Einstellungen

InÜber diesemden MenüMenüpunkt verwaltenEinstellungen nehmen Sie alle für die Zeiterfassung relevanten Einstellungen.Einstellungen vor.

Registerkarte Einstellungen

Bereich Generelle Einstellungen

Im

Feld WebterminalWebterminal: könnenWählen Sie hier ein Gerät wählen,aus, welchesdas als Webterminal fungierendienen soll. ErzeugtWenn eine Person eine Buchung über dasden MenüMenüpunkt Webterminal, soerstellt, wird diese Buchung mit diesemdem hier festgelegten Gerät erzeugt.

Das Feld

Gerät Buchungsübersicht: definiertWählen Sie hier das Gerät,Gerät welchesaus, fürmit dem Buchungen verwendeterzeugt wird,werden, welchedie Benutzer über dasden MenüMenüpunkt Buchungsübersicht erstelltmanuell werdenanlegen (z.B.um es wirdbeispielsweise eine Buchung nachgetragen)nachzutragen).

Das Feld

Zeitraum (Minuten): definiertLegen Sie hier fest, innerhalb welcher Zeitspanne Paare von Kommen/Gehen-Buchungen für die ZeitspanneBerechnung in der Buchungspaare aus an-/abwesend Buchungen betrachtet werden, umvon Arbeitszeiten zuherangezogen berechnen.werden.

Das Feld

Urlaub letztes JahrJahr: definiertWählen Sie hier das Datenbankfeld,Datenbankfeld welchesaus, das den Urlaubsanspruch beinhaltet,enthält, welcherder fürvom vergangenen Jahr in das aktuelle Jahr aus dem letzten Jahr übertragen wurde.

Das Feld

ResturlaubResturlaub: definiertWählen Sie hier das Datenbankfeld,Datenbankfeld welchesaus, das den komplettengesamten Urlaubsanspruch beinhaltet. Der Urlaub für das aktuelle Jahr ergibt sich aus der Berechnung Urlaub aktuelles Jahr = Resturlaub - Urlaub letztesvergangenes Jahr - Urlaub nächstes Jahr.

Das Feld

Urlaub nächstes JahrJahr: definiertWählen Sie hier das Datenbankfeld,Datenbankfeld welchesaus, das den Urlaubsanspruch für das kommende Jahr beinhaltet.enthält.

Das Feld

Feiertage ignorierenignorieren: definiertLegen Sie hier die Feiertagsklassen (mitdurch Komma getrennt), welchefest, die nicht im Menü Teamkalender angezeigt werden sollen und somit auch nicht für die Urlaubsberechnung herangezogen werden.

Das Feld

Nächstes Jahr sichtbar ab (MM-tt): definiertLegen Sie hier den Tag im aktuellen Jahr,fest, ab dem der Teamkalender für das nächste Jahr sichtbar ist.sein

Dassoll.

Feld Nächstes Jahr sichtbar bis (MM-tt): definiertLegen Sie hier den Tag im nächsten Jahrfest, bis zu dem der Teamkalender für das nächste Jahr sichtbar ist.sein

Dassoll.

Feld Urlaub letztes Jahr bis (MM-tt): definiertLegen Sie hier den Tag im aktuellen Jahr,fest, bis zu dem derBeschäftigte UrlaubsanspruchUrlaub aus dem letztenvergangenen Jahr genommennehmen werdenkönnen. kann.

Das Feld

Urlaub nächstes Jahr ab (MM-tt): definiertLegen Sie hier den Tag,Tag fest, ab dem im aktuellen JahrBeschäftigte Urlaub für das nächste Jahr geplantplanen werdenkönnen. kann.

Das Feld

Tage bis ErinnerungErinnerung: gibtGeben denSie Zeitraumhier (indie Tagen)Anzahl an,an Tagen ein, nachdem automatisch eine Erinnerungsmail an den Vorgesetzten geschickt wird, wenn dieser nicht auf einen Abwesenheitsantrag reagiert hat.

Bei aktivierter Option

Teammitglieder im Teamkalender anzeigen,: werdenAktivieren Sie diese Option, wenn Teammitglieder im Menü Teamkalender angezeigt.angezeigt

Beiwerden aktiviertersollen.

