logik der Kriterien und Werte

Die Werte innerhalb des selben Kriteriums sind logisch ODER-verknüpft (eine Übereinstimmung reicht aus).
Verschiedene Kriterien sind logisch UND-verknüpft (alle Kriterien müssen erfüllt sein).

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

Auswertungen

Ersatzausweise

Über den Menüpunkt Ersatzausweise können Sie ermitteln, an welche Personen Ersatzausweise ausgegeben wurden. Zudem lassen sich hier aktive Ersatzausweise einziehen.

Auswertung erstellen

Geben Sie den Zeitraum ein, für den Sie die Auswertung erstellen wollen (Von – Bis).
(Optional) Wählen Sie eine oder mehrere Personen aus, um die Auswertung einzuschränken.
(Optional) Wählen Sie die Optionen Aktiv und/oder Ausgegeben, um nur aktive und/oder ausgegebene Ersatzausweise anzuzeigen.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

TIPPS

Doppelklicken Sie auf die Spalte Ersatzausweis einer Zeile, um den entsprechenden Ersatzausweis einzuziehen.
Doppelklicken Sie auf die Spalte Name einer Zeile, um Details zur entsprechenden Person anzuzeigen.

Auswertungen

Änderungslog Personen

Über den Menüpunkt Änderungslog Personen können Sie ermitteln, wer wann die Stammdaten einer Person geändert hat.

Auswertung erstellen

Geben Sie den Zeitraum ein, für den Sie die Auswertung erstellen wollen (Von – Bis).
Wählen Sie die Person aus, für die Sie das Änderungslog anzeigen wollen.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Die erste, grün hinterlegte Zeile zeigt Informationen zum aktuellen Datensatz der Person an. Die folgenden Zeilen zeigen die historischen Änderungen. Die Spalte Änderungszeit enthält Datum und Uhrzeit der Änderung. In der Spalte Benutzer erscheint der Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat.

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

Auswertungen

Personen

Über den Menüpunkt Personen können Sie eine Liste der vorhandenen Personalstammsätze ausgeben. Hier lassen sich alle Felder anzeigen, die eine Person beschreiben.

Auswertung erstellen

Drücken Sie auf Kriterium hinzufügen.
Wählen Sie das gewünschte Kriterium aus dem Listenfeld aus.
Drücken Sie auf Wert hinzufügen.
Wählen Sie im Feld Von einen einzelnen Wert aus, oder nutzen Sie beide Felder, um einen Bereich festzulegen. Sie können auch mehrere Werte für dasselbe Kriterium festlegen (Wert hinzufügen).
(Optional) Fügen Sie ein weiteres Kriterium mit Wert(en) hinzu.
Ziehen Sie die Datenfelder (Spalten), die Sie anzeigen wollen, aus der Liste Verfügbar in die Liste Ausgewählt. Oder nutzen Sie die Pfeil-Schaltflächen.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Logik der Kriterien und Werte

Die Werte innerhalb des selben Kriteriums sind logisch ODER-verknüpft (eine Übereinstimmung reicht aus).
Verschiedene Kriterien sind logisch UND-verknüpft (alle Kriterien müssen erfüllt sein).

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

Auswertungen

Ungenutzte Ausweise

Über den Menüpunkt Ungenutzte Ausweise können Sie ermitteln, welche Personen ihren Ausweis in einem bestimmten Zeitraum nicht genutzt haben.

Auswertung erstellen

Geben Sie den Zeitraum an, den Sie auf ungenutzte Ausweise prüfen wollen (Von – Bis).
Drücken Sie auf Kriterium hinzufügen.
Wählen Sie das gewünschte Kriterium aus dem Listenfeld aus.
Drücken Sie auf Wert hinzufügen.
Wählen Sie im Feld Von einen einzelnen Wert aus, oder nutzen Sie beide Felder, um einen Bereich festzulegen. Sie können auch mehrere Werte für dasselbe Kriterium festlegen (Wert hinzufügen).
(Optional) Fügen Sie ein weiteres Kriterium mit Wert(en) hinzu.
Ziehen Sie die Datenfelder (Spalten), die Sie anzeigen wollen, aus der Liste Verfügbar in die Liste Ausgewählt. Oder nutzen Sie die Pfeil-Schaltflächen.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Logik der Kriterien und Werte

Die Werte innerhalb des selben Kriteriums sind logisch ODER-verknüpft (eine Übereinstimmung reicht aus).
Verschiedene Kriterien sind logisch UND-verknüpft (alle Kriterien müssen erfüllt sein).

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

Auswertungen

Besuche

Über den Menüpunkt Besuche können Sie ermitteln, welche Mitarbeiter wann welche Besucher empfangen haben.

Auswertung erstellen

Geben Sie den Zeitraum ein, für den Sie die Auswertung erstellen wollen (Von – Bis). Oder drücken Sie auf Heute, Gestern oder Letzte Woche, um schnell eine Auswertung für den entsprechenden Zeitraum zu erstellen.
(Optional) Nutzen Sie die weiteren Felder, um die Auswertung einzuschränken.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

Auswertungen

Anwesenheit

Auswertungen

Abwesenheiten

Über den Menüpunkt Abwesenheiten können Sie eine Liste aller erstellten Abwesenheits-Anträge ausgeben.

Auswertung erstellen

Geben Sie den Zeitraum ein, für den Sie die Auswertung erstellen wollen (Von – Bis).
(Optional) Nutzen Sie die weiteren Felder, um die Auswertung einzuschränken.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

Auswertungen

Qualifikationen

Über den Menüpunkt Qualifikationen können Sie eine Liste aller Personen mit zugewiesener Qualifikation zusammen mit dem Gültigkeitszeitraum der Qualifikation ausgeben.

Auswertung erstellen

Geben Sie den Zeitraum ein, für den Sie die Auswertung erstellen wollen (Von – Bis).
(Optional) Nutzen Sie die weiteren Felder, um die Auswertung einzuschränken.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

Auswertungen

Alarmszenarien

Über diesen Menüpunkt können Sie eine Liste aufgetretener Ereignisse ausgeben, die in Alarmszenarien konfiguriert sind.

Auswertung erstellen

Geben Sie den Zeitraum ein, für den Sie die Auswertung erstellen wollen (Von – Bis).
(Optional) Nutzen Sie das Feld Ereignisse, um die Auswertung auf bestimmte Ereignisse einzuschränken.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

Auswertungen

Workflow

Auswertungen

Buchungen scannen

Nutzen Sie diese Auswertung beispielsweise, um Personen anhand einer Buchung eine verbleibende Zeit (etwa für eine Raucherpause) anzuzeigen.

Einen Buchungs-Scan starten

Wählen Sie das Gerät und die Buchungsart aus, die überwacht werden sollen.
Geben Sie eine Dauer (in Minuten) ein.
Drücken Sie auf Scan starten, um mit dem Scannen von Buchungen zu beginnen.

Die Spalte Verbleibende Zeit zeigt die verbleibende Zeit an.
Um den Scan abzubrechen, drücken Sie auf Scan stoppen.

Farbliche Kennzeichnung von Buchungen

Grün: Die Buchung liegt innerhalb des angegebenen Zeitraums.
Rot: Die Buchung hat den angegebenen Zeitraum überschritten.

Auswertungen

DSGVO Benutzer

Über diesen Menüpunkt können Sie eine Liste aller Aktionen erstellen, die ein bestimmter Benutzer in JaniWeb ausgeführt hat, und an eine oder mehrere E-Mail-Adressen senden.

Auswertung erstellen

Wählen Sie die Person aus, für die die Auswertung erstellt werden soll.
Wählen Sie, ob die Auswertung im PDF- und/oder Excel-Format erstellt werden soll.
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Auswertung gesendet werden soll. Drücken Sie auf das Plus-Symbol um weitere E-Mail-Adressen einzugeben.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu versenden.

Auswertungen

DSGVO Personen

Über diesen Menüpunkt können Sie eine Liste aller in JaniWeb erfassten Daten zu einer bestimmten Person erstellen und an eine oder mehrere E-Mail-Adressen senden.

Auswertung erstellen

Wählen Sie die Person aus, für die die Auswertung erstellt werden soll.
Wählen Sie, ob die Auswertung im PDF- und/oder Excel-Format erstellt werden soll.
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Auswertung gesendet werden soll. Drücken Sie auf das Plus-Symbol, um weitere E-Mail-Adressen einzugeben.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu versenden.

Auswertungen

Sicherheitslog

Über den Menüpunkt Sicherheitslog können Sie eine Liste der Anmeldungen an JaniWeb ausgeben. Auch Fehlversuche werden protokolliert.

Auswertung erstellen

Geben Sie den Zeitraum ein, für den Sie die Auswertung erstellen wollen (Von – Bis). Oder drücken Sie auf Heute, Gestern oder Letzte Woche, um schnell eine Auswertung für den entsprechenden Zeitraum zu erstellen.
(Optional) Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie die Auswertung erstellen wollen.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

Auswertungen

Mitarbeiteranmeldungen

Über diesen Menüpunkt können Sie ermitteln, welche Personen in einem bestimmten Zeitraum in JaniWeb angemeldet waren und welche nicht.

Auswertung erstellen

Geben Sie den Zeitraum ein, für den Sie die Auswertung erstellen wollen (Von – Bis). Oder drücken Sie auf Heute, Gestern oder Letzte Woche, um schnell eine Auswertung für den entsprechenden Zeitraum zu erstellen.
(Optional) Wählen Sie eine Person und/oder einen Anmeldestatus aus, um die Auswertung einzuschränken.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergelden oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

Auswertungen

Server-Log

Über den Menüpunkt Server-Log können Sie eine Liste aller Systemereignisse ausgeben.

