Einstellungen
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Generelle Einstellungen
Im Feld Webterminal können Sie ein Gerät wählen, welches als Webterminal fungieren soll. Erzeugt eine Person eine Buchung über das Menü Webterminal, so wird diese Buchung mit diesem Gerät erzeugt.
Das Feld Gerät Buchungsübersicht definiert das Gerät, welches für Buchungen verwendet wird, welche über das Menü Buchungsübersicht erstellt werden (z.B. es wird eine Buchung nachgetragen).
Das Feld Zeitraum (Minuten) definiert die Zeitspanne in der Buchungspaare aus an-/abwesend Buchungen betrachtet werden, um Arbeitszeiten zu berechnen.
Das Feld Urlaub letztes Jahr definiert das Datenbankfeld, welches den Urlaubsanspruch beinhaltet, welcher für das aktuelle Jahr aus dem letzten Jahr übertragen wurde.
Das Feld Resturlaub definiert das Datenbankfeld, welches den kompletten Urlaubsanspruch beinhaltet. Der Urlaub für das aktuelle Jahr ergibt sich aus der Berechnung Urlaub aktuelles Jahr = Resturlaub - Urlaub letztes Jahr - Urlaub nächstes Jahr.
Das Feld Urlaub nächstes Jahr definiert das Datenbankfeld, welches den Urlaubsanspruch für das kommende Jahr beinhaltet.
Das Feld Feiertage ignorieren definiert die Feiertagsklassen (mit Komma getrennt), welche nicht im Menü Teamkalender angezeigt werden und somit auch nicht für die Urlaubsberechnung herangezogen werden.
Das Feld Nächstes Jahr sichtbar ab (MM-tt) definiert den Tag im aktuellen Jahr, ab dem der Teamkalender für das nächste Jahr sichtbar ist.
Das Feld Nächstes Jahr sichtbar bis (MM-tt) definiert den Tag im nächsten Jahr bis zu dem der Teamkalender für das nächste Jahr sichtbar ist.
Das Feld Urlaub letztes Jahr bis (MM-tt) definiert den Tag im aktuellen Jahr, bis zu dem der Urlaubsanspruch aus dem letzten Jahr genommen werden kann.
Das Feld Urlaub nächstes Jahr ab (MM-tt) definiert den Tag, ab dem im aktuellen Jahr Urlaub für das nächste Jahr geplant werden kann.
Das Feld Tage bis Erinnerung gibt den Zeitraum (in Tagen) an, nachdem automatisch eine Erinnerungsmail an den Vorgesetzten geschickt wird, wenn dieser nicht auf einen Abwesenheitsantrag reagiert hat.
Bei aktivierter Option Teammitglieder im Teamkalender anzeigen, werden Teammitglieder im Menü Teamkalender angezeigt.
Bei aktivierter Option Abwesenheiten am Wochenende anzeigen, werden Abwesenheiten auch am Wochenende dargestellt (das gilt ebenfalls für die Urlaubsberechnung).
Bei aktivierter Option Info Vorgesetzter neue Buchung, wird der Vorgesetzte informiert, wenn ein Mitarbeiter eine Buchung über das Menü Buchungsübersicht nachträgt.
Bei aktivierter Option Anzeige Zeitnachweis Mitarbeiter, kann der Vorgesetzte die Zeitnachweise (Zeitnachweise aus dem SAP) seiner Mitarbeiter einsehen.
Die Sektion Definiere das Kürzel für Feiertage setzt die Kürzel welche im Menü Teamkalender für Feiertage angezeigt werden.
Die Sektion Abwesenheiten/Buchungen erzeugen definiert, ob Buchungen bzw. Abwesenheiten über das Menü Buchungsübersicht erstellt werden können.
Über das Feld Teamkalender Zusatzinfo kann ein Feld definiert werden, welches neben dem Namen der Person im Menü Teamkalender mit angezeigt wird.
Über das Feld Einschränkung Teamkalender kann ein Datenbankfeld definiert werden mit dem ein Team (ein Team definiert sich über alle Personen mit dem gleichen Vorgesetzten) zusätzlich eingeschränkt werden kann.
Über das Feld Serie möglich bis, kann eingeschränkt werden, bis zu welchem Datum eine Serie genommen werden kann.
Verfügbare Aktionen in Buchungsübersicht definieren
In dieser Sektion wird definiert welche Personen Buchungen im Menü Buchungsübersicht erstellen, ändern oder löschen können. Personen werden unterschieden nach:
- Person: Mitarbeiter über den Mitarbeiter-Login
- Benutzer: Admin-Benutzer über den Admin-Login
- Vorgesetzte: Mitarbeiter, welche Vorgesetzte sind, über den Mitarbeiter-Login
Sichtbare Felder
In dieser Sektion kann definiert werden, welche zusätzlichen Informationen (z.B. Salden) in den verschiedenen Menüs mit angezeigt werden sollen. Über die Felder Wert > Limit, Farbe (Wert > Limit) und Wert < Limit, Farbe (Wert < Limit) können diese Werte, wenn diese oberhalb oder unterhalb eines Limits liegen, besonders farblich gekennzeichnet werden.