Option Abwesenheiten am Wochenende anzeigen,: werdenAktivieren Sie diese Option, wenn Abwesenheiten auch am Wochenende dargestellt (das gilt ebenfallsund für die Urlaubsberechnung).Urlaubsberechnung

Beiherangezogen aktivierterwerden Optionsollen.

Info Vorgesetzter neue BuchungBuchung:, wirdAktivieren derSie Vorgesetztediese informiert,Option, um den Vorgesetzten zu informieren, wenn ein Mitarbeiter eine Buchung über dasden MenüMenüpunkt Buchungsübersicht nachträgt.

Bei aktivierter Option

Anzeige Zeitnachweis Mitarbeiter,: kannAktivieren derSie Vorgesetztediese Option, wenn es dem Vorgesetzten erlaubt sein soll, die Zeitnachweise (Zeitnachweiseeinschließlich Zeitnachweisen aus dem SAP) seiner Mitarbeiter einsehen.einzusehen.

DieTeamkalender SektionZusatzinfo: DefiniereHier können Sie ein Datenbankfeld auswählen, das Kürzel für Feiertage setzt die Kürzel welche im Menü Teamkalender für Feiertage angezeigt werden.

Die Sektion Abwesenheiten/Buchungen erzeugen definiert, ob Buchungen bzw. Abwesenheiten über das Menü Buchungsübersicht erstellt werden können.

Über das FeldMenüpunkt Teamkalender Zusatzinfo kann ein Feld definiert werden, welcheszusätzlich neben dem Namen der Person im Menü Teamkalender mit angezeigt wird.

Über das Feld Einschränkung Teamkalender: kannWählen Sie hier ein Datenbankfeld definiertaus, werden mit demum ein Team zusätzlich einzuschränken (ein Team definiertbesteht sichaus überallen allePersonen, Personendie mitdenselben demVorgesetzten gleichen Vorgesetzten) zusätzlich eingeschränkt werden kann.haben).

Über das Feld Serie möglich bisbis:, kannGeben eingeschränktSie werden,hier bis zu welchemein Datum eineein, Seriewenn genommenSie werdenden kann.Zeitraum einschränken wollen, in dem Mitarbeiter Serien von Abwesenheiten erstellen können.

Über die Optionen Zeitformat wählenwählen: bestimmenLegen Sie hier fest, ob die Zeiten imin Menüder Buchungsübersicht mitin (SS:mm:ss)Stunden:Minuten:Sekunden oder ohnenur (SS:mm)in SekundenStunden:Minuten angezeigt werden.

Bezeichnungen für Buchungs-Schaltflächen anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, um im Menüpunkt Webterminal zusätzlich zu den Buchungs-Schaltflächen auch ihre Bezeichnungen anzuzeigen.

Bereich Kürzel für Feiertage

Legen Sie hier die Kürzel fest, die im Menüpunkt Teamkalender für Feiertage angezeigt werden.

Bereich Zeitbuchungen/Abwesenheiten erzeugen 

Aktivieren Sie die Optionentsprechende Option, wenn es Benutzern erlaubt sein soll, NameBuchungen für Buchungsbutton anzeigen, so werden die Namen für die Buchungsbuttons im Menüund/oder WebterminalAbwesenheiten mitüber angezeigt.den Menüpunkt Buchungsübersicht zu erstellen.

Bereich Verfügbare Aktionen in Buchungsübersicht definieren

In dieserdiesem SektionBereich wirdlegen definiertSie fest, welche Personen Buchungen imüber Menüden Menüpunkt Buchungsübersicht erstellen, ändern oder löschen können. Personen werden unterschieden nach:

• PersonPerson:: Mitarbeiter über den Mitarbeiter-Login
• BenutzerBenutzer:: Admin-Benutzer über den Admin-Login
• VorgesetzteVorgesetzte:: Mitarbeiter, welchedie Vorgesetzte sind, über den Mitarbeiter-Login

Bereich Sichtbare Felder

In dieserdiesem SektionBereich kannlegen definiertSie werden,fest, welche zusätzlichen Informationen (z. B. Salden) in den verschiedenen Menüs mitMenüpunkten angezeigt werden sollen. Über die Felder Wert > Limit, Farbe (Wert > Limit) und Wert < Limit, Farbe (Wert < Limit) könnenist diesees Werte,möglich, wennWerte diese oberhalbober- oder unterhalb eines Limits liegen, besonders farblich gekennzeichnet werden.hervorzuheben.