Auswertung erstellen

Geben Sie den Zeitraum ein, für den Sie die Auswertung erstellen wollen (Von – Bis). Oder drücken Sie auf Letzte Stunde, um schnell eine Auswertung für die letzte Stunde zu erstellen.
(Optional) Wählen Sie einen oder mehrere Log-Levels aus, um die Auswertung einzuschränken.
(Optional) Wählen Sie einen oder mehrere Funktionen aus, um die Auswertung einzuschränken.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

Auswertungen

Zonenlisten

Über den Menüpunkt Zonenlisten können Sie eine Zonenliste zu einem Zeitpunkt in der Vergangenheit ausgeben. Damit ist es möglich auszuwerten, welche Personen zu einem bestimmten Zeitpunkt innerhalb einer Zone waren.

Auswertung erstellen

Geben Sie über die Felder Von und Bis den Zeitraum ein, für den Sie die Auswertung erstellen möchten.
Geben Sie nun den Zeitpunkt im Feld Zeit ein, für den Sie die Auswertung erstellen wollen.
Wählen Sie die Zone, für die Sie die Auswertung erstellen wollen.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.
Unterhalb der Auswertungsergebnisse wird für jeden Tag im gewählten Zeitraum ein Reiter angezeigt. Jeder Reiter zeigt den Status der Zone zum jeweiligen Datum an.

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Möchten Sie regelmäßig automatisch erfahren, welche Personen sich in einer bestimmten Zone aufhalten? Dann können Sie die Funktion Periodisches Senden nutzen. Wie Sie diese Funktion einrichten, erfahren Sie hier: Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

Auswertungen

Quiz Bericht

Über den Menüpunkt Quiz Bericht können Sie auswerten, welche Person welche Quiz bestanden oder nicht bestanden hat.

Auswertung erstellen

Geben Sie den Zeitraum ein, für den Sie die Auswertung erstellen wollen (Von – Bis).
(Optional) Nutzen Sie die weiteren Felder, um die Auswertung einzuschränken.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

Auswertungen

Geräteereignisse

Über den Menüpunkt Geräteereignisse können Sie eine Liste mit Geräteereignissen ausgeben. Damit ist es möglich auszuwerten, welches Gerät zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Meldung abgesetzt hat.

Auswertung erstellen

Geben Sie den Zeitraum ein, für den Sie die Auswertung erstellen wollen (Von – Bis). Oder drücken Sie auf Heute, Gestern oder Letzte Woche, um schnell eine Auswertung für den entsprechenden Zeitraum zu erstellen.
(Optional) Nutzen Sie die weiteren Felder, um die Auswertung einzuschränken.
Drücken Sie auf Ausführen, um die Auswertung zu starten.

Weitere Möglichkeiten mit der Auswertung

Anzuzeigende Spalten auswählen: Drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Ziehen Sie die Spalten mit der Maus oder nutzen Sie die Pfeilsymbole, um sie anzuordnen. Drücken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen, Personalnummern oder anderen Kriterien zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.
Gesamte Liste exportieren: Drücken Sie auf das Download-Symbol. Wählen Sie, in welchem Format die Liste exportiert werden soll. Die Exportdateien werden je nach Einstellung des Browsers/Betriebssystems heruntergeladen oder angezeigt. Einzelheiten zu den verfügbaren Exportformaten finden Sie im Kapitel Allgemein > Exportformate dieses Handbuchs.
Auswertung speichern: Einzelheiten zum Speichern von Auswertungen finden Sie im Kapitel Allgemein > Eigene Auswertungen.

Schaltfläche Auswahl zurücksetzen

Drücken Sie auf Auswahl zurücksetzen, um alle Felder auf ihren Anfangswert zurückzusetzen.

Einstellungen

Grundeinstellungen

Über den Menüpunkt Grundeinstellungen haben Sie Zugriff auf sämtliche Basiseinstellungen von JaniWeb.

Änderungen in diesem Bereich können die Funktion der Applikation selbst oder ihrer Schnittstellen beeinträchtigen. Nehmen Sie hier bitte nur Änderungen vor, die mit Ihrem Ansprechpartner abgesprochen sind.

Registerkarte Mandaten

Hier verwalten Sie unterschiedliche Mandanten im System. Mandanten beschreiben die Herkunft der Daten und sind mit den Objekten (z. B. Personen, Geräten, Gerätegruppen usw.) verknüpft. Die Liste enthält die bereits angelegten Mandanten. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

Drücken Sie auf Neu, um einen neuen Mandanten anzulegen. Geben Sie die erforderlichen Daten ein, und drücken Sie auf Speichern.

Detailbereich

ID Mandant: Geben Sie die 10-stellige Mandanten-ID ein.
Bezeichnung Mandant: Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.
Besuchermandant: Wählen Sie diese Option, wenn der Mandant für die Besucherverwaltung verwendet werden soll.
SAP-Mandant: Dieses Feld wird beim Import der Daten aus SAP automatisch befüllt.
BS_DIR: Legen Sie hier das Basisverzeichnis der Applikation fest.
Ordner: Legen Sie hier den Namen des SAP-Austauschverzeichnisses fest.
Dateipfad Kontrollmanagement: Geben Sie im Feld Dateipfad Kontrollmanagement das Verzeichis an, in dem Parameterdateien für Geräte des Herstellers Dormakaba abgelegt werden sollen, wenn diese über das Kontrollmanagement erzeugt werden. - diese Einstellung gilt nur für Geräte des zugehörigen Mandanten.
terminal.parameter: Geben Sie das Verzeichnis an, in dem Parameterdateien für Geräte des Herstellers Dormakaba abgelegt werden sollen. - diese Einstellung gilt nur für Geräte des zugehörigen Mandanten.
terminal.localfile: Geben Sie das Verzeichnis für die Triggerdatei an, die das Erzeugen der terminal.ini auslöst. - diese Einstellung gilt nur für Geräte des zugehörigen Mandanten.

Registerkarte Lizenz

Hier können Sie sehen, welche Lizenz Sie verwenden.

Registerkarte Setup

Über das Feld Lizenzschlüssel, können Sie eine neue Lizenz einspielen. Fügen Sie den neuen Lizenzschlüssel ein und drücken Sie die Schaltfläche Lizenz aktualisieren.

In der Liste werden die zur Zeit lizenzierten Merkmale angezeigt.

Registerkarte Überwachung

Hier werden Merkmale, deren Nutzung eingeschränkt ist, zusammen mit ihrem Nutzungsgrad angezeigt.

Aktivieren Sie bei Bedarf die Option Warnhinweis bei Lizenzverletzung für alle Benutzer, und geben Sie einen Hinweistext ein.

Registerkarte Pay Per Use

Über das Feld Fälligkeitsdatum legen Sie fest, zu welchem Tag des Monats die E-Mail für den Pay Per Use Verbrauch generiert werden soll. Der Verbrauch wird immer für den zurückliegenden Zeitraum von einem Monat berechnet.

In dem Feld E-Mail tragen Sie die Empfänger-E-Mail-Adresse ein. Es ist möglich diese über die Mülleimer Schaltfläche zu löschen, bzw. weitere E-Mail-Adressen über die + Schaltfläche hinzuzufügen.

Über die Schaltfläche E-Mail senden kann der Versand der E-Mail manuell angestoßen werden. Wählen Sie anschließend den Abrechnungszeitraum, für den Sie die E-Mail erzeugen wollen und bestätigen Sie mit der Schaltfläche E-Mail senden.

Über die Schaltfläche Log anzeigen können Sie den Status der letzten E-Mail-Sendungen prüfen.

Registerkarte Passwortregeln

Hier legen Sie die Stärke des verwendeten Passwortes fest. Geben Sie die Minimale Passwortlänge ein und wählen Sie die gewünschten Optionen für die Zusammensetzung von Passwörtern.

Falschversuche: Legen Sie hier fest, nach wie vielen fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen der Benutzer gesperrt wird.
Gültigkeit Passwort: Legen Sie hier fest, nach wie vielen Tagen Benutzer aufgefordert werden, ein neues Passwort zu vergeben. Geben Sie die Ziffer 0 ein, wenn Passwörter zeitlich unbegrenzt gültig sein sollen.

Registerkarte DSGVO

Hier legen Sie fest, nach wie vielen Tagen abgelaufene Datensätze automatisch gelöscht werden. Dies ist auch für die Logdateien des Servers möglich.

Registerkarte SAP-Einstellungen

Hier legen Sie fest, wie viele Tage die Backups der SAP-Importdateien aufbewahrt werden sollen. Außerdem können Sie den Dateinamen für exportierte Buchungen festlegen.

PTEX …: Mit diesen Feldern legen Sie Dateinamen und den Mandanten für gelöschte Buchungen fest.
API-Gateway Datenimport aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um das Importieren von Stammdaten über das API-Gateway zu ermöglichen.
API-Gateway Datenexport aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um das Exportieren von Buchungsdaten über das API-Gateway zu ermöglichen.
Schwellenwert Personenimport (%): Über dieses Feld setzen Sie den Schwellenwert für den Import von Personen. Wenn der aktuelle Personenimport den Schwellenwert (Vergleich mit der Anzahl von Personen des letzten Imports) unterschreitet, wird der Import abgelehnt. Über die Schaltfläche Trotzdem importieren haben Sie die Möglichkeit einen abgelehnten Import, trotzdem zu importieren. Sollte die Anzahl der Personen für den Personenimport über 5 Tage in folge unverändert klein bleiben, so wird der Personenimport am 5ten Tag importiert.

Registerkarten Allgemeine Daten / Saldo-Daten

Hier können Sie die Felder eines importieren SAP-Datensatzes den Feldern in JaniWeb zuordnen.