Webterminal
Über den Reiter Webterminal, lassen sich die Buchungs-Buttons definieren, welche im Menü Webterminal angezeigt werden. Wählen Sie hierfür zunächst Die Buchungsart aus. Verknüpfen Sie nun ein Symbol welches für die Buchung angezeigt werden sollen und definieren Sie, ob der Button sichtbar sein soll. Abschließend definieren Sie ob es sich bei der Buchung um eine Buchung handelt welche die Person als anwesend oder abwesend markiert (dies ist insbesondere für die Berechnung der Arbeitszeit im Menü Buchungsübersicht wichtig).
Buchungsliste Gerät
Auf Geräten des Herstellers Dormakaba ist es möglich, dass sich Personen über eine Buchung eine Liste der ihrer letzten Buchungen ausgeben lassen. In diesem Reiter wird die Darstellung dieser Liste definiert. Im Feld Tage in Vergangenheit definieren Sie über welchen Zeitraum die Buchungen angezeigt werden sollen. Im Feld Timeout definieren Sie nach wie vielen Sekunden die Liste automatisch verschwinden soll, dies ist hinsichtlich des Datenschutzes relevant. Aktivieren Sie die Option Dunkle Ansicht, so wird die Buchungsliste in einer dunklen Darstellung angezeigt. In der Sektion Sichtbare Spalten für die Buchungsliste definieren, konfigurieren Sie welche Informationen die Liste enthalten soll. In der Sektion Sichtbare Buchungsarten für die Buchungsliste definieren, konfigurieren Sie, welche Buchungen angezeigt werden sollen.
Zeitnachweis
Es ist möglich, dass Zeitnachweise aus einem SAP-System im Menü Zeitnachweis angezeigt werden. Über diese Sektion definieren Sie, ob die Zeitnachweise über die Dateischnittstelle oder die SOAP-Schnittstelle abgerufen werden sollen. Aktivieren Sie die Option SOAP aktivieren, so ist die SOAP-Schnittstelle aktiv und kann über die Felder SOAP URL, SOAP Benutzer und SOAP Passwort konfiguriert werden.
Die Dateischnittstelle wird über die Felder Mandant, Pfad und Dateiendung definiert. Pro Mandant kann ein Pfad konfiguriert werden.
In diesem Reiter können Sie definieren welche Zusatzinformationen in der E-Mail welche bei der Erstellung bzw. Genehmigung/Ablehnung von Abwesenheitsanträgen erzeugt wird.
Abwesenheit
In diesem Reiter können Abwesenheiten konfiguriert werden. Um eine neue Abwesenheit zu erstellen, drücken Sie auf Neu. Setzen Sie nun Namen, Mandant und Gültigkeit.
Über die Felder Tage in Zukunft und Tage in Vergangenheit können Sie definieren wie viele Tage die Abwesenheit in der Zukunft oder in der Vergangenheit erstellt werden kann.
Über das Feld Abwesenheitsart SAP verknüpfen Sie die Abwesenheitsarten aus dem SAP mit der Abwesenheit aus JaniWeb (dies ist wichtig für die Übermittlung der Abwesenheiten an SAP).
Über die Felder Workflowgruppe Vergangenheit und Workflowgruppe Zukunft definieren Sie den Workflow, der für die Abwesenheit gelten soll. Einen Workflow definieren Sie im Menü Workflow.
Vergeben Sie über die Felder Kürzel EN und Kürzel DE ein Kürzel welches im Menü Teamkalender für diese Abwesenheit angezeigt werden soll.
Für eine Kontigentsprüfung bei der Erstellung der Abwesenheit stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
- Keine Prüfung: Es findet keine Kontingentsprüfung bei der Erstellung der Abwesenheit statt.
- Urlaub: Es wird gegen das Urlaubs-Kontingent geprüft.
- Andere: Nun kann über das Feld Kontingent Feld ein Datenbankfeld gewählt werden, gegen dessen Wert bei der Erstellung der Abwesenheit geprüft wird. Über das Feld Einheit kann die Einheit (Tage, Stunden oder Minuten) eingestellt werden, welche dem Wert des Datenbankfeldes entspricht. Des Weiteren kann über das Feld Limit ein Limit eingestellt werden, welches bei der Erstellung der Abwesenheit geprüft wird. Es kann eingestellt werden, ob eine Erstellung der Abwesenheit verhindert werden soll, wenn der Wert des Kontingentes oberhalb oder unterhalb des gesetzten Limits liegt.