Webterminal

Über den ReiterRegisterkarte Webterminal, lassen

Hier sichlegen Sie die Buchungs-ButtonsSchaltflächen definieren,für das Webterminal fest.

Schaltfläche Hinzufügen: Drücken Sie auf Hinzufügen, um eine Buchungs-Schaltfläche hinzuzufügen. Sie erscheint am Ende der Liste. Spalte Buchungsart: Wählen Sie, für welche imArt MenüBuchung die Schaltfläche dienen soll.  Spalte WebterminalSymbol: angezeigt werden. Wählen Sie hierfür zunächst Die Buchungsart aus. Verknüpfen Sie nunWenn ein anderes als das Standard-Symbol welches für die Buchung angezeigt werden sollensoll, drücken Sie auf Hochladen, und definierenwählen Sie eine Grafikdatei aus. Spalte Sichtbar: Wählen Sie, ob derdie ButtonSchaltfläche sichtbar sein soll. AbschließendSpalte definierenTyp Sieder Buchung: Wählen Sie, ob es sich bei derdie Buchung um eine Buchung handelt welche die Person als anwesend oder abwesend markiertkennzeichnet (dies ist insbesonderebesonders wichtig für die Berechnung der Arbeitszeit im MenüMenüpunkt Buchungsübersicht). wichtig).

Registerkarte Buchungsliste Gerät

Auf GerätenGeräte des Herstellers Dormakaba istermöglichen es möglich, dass sich Personen über eine BuchungBuchung, sich eine Liste der ihrer letzten Buchungen ausgeben zu lassen. InAuf diesemdieser ReiterRegisterkarte wirdlegen dieSie Darstellungdas Aussehen dieser Liste definiert.fest.

Im

Feld Tage in VergangenheitVergangenheit: definierenLegen Sie überhier welchenfest, Zeitraumfür diewie viele Tage Buchungen angezeigt werden sollen. Im Feld TimeoutTimeout: definierenLegen Sie hier fest, nach wie vielen Sekunden die Liste automatisch verschwinden soll,soll dies(Datenschutz). istDunkle hinsichtlich des Datenschutzes relevant.Ansicht: Aktivieren Sie diediese OptionOption, Dunkle Ansicht, so wirdwenn die Buchungsliste indunkel einerdargestellt dunklenwerden Darstellungsoll. angezeigt. In der Sektion

Bereich Sichtbare Spalten für die Buchungsliste

definieren, konfigurieren

Legen Sie hier fest, welche Informationen enthalten sein sollen. Aktivieren Sie die Listeentsprechenden enthaltenOptionen.

soll. In der Sektion

Bereich Sichtbare Buchungsarten für die Buchungsliste definieren
,

konfigurieren

Legen Sie,Sie hier fest, welche Buchungen angezeigt werden sollen. Aktivieren Sie die entsprechenden Optionen.

Registerkarte Zeitnachweis

EsJaniWeb istkann möglich,im dassMenüpunkt Zeitnachweis Zeitnachweise aus einem SAP-System imanzeigen. MenüAuf Zeitnachweisdieser angezeigtRegisterkarte werden.legen ÜberSie diese Sektion definieren Sie,fest, ob diediese Zeitnachweise über die Dateischnittstelle oder die SOAP-Schnittstelle abgerufen werden sollen. 

SOAP aktivieren: Aktivieren Sie diediese OptionOption, SOAP aktivieren, so istum die SOAP-Schnittstelle aktivzu undaktivier. kannEs übererscheinen zusätzlich die Felder SOAPSOAP-URL, URL, SOAP SOAP-Benutzer und SOAP SOAP-Passwort konfiguriert werden. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.

Die Dateischnittstelle wird über die Felder Mandant, Pfad und, DateiendungDateiendung: definiert.Legen ProSie hier sie Informationen für die Dateischnittstelle fest. Je Mandant kann ein Pfad konfiguriert werden.

Registerkarte Mail

InGeben diesemSie Reiterhier einen Zusatztext ein, der in E-Mails erscheinen soll, die beim Erstellen/Genehmigen/Ablehnen von Abwesenheitsanträgen automatisch versandt wird.

Registerkarte Abwesenheit

Hier können Sie definierendie welcheunterschiedlichen ZusatzinformationenArten invon Abwesenheiten verwalten.