Registerkarte Datenbank

Hier werden Verbindungs- und weitere Statusinformationen zu den verwendeten Datenbanken angezeigt.

Drücken Sie auf Status Datenbankfunktionen, um eine Liste der verwendeten Funktionen aller Datenbanken in einem Einblendfenster anzuzeigen.
Drücken Sie auf Status Datenbankprozeduren, um eine Liste der verwendeten Prozeduren aller Datenbanken in einem Einblendfenster anzuzeigen.

Informationen zur Version einer Funktion oder Prozedur finden Sie in der Spalte Kommentar.

Registerkarte Feiertagskalender

Hier verwalten Sie unterschiedliche Feiertagskalender. Diese dienen dazu, Feiertage regional zu gruppieren und Personen zuzuordnen.

Drücken Sie auf Neu, um einen neue Feiertagskalender anzulegen. Geben Sie eine ID und eine Bezeichnung ein. Nutzen Sie das jeweilige Papierkorb-Symbol, um einen Feiertagskalender zu löschen.

Registerkarte Buchungsarten

Hier können Sie die Buchungsarten definieren, die an den Terminals zur Verfügung stehen sollen. Die Buchungsarten werden auch für das Webterminal verwendet. Legen Sie für jede Buchungsart fest, ob die Buchung vom Gerät selbst oder von einer Person ausgelöst wird (z. B. Kommen, Gehen).

Um den Text für eine Buchungsart festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

Über die Spalte Typ der Buchung wählen Sie, ob die Buchung die Person als anwesend oder abwesend kennzeichnet (dies ist besonders wichtig für die Berechnung der Arbeitszeit im Menüpunkt Buchungsübersicht).

Nutzen Sie das jeweilige Papierkorb-Symbol, um eine Buchungsart zu löschen.

Registerkarte Dokumenttypen

Hier können Sie Dokumenttypen verwalten, die im Personalstamm auf der Registerkarte Dokumente zur Auswahl stehen.

Registerkarte Sonstiges

Hier können Sie festlegen, welche Bereiche und Kacheln im Launchpad voreingestellt sein sollen.

Hintergrundbild: Hier können Sie ein Hintergrundbild hochladen, welches in der Login-Maske angezeigt wird.
Logo: Hier können Sie ein Logo hochladen, welches in der Login-Maske angezeigt wird.
Alle Kacheln: Wählen Sie diese Option, um standardmäßig alle Menüpunkte als Kacheln auf dem Launchpad anzuzeigen.
Infotext / Info Mailadresse: Geben Sie hier den Text und die E-Mail-Adresse ein, die im Infobereich (aufrufbar über das Benutzer-Symbol oben rechts > Info) angezeigt wird.
Seitenverhältnis Bild: Legen Sie hier das Seitenverhältnis (Breite:Höhe) für im Menü Personen/Besucher erfasste Bilder fest (z. B. 4:3, 16:9).

Bereich Bereiche Launchpad

Legen Sie hier Bereiche an, die standardmäßig auf dem Launchpad erscheinen.

Drücken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Bereich anzulegen.
Um den Text für einen Bereich festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.
Geben Sie in der Spalte Reihenfolge eine Zahl ein, um die Reihenfolge festzulegen, in der die Bereiche angezeigt werden.

Bereich Sichtbare Kacheln

Legen Sie hier Kacheln an, die mit einem PDF oder Link verknüpft sind. Beim Betätigen der Kachel öffnet sich das PDF oder die verlinkte Seite.

Um den Text, die Beschreibung für eine Kachel festzulegen, drücken Sie auf Übersetzen. Geben Sie die Bezeichnungen für die jeweiligen Sprachen ein und drücken Sie auf Speichern.

Bereich Benutzername und Passwort

Wenn Ihr System keine LDAP-Anmeldung verwendet, können Sie hier Felder aus dem Personalstammsatz als Benutzername und Passwort zuweisen.

Benutzername: Wählen Sie das gewünschte Feld aus dem Personalstammsatz (z. B. Personalnummer).
Passwort: Wählen Sie das gewünschte Feld aus dem Personalstammsatz (z. B. Persönlicher PIN).
Wählen Sie hier Eigenes Passwort, wenn der Benutzer sein Passwort selbst festlegen soll. Für die erstmalige Anmeldung erhält der Benutzer ein Initialpasswort. Wählen Sie im gleichnamigen Feld ein Feld aus dem Personalstammsatz aus.

Vergessene Passwort lassen sich zurücksetzen. Entfernen Sie dazu den entsprechenden Eintrag in der Liste. Der Benutzer muss sich nun erneut mit seinem Initialpasswort anmelden.

Bereich Anmeldebeschränkungen

Hier können Sie festlegen, welche Personen sich in JaniWeb anmelden dürfen.

Kriterium: Wählen Sie hier das Datenbankfeld aus, das zur Prüfung der Anmeldeberechtigung herangezogen wird.
Filter: Geben Sie hier durch Semikolon getrennte Werte für Benutzer ein, die sich nicht anmelden dürfen.
Whitelist bearbeiten: Drücken Sie auf diese Schaltfläche, um IP-Adressen und DNS-Namen aller Clients einzugeben, von denen aus beispielsweise die Kioskanwendung aufgerufen werden darf.

Registerkarte Einstellungen

Hier nehmen Sie Einstellungen für SMTP-Server, LDAP-Anbindung, Datenbankbackup und das SAP-Austauschverzeichnis vor. Veränderungen in diesem Bereich erfordern einen Neustart des Tomcat-Servers.

Bereich Berechnung des Gerätestammsatzes

Aktiviere FTP/SFTP für Stammdatenversand: Mit dieser Option legen Sie fest, dass Stammdaten an Geräte des Herstellers Dormakaba per FTP/SFTP übertragen werden.
BPA9 Fallback: Legen Sie hier eine alternative Methode für den Fall fest, dass der Versand an ein Gerät per FTP/SFTP nicht möglich ist (z. B. bei älteren Geräten).
- Wählen Sie Server File System, wenn die Stammdatendatei in einem Verzeichnis auf dem Server erstellt werden soll.
- Wählen Sie Network Directory, wenn die Stammdatendatei per SFTP in einem Netzwerkverzeichnis abgelegt werden soll.
Drücken Sie auf Grundversorgung, um alle Stammdaten neu zu berechnen und an die Geräte zu senden.
Triggerdatei Stammdatenberechnung: Tragen Sie hier den Pfad für die Triggerdatei, welche nach der Stammdatenberechnung erzeugt werden soll, ein. Wenn keine Datei erzeugt werden soll, kann das Feld leer gelassen werden.

Bereich Gerätetypen

Hier legen Sie die verschiedenen Gerätetypen fest, die im Menü Geräte ausgewählt werden können.

Bereich Anmelden

Wenn der Typ SSO gesetzt ist
- sso_oidc_authority: Authentifizierungsendpunkt (https://login.microsoftonline.com/{tenant-id})
- sso_client_id: Client-ID der registrierten Anwendung
- sso_client_secret: geheimer Schlüssel der registrierten Anwendung
- sso_redirect_uri: Rückleitungs-URL nach Authentifizierung (https://hostname-janiweb-server/janiweb/oidc-callback)
- sso_redirect_scope: angeforderte Berechtigungen
- sso_field: Geben Sie hier an, welches SSO-Feld mit dem System-Feld sso_person_table (hrcc1dnperso01, hrcc1dnbalan01, hrcc1dnperso01_data_relation) und sso_person_field verglichen werden soll, um die richtige Person zuzuordnen.
Wenn der Typ LDAP gesetzt ist
- ldap_host: IP-Adresse des LDAP-Servers
- ldap_port: Port des LDAP-Servers
- ldap_user: Geben Sie hier den vollen Distinguished Name (DN) für den LDAP-Benutzer ein, mit dem das Active Directory (AD) durchsucht werden soll.
- ldap_pwd: Passwort des LDAP-Benutzers
- ldap_base_dn: Geben Sie hier an, welche Verzeichnisse des AD durchsucht werden sollen (trennen Sie mehrere Verzeichnisse durch Komma).
- ldap_field: Geben Sie hier an, welches LDAP-Feld mit dem System-Feld ldap_person_table (hrcc1dnperso01, hrcc1dnbalan01, hrcc1dnperso01_data_relation) und ldap_person_field verglichen werden soll, um die richtige Person zuzuordnen.
- ldap_object_catergory: Geben Sie hier an, welches AD-Feld nach den Berechtigungen durchsucht werden soll, die in den Rollen unter LDAP-Gruppe zugeordnet sind.
- using_ssl: Aktivieren Sie diese Option, wenn für die Verbindung SSL verwendet werden soll (LDAPS).
- ignore_leading_0: Aktivieren Sie diese Option, wenn führende Nullen beim Abgleich des ldap_field ignoriert werden sollen.

Bereich E-Mail

Hier legen Sie die Zugangsdaten für den verwendeten SMTP-Server fest.