Liste der E-MailAbwesenheitsarten

welche

Die beiListe derenthält Erstellungalle bzw.bereits Genehmigung/Ablehnungangelegten Arten von AbwesenheitsanträgenAbwesenheiten. erzeugtWählen wird.Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

Abwesenheit

Schaltfläche Neu

In diesem Reiter können Abwesenheiten konfiguriert werden. Um eine neue Abwesenheit zu erstellen, drückenDrücken Sie auf Neu. Setzenum eine neue Abwesenheitsart zu erstellen. Geben Sie nunBezeichnung, Namen, Mandant und Gültigkeit.Gültigkeit sowie weitere erforderliche Daten ein.

Über

die Felder Tage in Zukunft und/ Tage in Vergangenheit: könnenLegen Sie definierenfest, wie viele Tage die Abwesenheit in der Zukunft oder in der Vergangenheit erstellt werden kann.

Über das Feld 

Abwesenheitsart SAPSAP: verknüpfenWählen Sie hier die Abwesenheitsartenentsprechende Abwesenheitsart aus demSAP. SAPDiese mit der Abwesenheit aus JaniWeb (diesVerknüpfung ist wichtig für die Übermittlung der Abwesenheiten an SAP).SAP.

Über die Felder 

Workflowgruppe Vergangenheit und/ Workflowgruppe ZukunftZukunft: definierenWählen Sie denhier Workflow,einen derWorkflow für die AbwesenheitAbwesenheitsart geltenaus. soll. Einen WorkflowWorkflows definieren Sie im MenüMenüpunkt Workflow.

Vergeben Sie über die Felder 

Kürzel EN und/ Kürzel DEDE: Legen Sie hier ein Kürzel welchesfest, das im Menü Teamkalender für diese Abwesenheitsart angezeigt wird. Kontingent: Wählen Sie, ob beim Erstellen einer Abwesenheit angezeigtauf ein Kontingent geprüft werden soll.

Für eine Kontingentsprüfung bei der Erstellung der Abwesenheit stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

• Keine Prüfung:Prüfung: EsDie findet keine Kontingentsprüfung bei der Erstellung dererstellte Abwesenheit statt.wird nicht geprüft.
• Urlaub:Urlaub: Es wird gegen das Urlaubs-Kontingent geprüft.
• Andere:Andere: NunWählen kannSie überdiese dasOption, um unter Feld Kontingent Feld ein Datenbankfeld gewählt werden,auszuwählen, gegen dessen Wert beibeim der ErstellungErstellen der Abwesenheit geprüft wird. ÜberGeben dasSie Felddie Einheit kann die Einheit (Tage, Stunden oder Minuten) eingestelltfür werden, welche demden Wert des Datenbankfeldes entspricht.ein. DesZudem Weiterenkönnen kannSie über das Feldein Limit einfestlegen, Limitdas eingestelltbeim werden, welches bei der ErstellungErstellen der Abwesenheit geprüft wird. EsDamit kannwird eingestelltdas werden, ob eine ErstellungErstellen der Abwesenheit verhindertverhindert, werden soll, wennsobald der Wert des KontingentesKontingents oberhalb oder unterhalb des gesetzten Limits liegt. 

Folgende Optionen gibt es bei der Erstellung von Abwesenheiten:

Kommentar notwendig: EinBenutzer Kommentarmüssen mussbeim bei der ErstellungErstellen einer Abwesenheit angegebeneinen werden.Kommentar angeben. Dokumente hochladen: ErmöglichtBenutzer dendürfen Dokumentenuploadbeim bei der ErstellungErstellen einer Abwesenheit.Abwesenheit Dokumente hochladen. Vorgesetzter muss genehmigen: Aktiviert den Workflow zur Genehmigung durch den Vorgesetzten. Vorgesetzter wird informiert: BenachrichtigtBeim denErstellen Vorgesetzteneiner Abwesenheit wird automatisch bei der ErstellungVorgesetzte einer Abwesenheit.benachrichtigt. Vorgesetzter Löschen genehmigen: Aktiviert den Workflow zur Genehmigung durch den Vorgesetzten beibeim der LöschungLöschen einer Abwesenheit. Vorgesetzter Löschen informiert: BenachrichtigtBeim denLöschen Vorgesetzteneiner Abwesenheit wird automatisch bei der LöschungVorgesetzte benachrichtigt. Mit Uhrzeit: Benutzer können beim Erstellen einer Abwesenheit. Mit Uhrzeit: Ermöglicht die Eingabe einer UhrzeitAbwesenheit zusätzlich zum Datum beieine derUhrzeit Erstellung einer Abwesenheit.angeben. Anzeige im Teamkalender: Zeigt dieDie Abwesenheit erscheint im Teamkalender an.Teamkalender. Serie erlauben: ErlaubtBenutzer diedürfen Erstellung dereine Abwesenheit als wiederkehrende Serie.Serie erstellen. Nicht auswählbar: DieAbwesenheiten Abwesenheitlassen kann bei der Erstellungsich im Teamkalender nicht ausgewählt werden.auswählen. Vorgesetzter kann erstellen: Aktiviert die Möglichkeit, dass derDer Vorgesetzte diesedarf AbwesenheitAbwesenheiten für seine Mitarbeiter erstellen kann.erstellen. Mitarbeiter kann erstellen: ErmöglichtMitarbeitern dendürfen Mitarbeitern, diese AbwesenheitAbwesenheiten selbst zu erstellen. Inkognito: Das Kürzel der AbwesenheitAbwesenheitsart wirdist für Teammitglieder nicht sichtbar angezeigt.sichtbar.

Registerkarte Arbeitszeitauswertung

EsHier gibtlegen Sie fest, welche Buchungsarten für die MöglichkeitArbeitszeitberechnung diein Arbeitszeitder anhand von anwesend/abwesend Buchungen im Menü Buchungsübersicht zu ermitteln. Hierbei können auch automatische Pausenabzüge anhand von Arbeitszeitregeln berücksichtigt werden. Definieren Sie im oberen Abschnitt die Buchungen (Kombination Buchungsart + Gerät), welche Berücksichtigtherangezogen werden sollen(obere (analogListe). Webterminal Reiter).

Im unteren AbschnittZudem können Sie hier Arbeitszeitregeln für den automatischen PausenabzugAbzug erstellen.von EinePausenzeiten neueerstellen Regel(untere fügenListe).

Liste der Buchungsarten

Schaltfläche Hinzufügen: Drücken Sie überauf Hinzufügen, hinzu.um Daseine FeldBuchungsart hinzuzufügen. Der Eintrag erscheint am Ende der Liste. Spalte Buchungsart: Wählen Sie die Buchungsart, die bei der Auswertung berücksichtigt werden soll.  Spalte Gerät: Wählen Sie, für welche Geräte Buchungen ausgewertet werden sollen. Spalte Symbol: Wenn in der Auswertung ein anderes als das Standard-Symbol angezeigt werden soll, drücken Sie auf Hochladen, und wählen Sie eine Grafikdatei aus. Spalte Typ der Buchung: Wählen Sie, ob die Buchung als Anwesend oder Abwesend gewertet wird (dies ist besonders wichtig für die Berechnung der Arbeitszeit).

Liste der Arbeitszeitregeln

Schaltfläche Hinzufügen: Drücken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Arbeitszeitregel hinzuzufügen. Sie erscheint am Ende der Liste. Spalte Bezeichnung: Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein. Spalte Arbeitszeitlimit (Minuten): definiertGeben Sie die GrenzeZeit in Minuten,Minuten ein, ab der derdie AutomatischePausenzeit Abzug (Minuten) von der Arbeitszeitautomatisch abgezogen wird, wenn keine Pausenbuchungen von ausreichender Dauer vorliegen (die Person also nicht genug Pause gemacht hat.hat). Spalte Automatische Abzug (Minuten): Geben Sie die Pausenzeit in Minuten ein, die automatisch abgezogen wird..

Registerkarte Feiertagsklassen

InHier diesemlegen Reiter kannSie die Wertigkeitzeitliche von Feiertagen einer Feiertagsklasse gesetzt werden. Dies ist besondersBewertung für verschiedene Feiertagsklassen fest, um die korrekte Berechnung des Urlaubs zu gewährleisten. 

Für ganztägige Feiertage geben Sie im Feld Wert die Ziffer 1 ein.  Für Feiertage wie Weihnachten und SilvesterSilvester, relevant. Dies sinddie nur halbeeinen Tage.halben DamitTag dieslang beisind, dergeben Urlaubsberechnung berücksichtigt wird, muss die Wertigkeit im Feld Wert aufSie 0,5 gesetztein. werden.