Wenn Authentifizierungs-Typ Basic Authentication gesetzt ist
- smtp_username: Geben Sie hier den Benutzernamen an.
- smtp_password: Geben Sie hier das Passwort an.
- smtp_server: Geben Sie hier die Server-Adresse des SMTP-Servers an.
- smtp_port: Geben Sie hier den Port des SMTP-Servers an.
Wenn Authentifizierungs-Typ OAuth2 gesetzt ist
- smtp_oauth2_tenant_id: Microsoft-Mandanten-ID
- smtp_oauth2_client_id: Client-ID der registrierten Anwendung
- smtp_oauth2_client_secret: geheimer Schlüssel der registrierten Anwendung
- smtp_oauth2_token_endpoint: URL zum Abrufen der OAuth 2.0 Tokens (https://login.microsoftonline.com/{tenant-id}/oauth2/v2.0/token)
- smtp_oauth2_scope: angeforderte Berechtigungen (https://graph.microsoft.com/.default)
- smtp_oauth2_redirect_uri: Rückleitungs-URL nach Authentifizierung (optional)
Wenn Authentifizierungs-Typ OAuth2 Delegated gesetzt ist
- oauth2_delegated_tenant_id: Microsoft-Mandanten-ID
- oauth2_delegated_client_id: Client-ID der registrierten Anwendung
- oauth2_delegated_client_secret: geheimer Schlüssel der registrierten Anwendung
- oauth2_delegated_auth_endpoint: URL zum Abrufen der OAuth 2.0 Authentifizierung (https://login.microsoftonline.com/{tenant-id}/oauth2/v2.0/token)
- oauth2_delegated_token_endpoint: URL zum Abrufen der OAuth 2.0 Tokens (https://login.microsoftonline.com/{tenant-id}/oauth2/v2.0/authorize)
- oauth2_delegated_scope: angeforderte Berechtigungen (https://graph.microsoft.com/.default)
- oauth2_delegated_redirect_uri: Rückleitungs-URL nach Authentifizierung (https://hostname-janiweb-server/janiweb/oauth2-callback)
admin_mail: Geben Sie hier die E-Mail-Adresse, mit der Nachrichten vom System verschickt werden an.

Wenn sich die E-Mail-Adresse im Feld admin_mail von der im Feld smtp_username unterscheidet, dann braucht der Benutzer im Feld smtp_username die Berechtigung als der Benutzer im Feld admin_mail E-Mails zu versenden.

Bereich Stammsatzsperre

Aktivieren Sie hier die automatische Stammsatzsperre. Sie können festlegen, nach wie vielen Fehlerversuchen (Anzahl Fehlversuche) innerhalb eines bestimmten Zeitraums (Zeitraum in Sekunden) ein Stammsatz gesperrt werden soll. Zudem legen Sie über das Feld Buchungsarten fest, welcher Buchungsfehler dabei berücksichtigt werden soll.

Bereich SAP-Einstellungen

Hier nehmen Sie Einstellungen für die Aktualisierung von SAP-Daten vor.

sap_refresh_data_dir: Geben Sie hier das Verzeichnis an, aus dem der SAP-Import eingelesen werden soll. Drücken Sie auf das Plus-Symbol, um mehrere Verzeichnisse auszuwählen.
sap_refresh_archiving: Aktivieren Sie diese Option, wenn die importierten Daten archiviert werden sollen.
booking_job_archiving: Aktivieren Sie diese Option, wenn die exportierten Buchungsdaten archiviert werden sollen.

Bereich Datenbankbackup

Hier können Sie eine automatische Sicherung der Datenbank konfigurieren. Die Sicherung erfolgt einmal täglich in der Nacht.

db_backup_days: Geben Sie an, wie viele Tage die Sicherung aufbewahrt werden soll.
db_backup_dir: Geben Sie den Pfad an, unter dem die Sicherung gespeichert werden soll.
db_backup_filename: Geben Sie hier den Dateinamen der Sicherung an.
db_backup_tables: Wählen Sie hier die zu sichernden Datenbank-Tabellen aus.

Bereich Geräte

terminal.localfile: Geben Sie das Verzeichnis für die Triggerdatei an, die das Erzeugen der terminal.ini auslöst.
terminal.parameter: Geben Sie das Verzeichnis an, in dem Parameterdateien für Geräte des Herstellers Dormakaba abgelegt werden sollen.
term.ip.gid: Legen Sie fest, bis zu welcher Grenze eine GID für ein Gerät vergeben werden darf.
term.ip.did: Legen Sie fest, bis zu welcher Grenze eine DID für ein Gerät vergeben werden darf.
INTUSCOM Verzeichnis: Geben Sie das Verzeichnis an, in dem sich INTUSCOM befindet.

Bereich Kontrollmanagement

Geben Sie im Feld control.management.filelocation das Verzeichis an, in dem Parameterdateien für Geräte des Herstellers Dormakaba abgelegt werden sollen, wenn diese über das Kontrollmanagement erzeugt werden.

Bereich Logging

In diesem Bereich können Sie über das Feld logs_directory das Verzeichnis festlegen, das an die Empfänger (im Feld logs_recipients) gesendet werden soll. Über die Schaltfläche Logs senden starten Sie den Versand.

log_directory: Das Verzeichnis, in dem JaniWeb Logdateien ablegt.
log_limit: Die maximale Größe der Logdateien.
log_count: Die maximale Anzahl Logdateien.
log_level: Das Logging-Level.

Bereich Lizenzverletzung

Hier geben Sie an, ab welcher Schwelle Sie über die aktuelle Lizenznutzung informiert werden möchten.

license_usage_email_recipient: Legen Sie die E-Mail-Adresse fest, an die Informationen zur Lizenznutzung gesendet werden sollen. Drücken Sie auf das Plus-Symbol, um weitere E-Mail-Adressen hinzuzufügen.
license_violation_email_recipient: Legen Sie die E-Mail-Adresse fest, an die Informationen zu Lizenzverletzungen gesendet werden sollen. Drücken Sie auf das Plus-Symbol, um weitere E-Mail-Adressen hinzuzufügen.

Bereich Andere

Hier legen Sie verschiedene weitere Grundeinstellungen fest.

inactivity_time: Mit diesem Wert legen Sie fest, nach wie vielen Minuten ohne Aktivität ein Benutzer automatisch abgemeldet wird. Dies ist ein globaler Wert, welcher für alle Benutzer gilt. Übersteuert werden kann dieser Wert pro Benutzer über den Wert Sitzungs-Timeout (Minuten) im Menü Benutzer.
booking_report_limit: Legen Sie hier fest, wie viele Ergebnisse maximal bei der Auswertung von Buchungen angezeigt werden.
Archivierte Buchungsdaten löschen nach: Legen Sie hier fest, nach wie vielen Tagen Buchungen gelöscht werden, die bereits archiviert wurden. Die archivierten Buchungen selbst sind davon nicht betroffen.
badges_limit: Legen Sie hier fest, wie viele Personen auf einmal geladen werden (z. B. über den Menüpunkt Personen).
disable_cookie_login: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Anmeldung über die mobile Anwendung nicht in einem Cookie gespeichert werden soll.
Desktop-Version erzwingen: Sobald diese Option aktiviert ist, wird die Anwendung immer in der Desktop-Version angezeigt, auch wenn sie von einem mobilen Gerät aus aufgerufen wird.
Erweiterte Namenssuche: Diese Option muss aktiviert werden, wenn Vorname und Nachname auf die Datenbankfelder hrcc1dnperso01.edit_name und hrcc1dnperso01.sort_name aufgeteilt sind.
Altes Design: Ab Version 2.0 gibt es das neue Erscheinungsbild von JaniWeb. Wenn das alte Erscheinungsbild benutzt werden soll, muss diese Option aktiviert werden.

Registerkarte Literals

Hier können Sie die Begriffe der Bedienoberfläche von JaniWeb (Registerkarte Literals) sowie Hilfetexte für verschiedene Sprachen bearbeiten.

WICHTIG: Wenn Sie Begriffe der Bedienoberfläche ändern, stimmt die Bedienungsanleitung nicht mehr mit dem Produkt überein. DRAKOS übernimmt keine Haftung für die Folgen solcher Änderungen.

Registerkarte Import

Sie haben die Möglichkeit, Personalstammsätze initial aus einer CSV-Datei zu importieren. Folgende Felder beschreiben einen Personalstammsatz. Einträge mit einem X in der Spalte Pflichtfeld müssen gefüllt sein.

Name	Datentyp	Tabelle	Pflichtfeld
admin_unit_id	char (4)	hrcc1dnperso01
source_sys	varchar (10)	hrcc1dnperso01	X
timeid_no	char (24)	hrcc1dnperso01
from_date	date	hrcc1dnperso01	X
to_date	date	hrcc1dnperso01	X
timeid_version	char(1)	hrcc1dnperso01
perno	varchar (11)	hrcc1dnperso01	X
first_name	varchar (40)	hrcc1dnperso01	X
last_name	varchar(40)	hrcc1dnperso01	X
langu	char(1)	hrcc1dnperso01
langu_iso	char (2)	hrcc1dnperso01
subsystem_grouping	char(3)	hrcc1dnperso01
access_control_group	char(2)	hrcc1dnperso01
personal_code	char (4)	hrcc1dnperso01
comp_code	char (4)	hrcc1dnperso01
costcenter	varchar(10)	hrcc1dnperso01
customer_field_1	varchar (20)	hrcc1dnperso01
customer_field_2	varchar (40)	hrcc1dnperso01
company_id	varchar(4)	hrcc1dnperso01_data_relation
prohibition	char (1)	hrcc1dnperso01_data_relation
prohibition_reason	varchar(150)	hrcc1dnperso01_data_relation
ident	varchar(2)	hrcc1dnperso01_data_relation
email	varchar(100)	hrcc1dnperso01_data_relation

Eine Beispieldatei für den Import von Personen im CSV-Format finden Sie hier: Sample Personen CSV Import

Texte für Funktionen

Feld	Werte	Beschreibung
gruppe		Terminalgruppe aus term_down => htyp. Falls keine Übereinstimmung wird DEFAULT verwendet.	Diese 4 Spalten deklarieren, von wo aus begonnen wird, die Optionen einer Buchung zu laden.
sprache		ISO Sprachkennzeichen aus hrcc1dnperso01 => langu_iso. Ist die Sprache nicht vertreten wird DE verwendet.
hersteller_id	D, K, PCS	Hersteller aus term_down => hersteller_id
satza		Terminalsatzart der Buchung. Sollte sie nicht vorhanden sein fällt die Satzart auf einen leeren String zurück
sapsatza		SAP Satzart (z.B. P10, P20) welche nach SAP übertragen werden sollen. Ist dieses Feld gefüllt, wird die hrcc1upteven01 bedient.	Felder für hrcc1upteven01
sapinfo		SAP Zusatzinformationen, welche im customer_field_1 übermittelt werden. Hauptsächlich für P60 (z.B. }{AM0001).	Felder für hrcc1upteven01
antwort		Durch Komma getrennt Durch Semikolon getrennt Statischer Antworttext an das Terminal.	antwort 1 Feld / info 1 Feld Die Texte der beiden Felder werden hintereinander ausgegeben antwort 1 Feld / info x Felder Erst wird die Antwort, anschließend alle Felder aus info auf der in ilen angegeben Länge ausgegeben antwort x Felder / info x Felder Es wird abwechselnd ein Feld aus antwort und eines aus info ausgegeben. Felder werden durch Komma getrennt. Die durch Semikolon getrennten Felder kommen im Feld anhang_flag mit gesetztem Flag saldo zur Geltung. zmail = hrcc1dnperso01.mail_indicator imail = hrcc1dnbalan01.time_eval_mail_indicator Texte für zmail, imail werden in folgender Tabelle eingestellt: imail = (SELECT `text` FROM `mail_texte` WHERE `kennzeichen` = 'I' AND `wert` = iflag); zmail = (SELECT `text` FROM `mail_texte` WHERE `kennzeichen` = 'Z' AND `wert` = zflag);
info	name, statv, info1, info2, info3, info4, info5, info6, info7, info8, info9, infoa, imail, zmail, lbook	Durch Komma getrennt Durch Semikolon getrennt Dynamischer Antworttext an das Terminal. Wird hauptsächlich aus der hrcc1dnbalan01 ausgelesen.
iform	R, L	Gibt an auf welcher Seite die Leerzeichen, für das Strecken auf der im ilen Feld angegeben Länge der dynamischen Texte, ausgegeben werden. Dabei steht R für rechtsbündigen Text und somit für die Linke seite. Bei L ist es genau anders herum.
ilen		Bestimmt die Länge mit der linksbündig die Felder für info gelesen werden. Ist das Feld 0 oder leer, wir der Funktionsabschnitt übersprungen.
db		Durch Komma getrennt Anzahl in Sekunden in der rückwärtig nach einem dynamischen Buchungsfehler gesucht wird.	Löst ein dynamischer Buchungsfehler aus, so verweist dieser auf eine neue Zeile in der funktion_texte. Dabei werden wieder die ursprünglichen 4 Felder (gruppe, sprache, hersteller_id und satza) abgefragt unabhängig, ob eines oder mehrere der Kriterien nicht aufgefunden werden konnten. Das bedeutet, dass selbst wenn die Satzart beispielspielsweise nicht in der Sprache langu_iso vorhanden war, die neue Prüfung dennoch wieder mit dieser beginnt. Dynamische Buchungsfehler können in Ihrer Form Doppelbuchungen, Plausibilitätsprüfungen, Buchungssequenzen und Ersatzbuchungen abbilden. Achtung: Man kann mit dieser Funktion eine Endlosschleife konfigurieren, welche von der dmgr Funktion nicht abgefangen wird!
ppc		Regex Feld Durch Komma getrennt Eine oder mehrere Satzarten welche den dynamischen Buchungsfehler auslösen. Ein vorangestelltes Ausrufezeichen negiert das Feld.
pps		Regex Feld Durch Komma getrennt beschreibt alle Buchungen welche zur Prüfungen gegen gehalten werden sollen. Die Auslösende Buchung muss ebenfalls vertreten sein.
ppe		Durch Komma getrennt Verweis auf jene Satzart in Feld satza, mit welcher beim Auslösen weitergearbeitet werden soll.
statv		Durch Komma getrennt besitzt zwei Felder, welche bei einer Statusverfolgung den Text für eine Kommen und eine Gehen Antwort liefert. Kann nur im Zusammenhang einer sapsatza P01 oder SNN verwendet werden. Bei P10 wird der Status pauschal 10 Stunden in die Vergangenheit geprüft, dafür wird allerdings auch eine P01 Buchung an SAP übergeben. Bei SNN gibt NN die Anzahl der Stunden bis zum Reset an. Hierbei wird dann auch je eine P10 oder P20 Buchung an SAP übermittelt.
anhang		Definiert einen festen Buchungsanhang, welcher gesetzt wird, sollte die Buchung keinen eigenen Buchungsanhang besitzen.
anhang_flag	anab, costc, extwa, saldo	Definiert, wie der Buchungsanhang zu interpretieren ist. anab Bewirkt, dass der Anhang in das Feld att_abs_reason in der hrcc1upteven01 geschrieben wird. costc Bewirkt, dass der Anhang in das Feld costc in der hrcc1upteven01 geschrieben wird. extwa Ist bisher nur hinterlegt, erfüllt allerdings noch keine Funktion. saldo Ist dieses Flag gesetzt, wird ein Integer als Buchungsanhang erwartet. Diese Zahl wählt dann aus den Semikolon getrenntent Spalten antwort und info das jeweilige Feld aus. Ist die Zahl höher, als antworten und infos definiert sind, wird das letzte Feld verwendet.
24x7		OBSOLET Überschreibt die Zeitprofilprüfung.

Beispiele

Terminal-Antworten

antwort	info	iform	ilen
R1			0	Gibt ein einfaches "R1" an das Terminal zurück. Durch das Setzen der ilen auf 0 überspringt die Funktion das Auslesen der hrcc1dnbalan01 sowie die Formatierung der Werte und spart damit Prozessorzeit.
R1Guten Tag	name	L	20	Gibt eine Buchungsbestätigung, eine Begrüßung und den Namen aus der hrcc1dnperso01 Linksbündig, auf 20 Zeichen begrenztaus. Beachtet werden sollte, dass die richtige Anzahl der Leerzeichen hinter der Begrüßung stehen um einen Zeilenumbruch zu erwirken. Die ilen beeinflusst die Antwort nicht!
R40	info1,info2,info3	R	8	Gibt zunächst ein "R40" und anschließend jeweils auf 8 Stellen fixiert, rechtsbündig die Felder info_1, info_2 und info_3 aus der hrcc1dnbalan01 aus.
R1Guten Tag,Saldo:	name,info_1	L	20	Ausgegeben wird zunächst "R1Guten Tag", dann 20 stellig, linksbündig der Name, der Text "Saldo: " und zuletzt wiederum das Feld info_1 aus der hrcc1dnbalan01. Zu beachten ist auch hier wieder die richtige Anzahl der Leerzeichen in der antwort Spalte, damit die Texte insgesamt richtig auf dem Terminal eingerückt sind.
R40	info1,info2,info3;info4,info5,info6	R	8	Bei auf saldo gesetztem anhang_flag wird ein Integer im Buchungsanhang erwartet. Dieser bestimmt, welches der Durch Semikolon getrennten Felder gewählt wird. Ist der Integer größer als die Anzahl der Felder, so wird jeweil das letzte Feld gewählt. In diesem Beispiel würde beim Wert 2 das einzige verfügbare Feld bei Antwort, und das zweite (also info4-6) verwendet werden.

Dynamischer Buchungsfehler

satza	db	ppc	pps	ppe
BT	60	BT	BT	@	Prüft in den letzten 60 Sekunden bei einer BT gegen sich selbst und löst somit eine schlichte Doppelbuchungssperre aus
B1	36000	B1	B[12]	@	Prüft in den letzten 10 Stunden B1 Buchung gegen alle B1 und B2 Buchungen. Dies ist eine Plausibilitätsprüfung. Ist die letzte Buchung B1 dann wird wiederum eine Doppelbuchungssperre ausgelöst.
A1	36000	!B1	B[123]	B1	Prüft ob die letzte Buchung aus B1, B2 und B3 nicht B1 ist und verweist anschließend auf B1. Dies ist eine Ersatzbuchung, welche an einem Drehkreuzeingang geprüft werden könnte.
A1	36000	B[23]	B[123]	B1	Gleiche Prüfung wie im Beispiel zuvor nur ohne Negierung.
A1	36000,36000	BS,!B1	B[ES123],B[123]	BE,B1	Zunächst wird BS (Pausenstart) gegen BS, BE (Pausenende), B1, B2 und B3 geprüft. Wurde zuletzt ein Pausenstart gebucht, wird nun auf ein Pausenende verwiesen. Anschließend wird nochmal geprüft ob eine andere Abwesenheit, wie im Beispiel zuvor, vorliegt. Sollte dies der Fall sein, wird auf B1 verwiesen. Trifft alles nicht zu, bleibt es bei einer A1 Buchung. Wichtig: Das Feld db muss zwei Werte enthalten, ansonsten werden die anderen Felder in ppc, pps und ppe nicht geprüft.
A1	84000	![AB][023]		X	Eine A1 Buchung darf nur erfolgen, wenn vorab eine A0, A2, A3, B0, B2, B3 Buchung erfolgt ist. Wenn dies nicht der Fall ist, wird auf den Fehler X verwiesen.

Statuswechsel-Buchung dynamische Antwort

Wenn anhand der Buchungsreihenfolge automatisch entschieden werden soll, ob die Antwort für eine Kommen- oder Gehen-Buchung ausgegeben wird, prüft die Funktion die letzte gültige Buchung der Person und leitet daraus die nächste erwartete Buchungsart ab.

Hierfür müssen die entsprechenden Werte in der Tabelle funktion_texte entsprechend konfiguriert werden.

satza	sapsatza	antwort	info	ilen	statv
BT	P01	R1	statv, name	20	Guten Tag , Auf Wiedersehen

Statuswechsel-Buchung P10/P20 im Wechsel

Wenn anhand der Buchungsreihenfolge automatisch entschieden werden soll, ob ein P10 oder ein P20 übermittelt werden soll, prüft die Funktion die letzte gültige Buchung der Person und leitet daraus die nächste erwartete Buchungsart ab.

Hierfür müssen die entsprechenden Werte in der Tabelle funktion_texte entsprechend konfiguriert werden.

Bei SNN gibt NN die Anzahl der Stunden bis zum Reset an. Hierbei wird dann auch je eine P10 oder P20 Buchung an SAP übermittelt.

satza	sapsatza	antwort	info	ilen	statv
BT	SNN	R1	statv, name	20	Guten Tag , Auf Wiedersehen

Einstellungen

Benutzer

Über den Menüpunkt Benutzer verwalten Sie die Benutzer von JaniWeb. Mithilfe von Rollen weisen Sie den Benutzern Berechtigungen zu.

Liste der Benutzer

Die Liste enthält die bereits angelegten Benutzer.

Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.
Nutzen Sie das entsprechende Papierkorb-Symbol, um einen Benutzer zu entfernen.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um einen neuen Benutzer anzulegen.
Geben Sie einen Benutzernamen ein.
(Optional) Wählen Sie LDAP-Benutzer, wenn der Benutzer aus einem Active Directory kommt. Geben Sie anschließend den Benutzernamen (Distinguished Name) ein, und drücken Sie auf LDAP-Benutzer finden.
Geben Sie ein sicheres Passwort und eine E-Mail-Adresse ein, für den Fall, dass das Passwort vergessen wurde.
Drücken Sie auf Speichern.

Bereich Details

Legen Sie hier weitere Details für den Benutzer fest.

Sprache: (Optional) Wählen Sie hier aus, in welcher Sprache die Bedienoberfläche für den Benutzer angezeigt werden soll. Wenn hier nichts ausgewählt ist, orientiert sich JaniWeb an der Sprache, die im Browser des Benutzers eingestellt ist.
Sitzungsdauer: Legen Sie hier fest, nach welcher Zeit (in Minuten) der Benutzer automatisch abgemeldet wird.
4-Augen-Prinzip: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Benutzer sich nicht allein anmelden darf. Wählen Sie einen zweiten Benutzer aus, der sich mit dem Benutzer zusammen anmelden muss.
Benutzer sperren: Wenn Benutzer ihr Passwort zu oft falsch eingegeben haben, werden sie automatisch gesperrt. Um einen gesperrten Benutzer zu entsperren, deaktivieren Sie diese Option.
Passwort ändern: Drücken Sie auf diese Schaltfläche, um dem Benutzer ein neues Passwort zuzuweisen.

Ein Active Directory kann auch für die Anmeldung von Mitarbeitern verwendet werden. Für die Anmeldung von Mitarbeitern ist es nicht erforderlich, jeden einzelnen Benutzer manuell anzulegen. Dies ist nur für die Anmeldung von Administratoren notwendig.

Listen der Rollen

Rollen dienen dazu, dem Benutzer Berechtigungen für JaniWeb zuzuweisen. Ziehen Sie eine oder mehrere Rollen aus der rechten Liste Alle Rollen in die linke Liste Zugewiesene Rollen. Rollen definieren Sie im Menüpunkt Einstellungen > Rollen.

TIPPS

Indem Sie einen Standort zuweisen, können Sie festlegen, welche Konfiguration für die Anzeige der Felder in den Menüs Personen oder Besucher verwendet werden soll.

Einstellungen

Rollen

Über den Menüpunkt Rollen legen Sie die Berechtigungen fest, die Benutzern über Rollen zugewiesen werden können. Dabei wird unterschieden zwischen Berechtigungen für die einzelnen Menüs und Berechtigungen für die Daten.

Liste der Rollen

Die Liste enthält die bereits angelegten Rollen.

Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.
Nutzen Sie das entsprechende Papierkorb-Symbol, um eine Rolle zu entfernen.

Achtung: Auch Rollen, die Benutzern zugeordnet sind, können entfernt werden. Diese Benutzer haben dann keine Berechtigungen aus der entsprechenden Rolle mehr.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um eine neue Rolle anzulegen.
Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.
Wenn die Rolle Berechtigungen für die Anmeldung von Mitarbeitern beeinflussen soll, aktivieren Sie die Option Mitarbeiterrolle.
Drücken Sie auf Speichern.

Detailbereich

Legen Sie hier weitere Details und die Berechtigungen für die Rolle fest.

LDAP-Gruppen zeigen: Wählen Sie diese Option, wenn die Rolle Berechtigungen für LDAP-Benutzer abbilden soll. Fügen Sie anschließend die entsprechenden LDAP-Gruppe(n) mithilfe des Plus-Symbols hinzu. Geben Sie den vollständigen Distinguished Name (DN) an.
Emails: Fügen Sie E-Mail-Adressen für Benutzer hinzu, die ebenfalls die Admin-Anmeldung über SSO verwenden sollen.
Mitarbeiterrolle: Eine Mitarbeiterrolle hat weniger Berechtigungen als andere Rollen. Personen mit dieser Rolle können beispielsweise keine Geräte anlegen oder ändern und haben keinen Zugriff auf Einstellungen. Eine Mitarbeiterrolle wird automatisch den Personen zugewiesen, die auf der Registerkarte Daten unter Mitarbeitergruppen zugewiesen und in der Spalte Berechtigungen aktiviert sind. Es ist möglich, unterschiedliche Mitarbeiterrollen für Teilbereiche der Mitarbeiter zu erstellen, um unterschiedliche Funktionen freizuschalten.

Registerkarte Funktionen

Hier legen Sie die Berechtigungen für den Zugriff auf das Menü fest.

Wählen Sie in der abgebildeten Menüstruktur die Menüpunkte aus, für die Sie eine Berechtigung vergeben wollen.
Wenn Menüpunkte das Ändern von Daten ermöglichen, erscheint ein gleichnamiges Kontrollkästchen. Wählen Sie diese Option, wenn die Rolle das Ändern dieser Daten erlauben soll.

Registerkarte Daten

Hier legen Sie die Berechtigungen für den Zugriff auf Daten fest, unterteilt nach Zugehörigkeit der Daten. Die übergeordnete Berechtigung wird immer über den Mandanten der Daten gewährleistet. Wenn diese Berechtigung für den Mandanten fehlt, sind die Daten schreibgeschützt, auch wenn für die untergeordneten Daten eine Berechtigung vergeben wurde.

Wählen Sie in der Spalte Art der Berechtigung ein Element aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Berechtigung für alle Elemente, für die Sie eine Berechtigung vergeben wollen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Ändern, wenn die Rolle das Ändern dieser Daten erlauben soll.
Mithilfe von Mitarbeitergruppen schränken Sie die Berechtigung zur Anzeige von Personalstammsätzen ein. Es erscheinen nur die Personalstammsätze der Personengruppen, die in der Spalte Berechtigungen aktiviert sind.

TIPPS

Wenn eine Rolle die Berechtigung für alle neu angelegten Daten eines Typs erhalten soll, aktivieren Sie das Element Alle neuen [Datentyp].

Einstellungen

Verwaltungseinheiten

Über diesen Menüpunkt können Sie die Verwaltungseinheiten erstellen. Verwaltungseinheiten ermöglichen es, Objekte nach ihrer Zugehörigkeit zusammenzufassen, um Berechtigungen für mehrere Objekte gleichzeitig vergeben zu können.

Liste der Verwaltungseinheiten

Die Liste enthält die bereits angelegten Verwaltungseinheiten. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um eine neue Verwaltungseinheit zu erstellen. Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung und weitere Informationen ein, und drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Details

Mithilfe der Listen im unteren Bereich legen Sie fest, welche Objekttypen die Verwaltungseinheit enthalten kann.

Ziehen Sie die gewünschten Elemente aus der rechten Liste Verfügbar in die linke Liste Ausgewählt.
Drücken Sie auf Speichern, um zu bestätigen.

Registerkarte Objekte

Hier erscheinen die mit der Verwaltungseinheit verknüpften Objekte.

TIPPS

Verwaltungseinheiten können hierarchisch aufgebaut sein. Sie können also eine Verwaltungseinheit einer anderen Verwaltungseinheit unterordnen. Wählen Sie dazu in den Details die übergeordnete Verwaltungseinheit aus.

Legen Sie beispielsweise zunächst eine übergeordnete Verwaltungseinheit für das gesamte Werk an. Erstellen Sie anschließend untergeordnete Verwaltungseinheiten für Teilbereiche des Werks. Sobald Sie nun eine Berechtigung für eine übergeordnete Verwaltungseinheit vergeben, sind die Objekte der untergeordneten Verwaltungseinheiten mit eingeschlossen.

Einstellungen

Jobs

Über den Menüpunkt Jobs können Sie Aktionen (Cron-Jobs) verwalten, die JaniWeb in bestimmten Intervallen automatisch im Hintergrund ausführt.

Registerkarte Definition

Die Liste enthält alle bereits erstellten Jobs. Doppelklicken Sie auf einen Eintrag, um die Definition des Jobs zu ändern.

Schaltfläche Neuer Job

Drücken Sie auf Job anlegen, um eine neuen Job zu erstellen. Geben Sie im Feld Klasse ein, welche Funktion aufgerufen werden soll. Geben Sie im Feld Zeitsteuerung an, wann die Aufgabe ausgeführt werden soll. Einzelheiten dazu finden Sie weiter unten im Abschnitt Format der Zeitsteuerung.

Schaltfläche Scheduler starten

Nachdem Sie einen bestehenden Job geändert oder einen neuen Job erstellt haben, muss der Scheduler neugestartet werden. Drücken Sie dazu auf Scheduler starten.

Registerkarte Protokoll

Hier können Sie eine Liste der ausgeführten Jobs anzeigen.

Geben Sie einen Startzeitpunkt ein.
(Optional) Geben Sie einen Endzeitpunkt (Bis) ein.
(Optional) Wählen Sie einen Status aus, um die Liste einzuschränken.
Drücken Sie auf Anzeigen.

Jobs im Überblick

Job	Beschreibung
de.drakos.dbimport.scheduler.SAPRefreshJob	Import Stammdaten
de.drakos.dbimport.scheduler.AutomaticReportJob	Versenden automatischer Reports
de.drakos.dbimport.scheduler.LicenseUsageCheckerJob	Prüfung Lizenznutzung
de.drakos.dbimport.scheduler.InactivePersonFinderJob	Prüfung inaktive Personalstammsätze
de.drakos.dbimport.scheduler.PersonConsolidationJob	Konsolidierung Personalstammimport
de.drakos.dbimport.scheduler.BaseSupplyJob	Stammdatenberechnung Grundversorgung
de.drakos.dbimport.scheduler.LicenseHeartbeatJob	Heartbeat für Pay-Per-Use-Lizenz
de.drakos.dbimport.scheduler.FTPMasterRecordJob	Dormakaba-Stammdatenversand
de.drakos.dbimport.scheduler.PegasysAccessRightsCheckerJob	Prüfung Pegasys-Berechtigungen
de.drakos.dbimport.scheduler.BookingFileJob	Export Buchungsdaten
de.drakos.dbimport.scheduler.SessionInactivityCheckJob	Session-Prüfung
de.drakos.dbimport.scheduler.DeletedBookingsFileJob	Export gelöschte Buchungen
de.drakos.dbimport.scheduler.AbsenceMailReminderJob	Erinnerung Abwesenheiten Workflow
de.drakos.dbimport.scheduler.DeleteOldCEEJobRecordsJob	Bereinigung CCEEJobExecutionProtocol
de.drakos.dbimport.scheduler.QualificationJob	Prüfung Berechtigung anhand Qualifikationen
de.drakos.dbimport.scheduler.DBBackupJob	Datenbanksicherung
de.drakos.dbimport.scheduler.ChronBookingJob	Archivierung Buchungsdaten
de.drakos.dbimport.scheduler.NEDAPBookingsJob	NEDAP Buchungen
de.drakos.dbimport.scheduler.DataProtectionLogicJob	Prüfung Datenschutz
de.drakos.dbimport.scheduler.AbsenceRejectedByLeadingSystemJob	Versendet E-Mails, um über Abwesenheiten zu informieren, die vom führenden System abgelehnt wurden.
de.drakos.dbimport.scheduler.InvalidQuizJob	Versendet E-Mails, um über ein Quiz zu informieren, das bald inaktiv wird.
de.drakos.dbimport.scheduler.AutomaticVisitStatusJob	Legt den Status für Besuche gemäß den von Besuchern an Geräten vorgenommenen Buchungen fest.
de.drakos.dbimport.scheduler.AbsenceAutomaticApprovalJob	Genehmigt Abwesenheiten nach einer Frist automatisch.

Format der Zeitsteuerung

JaniWeb nutzt die Quartz-Cron-Syntax, um komplexe Zeitpläne für Jobs zu definieren. Diese erweiterte Version der klassischen Cron-Syntax umfasst sechs oder sieben Felder:

Aufbau der Quartz-Cron-Syntax

S M H DoM MoY DoW [Y]

Sekunde (S): 0-59
Minute (M): 0-59
Stunde (H): 0-23
Tag des Monats (DoM): 1-31
Monat (MoY): 1-12 oder Abkürzungen wie JAN, FEB
Tag der Woche (DoW): 1-7 (oder SUN, MON, ...)
Jahr (Y) (optional): 1970-2099

Sonderzeichen

*: Beliebiger Wert
,: Liste von Werten (z. B. MON,WED,FRI)
-: Bereich (z. B. 1-5)
/: Schrittweite (z. B. 0/5 für alle 5 Einheiten)
?: Beliebiger Wert, der in Konfliktfeldern ignoriert wird (nur für DoM und DoW).

Beispiele

Täglich um Mitternacht:
```
0 0 0 * * ?
```
Montags um 9:00 Uhr:
```
0 0 9 ? * MON
```
Alle 5 Minuten:
```
0 0/5 * * * ?
```
Am ersten Tag jedes Monats um 12:30 Uhr:
```
0 30 12 1 * ?
```
Alle 15 Sekunden:
```
0/15 * * * * ?
```

Wichtige Unterschiede zum klassischen Cron-Format

Das Feld Sekunde ist zusätzlich vorhanden.
? ersetzt * in Feldern mit Konflikten zwischen DoM und DoW.
Unterstützt detailliertere Zeitpläne durch die Möglichkeit, Schritte und Listen zu kombinieren.

Einstellungen

Standorte

Über den Menüpunkt Standorte können Sie verschiedene Standorte innerhalb von JaniWeb verwalten.

Liste der Standorte

Die Liste enthält alle bereits angelegten Standorte. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um einen neuen Standort anzulegen. Geben Sie eine Bezeichnung, ein Land und einen Standort (Ortsangabe) ein, und drücken Sie auf Speichern.

Um einen Standort zu löschen, nutzen Sie das Papierkorb-Symbol des entsprechenden Eintrags.

TIPPS

Standorte sind zum Beispiel hilfreich, um unterschiedliche Konfigurationen für die angezeigten Felder in den Menüpunkten Personen oder Besucher zu erstellen. Zudem lassen sich über Standorte unterschiedliche Konfigurationen für die Besucherselbstregistrierung definieren.

Welche Besuche im Menüpunkt Besuche sichtbar sind, können Sie über die Berechtigungen für die verschiedenen Standorte im Menü Rollen festlegen. Es werden nur die Besuche für den Standort angezeigt, für den der jeweilige Benutzer berechtigt ist.

Einstellungen

Feiertage

Über diesen Menüpunkt können Sie gesetzliche und individuelle Feiertage verwalten.

Feiertagskalender

Feiertag bearbeiten

Doppelklicken Sie auf den Feiertag, den Sie ändern wollen.

Drücken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Drücken Sie auf Löschen, um den Feiertag zu entfernen.

Neuen Feiertag erstellen

Rechtsklicken Sie auf den entsprechenden Tag, und wählen Sie Neuer Feiertag.
Geben Sie die Bezeichnung des Feiertags ein.
Wählen Sie den Feiertagskalender für den Feiertag.
Wählen Sie eine Feiertagsklasse um festzulegen, ob an diesem Feiertag Zeitmodelle gelten sollen.
Drücken Sie auf Speichern.

TIPPS

Nutzen Sie das Filter-Symbol links oben im Kalender, um die Ansicht auf bestimmte Feiertagskalender einzuschränken.

Einstellungen

Workflow

Über den Menüpunkt Workflow können Sie Genehmigungsverläufe verwalten, um beispielsweise Urlaubsanträge zu verarbeiten oder die Vergabe von Berechtigungen abzusichern.

Liste der Workflows

Die Liste enthält alle bereits angelegten Workflows. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um einen neuen Workflow anzulegen. Geben Sie eine Bezeichnung, einen Gültigkeitszeitraum und einen Mandanten ein, und drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Details

Im Bereich Genehmigung legen Sie fest, welche Personen einen für diesen Workflow erstellten Antrag genehmigen dürfen.

Wählen Sie einen Entscheider aus. Drücken Sie auf das Plus-Symbol, um weitere Entscheider hinzuzufügen.
Reihenfolge: Wenn es mehrere Entscheider gibt, legen Sie hiermit fest, in welcher Reihenfolge der Antrag genehmigt werden muss. Geben Sie jeweils eine Ziffer ein. Wenn für zwei Entscheider die gleiche Ziffer eingetragen ist, müssen beide genehmigen, damit der Antrag in den nächsten Schritt des Workflows gelangt.

Registerkarte Objekte

Hier legen Sie fest, wodurch der Workflow ausgelöst wird.

Liste Objekttyp

Wählen Sie Abwesenheit, um den Workflow durch Urlaubsanträge, Home-Office-Zeiten oder ähnliches auszulösen.
- Wählen Sie, ob Abwesenheitszeiten in der Vergangenheit und/oder in der Zukunft berücksichtigt werden sollen.
Wählen Sie Buchung, wenn der Workflow durch das manuelle Erstellen von Buchungen ausgelöst werden soll.
- Wählen Sie, ob Buchungszeiten in der Vergangenheit und/oder in der Zukunft berücksichtigt werden sollen.
Wählen Sie Berechtigungen, wenn der Workflow bei der Vergabe von Berechtigungen für bestimmte Geräte oder Gerätegruppen ausgelöst werden soll.
- Wählen Sie das Gerät und/oder die Gerätegruppen aus, für die der Workflow gelten soll. Drücken Sie auf das Plus-Symbol, um weitere Geräte beziehungsweise Gerätegruppen hinzuzufügen.
- (Optional) Legen Sie unter Personenkreis fest, welche Personen den Workflow auslösen, wenn sie versuchen, Berechtigungen für die angegebenen Geräte oder Gerätegruppen zu vergeben.

Informationen zur Bearbeitung der Workflow-Anträge finden Sie im Abschnitt Workflow.

Den jeweiligen Workflow für einzelne Abwesenheitsarten können Sie alternativ auch im Modul Zeiterfassung > Einstellungen > Registerkarte Abwesenheit festlegen.

TIPPS

Unter den Auswertungen finden Sie einen entsprechenden Report für Workflows, mit dem Sie alle Genehmigungen nachvollziehen können.

Einstellungen

Quiz

Über den Menüpunkt Quiz verwalten Sie die Quiz in ihrem System. Hier können Sie neue Quiz anlegen oder Details vorhandener Quiz ändern.

Liste der Quiz

Die Liste enthält die bereits angelegten Quiz. Wählen Sie ein Quiz aus, um Details anzuzeigen.

Die Liste bietet folgende Möglichkeiten:

Filtern nach Mandant, Standort und Status: Drücken Sie auf das Filter-Symbol. Wählen Sie aus, für welche Mandanten, Standort oder für welchen Status (Aktiv, Aktiv in der Zukunft, Inaktiv) Quiz angezeigt werden sollen. Änderungen sind sofort sichtbar.
Suchen in Spalten: Geben Sie Text beziehungsweise Ziffern in das Suchfeld (Lupensymbol) einer Spalte ein, um nach Namen oder Status zu suchen. Die Eingaben wirken sich sofort aus: Die Liste zeigt nur noch Treffer an.

Schaltfläche Neu

Drücken Sie auf Neu, um ein neues Quiz anzulegen. Geben Sie die erforderlichen Informationen zum Quiz auf der Registerkarte Allgemeine ein, und drücken Sie auf Speichern.

Registerkarte Allgemein

Hier hinterlegen und bearbeiten Sie Daten wie Name, Mandant und Gültigkeit für das Quiz.

Über das Feld Bestehensquote (%) geben Sie an, wie viel Prozent der Fragen richtig beantwortet sein müssen, damit das Quiz als bestanden gilt.

Das Feld Versuche gibt an, wie oft das Quiz bei einem Fehlversuch wiederholt werden darf.

Das Feld Gültigkeit (Tage) legt fest, wie lange das Quiz nach Bestehen gültig bleibt.

Im Bereich Positives Ergebnis Empfänger können Sie E-Mail-Adressen hinterlegen, die beim Bestehen des Quiz automatisch benachrichtigt werden.

Im Bereich Negatives Ergebnis Empfänger hinterlegen Sie E-Mail-Adressen, die bei einem nicht bestandenen Versuch informiert werden.

Im Bereich Ablauf Empfänger können Sie E-Mail-Adressen definieren, die vor Ablauf der Quiz-Gültigkeit benachrichtigt werden.
Das Feld X Tage vor bestimmt dabei, wie viele Tage vor Ablauf die E-Mail versendet wird.

Registerkarte Prozess

Mit einem Quiz haben Sie die Möglichkeit Schulungen, wie zum Beispiel eine Sicherheitsunterweisung, zu erstellen. Diese können zum Beispiel bei der Voranmeldung für Besucher eingebunden werden. Auf dieser Registerkarte legen Sie mithilfe von Folien den Ablauf einer solchen Schulung fest.

Folie einfügen: Ziehen Sie die erforderlichen Module in der gewünschten Reihenfolge in den Bereich des jeweiligen Standorts oder drücken Sie auf die Schaltfläche mit dem +, um im Folgenden Dialog die entsprechende Folie auszuwählen.
Folien umsortieren: Ziehen Sie die Folien an die gewünschte Stelle.
Folien bearbeiten: Nutzen Sie das Bearbeiten-Symbol, um Details für die jeweilige Folie festzulegen.
Folien entfernen: Nutzen Sie das Papierkorb-Symbol, um eine Folie aus dem Ablauf zu entfernen.

Die Folien im Überblick

Einleitungsfolie

Titel und Text festlegen:
Geben Sie einen Titel und eine Text ein, die auf der Folie angezeigt werden.
Nutzen Sie die Schaltfläche Übersetzen, um Titel und Text in den gewünschten Sprachen einzugeben.
Bild einfügen:
- Über die Schaltfläche Bild hochladen können Sie ein Bild hinzufügen, das auf der Folie erscheint.

Speichern Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche Speichern.

Vorbereitungsfolie

Die Vorbereitungsfolien sollen dazu dienen, das Wissen zu vermitteln, welches im Anschluss durch die Fragen und Antworten Folien abgefragt wird.

Titel und Text festlegen:
Geben Sie einen Titel und eine Text ein, die auf der Folie angezeigt werden.
Nutzen Sie die Schaltfläche Übersetzen, um Titel und Text in den gewünschten Sprachen einzugeben.
Bild oder Video einfügen:
- Über die Schaltfläche Bild hochladen können Sie ein Bild hinzufügen, das auf der Folie erscheint.
- Alternativ können Sie ein YouTube-Video einbinden: Klicken Sie auf Link setzen und tragen Sie den YouTube-Link im jeweiligen Sprachfeld ein.

Speichern Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche Speichern.

Fragen und Antworten

Über diese Folie definieren Sie eine Frage mit den dazugehörigen Antwortmöglichkeiten.

Titel und Frage festlegen:
Geben Sie einen Titel und eine Frage ein, die auf der Folie angezeigt werden.
Nutzen Sie die Schaltfläche Übersetzen, um Titel und Frage in den gewünschten Sprachen einzugeben.
Bild oder Video einfügen:
- Über die Schaltfläche Bild hochladen können Sie ein Bild hinzufügen, das auf der Folie erscheint.
- Alternativ können Sie ein YouTube-Video einbinden: Klicken Sie auf Link setzen und tragen Sie den YouTube-Link im jeweiligen Sprachfeld ein.
Antworten definieren:
- Legen Sie die Antwortmöglichkeiten fest, aus denen die Nutzer auswählen sollen.
- Markieren Sie in der Spalte Korrekt, welche Antwort(en) richtig sind. Mehrfachauswahl ist möglich.
- Mit Hinzufügen fügen Sie weitere Antwortmöglichkeiten hinzu.
- Mit dem Mülleimer-Symbol löschen Sie einzelne Antworten.
- Jede Antwort kann als Text, Bild oder als Kombination aus beidem gestaltet werden.
  → Bilder fügen Sie mit Bild hinzufügen ein, Texte mit Übersetzen.
Darstellungsoptionen:
- Zufällige Reihenfolge Antworten: Die Antwortmöglichkeiten werden bei jedem Aufruf des Quiz zufällig sortiert.
- Horizontale Anordnung: Legt fest, ob die Antworten horizontal oder vertikal dargestellt werden.

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Endfolie

Titel und Text festlegen:
Geben Sie einen Titel und eine Text ein, die auf der Folie angezeigt werden.
Nutzen Sie die Schaltfläche Übersetzen, um Titel und Text in den gewünschten Sprachen einzugeben.
Bild einfügen:
- Über die Schaltfläche Bild hochladen können Sie ein Bild hinzufügen, das auf der Folie erscheint.

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Anleitungen

Besuche anlegen

An der Applikation anmelden

$Bildschirmfoto 2025-10-07 um 08.15.05.jpg$
Im Menü zum Punkt Voranmeldung navigieren
Felder ausfüllen und mit Speichern bestätigen
1. Sollte der Besucher noch nicht im System vorhanden sein, so kann dieser über die Schaltfläche Neuer Besucher angelegt werden
Der Besuch erscheint nun unter dem Menüpunkt Besuche unterhalb der Sektion Kommend
1. hier kann nun ein über die Schaltfläche Ausweis ausgeben ausgegeben werden
2. oder der Besuch über die Schaltfläche Person angekommen als anwesend markiert werden
Der Besuch erscheint nun in der Sektion Anwesend
Über die Schaltfläche Person gegangen, kann der Besucher abgemeldet werden
Solange der Besuchszeitraum noch nicht abgelaufen ist, erscheint der Besuch unterhalb der Sektion Aktiv

Anleitungen

Abwesenheiten erstellen

An der Applikation anmelden

$Bildschirmfoto 2025-10-07 um 08.15.05.jpg$
Im Menü zum Punkt Teamkalender navigieren
Rechtsklick in das Feld für das gewünschte Datum der Abwesenheit > Neue Abwesenheit erstellen wählen
Daten für Von und Bis eingeben. Ggf. Kommentar für Vorgesetzten setzen. Mit Speichern bestätigen.
Legende farbliche Darstellung Abwesenheiten
Im Menü Workflow finden Sie zurückliegende Abwesenheitsanträge und deren Status
Über die Schaltfläche Erinnerung können Sie ihrem Vorgesetzten eine Erinnerung zur Bearbeitung ihres Abwesenheitsantrags schicken.

Anleitungen

Buchungen über das Webterminal erfassen

An der Applikation anmelden

$Bildschirmfoto 2025-10-07 um 08.15.05.jpg$
Im Menü zum Punkt Webterminal navigieren
Gewünschte Buchung über Druck auf entsprechende Schaltfläche absetzen
Buchungen können über das Menü Buchungsübersicht eingesehen werden

Anleitungen

Buchungen über die Buchungsübersicht nachtragen

An der Applikation anmelden

$Bildschirmfoto 2025-10-07 um 08.15.05.jpg$
Im Menü zum Punkt Buchungsübersicht navigieren
Doppelklick auf die Zeile des Tags, für den die Buchung nachgetragen werden soll
Nun im Feld Zeit die gewünschte Uhrzeit und im Feld Buchungsart die gewünschte Buchungsart auswählen (z.B. Kommen oder Gehen) und mit der Schaltfläche Speichern bestätigen
Sollte ein Workflow für das Nachtragen von Buchungen eingerichtet sein, so muss der/die Vorgesetzte den Antrag bestätigen

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