Einstellungen

InÜber diesemden Menüpunkt verwaltenEinstellungen nehmen Sie alle für die Zeiterfassung relevanten Einstellungen.Einstellungen vor.

Registerkarte Einstellungen

Bereich Generelle Einstellungen

Im

Feld
• WebterminalWebterminal: könnenWählen Sie hier ein Gerät wählen,aus, welchesdas als Webterminal fungierendienen soll. ErzeugtWenn eine Person eine Buchung über dasden Menüpunkt Webterminal, soerstellt, wird diese Buchung mit diesemdem hier festgelegten Gerät erzeugt.

Das Feld

• Gerät Buchungsübersicht: definiertWählen Sie hier das Gerät,t welchesaus, fürmit dem Buchungen verwendeterzeugt wird,werden, welchedie Benutzer über dasden Menüpunkt Buchungsübersicht erstelltmanuell werdenanlegen (z.B.um es wirdbeispielsweise eine Buchung nachgetragen)nachzutragen).

Das Feld

• Zeitraum (Minuten): definiertLegen Sie hier fest, innerhalb welcher Zeitspanne Paare von Kommen/Gehen-Buchungen für die ZeitspanneBerechnung in der Buchungspaare aus an-/abwesend Buchungen betrachtet werden, umvon Arbeitszeiten zuherangezogen berechnen.
  werden.

Das Feld

• Urlaub letztes JahrJahr: definiertWählen Sie hier das Datenbankfeld,Datenbankfeld welchesaus, das den Urlaubsanspruch beinhaltet,enthält, welcherder fürvom vergangenen Jahr in das aktuelle Jahr aus dem letzten Jahr übertragen wurde.

Das Feld

• ResturlaubResturlaub: definiertWählen Sie hier das Datenbankfeld,Datenbankfeld welchesaus, das den komplettengesamten Urlaubsanspruch beinhaltet. Der Urlaub für das aktuelle Jahr ergibt sich aus der Berechnung Urlaub aktuelles Jahr = Resturlaub - Urlaub letztesvergangenes Jahr - Urlaub nächstes Jahr.

Das Feld

• Urlaub nächstes JahrJahr: definiertWählen Sie hier das Datenbankfeld,Datenbankfeld welchesaus, das den Urlaubsanspruch für das kommende Jahr beinhaltet.
  enthält.

Das Feld

• Feiertage ignorierenignorieren: definiertLegen Sie hier die Feiertagsklassen (mitdurch Komma getrennt), welchefest, die nicht im Menü Teamkalender angezeigt werden sollen und somit auch nicht für die Urlaubsberechnung herangezogen werden.

Das Feld

• Nächstes Jahr sichtbar ab (MM-tt): definiertLegen Sie hier den Tag im aktuellen Jahr,fest, ab dem der Teamkalender für das nächste Jahr sichtbar ist.
  sein

  Dassoll.

Feld
• Nächstes Jahr sichtbar bis (MM-tt): definiertLegen Sie hier den Tag im nächsten Jahrfest, bis zu dem der Teamkalender für das nächste Jahr sichtbar ist.
  sein

  Dassoll.

Feld
• Urlaub letztes Jahr bis (MM-tt): definiertLegen Sie hier den Tag im aktuellen Jahr,fest, bis zu dem derBeschäftigte UrlaubsanspruchUrlaub aus dem letztenvergangenen Jahr genommennehmen werdenkönnen.
kann.

Das Feld

• Urlaub nächstes Jahr ab (MM-tt): definiertLegen Sie hier den Tag,Tag fest, ab dem im aktuellen JahrBeschäftigte Urlaub für das nächste Jahr geplantplanen werdenkönnen.
kann.

Das Feld

• Tage bis ErinnerungErinnerung: gibtGeben denSie Zeitraumhier (indie Tagen)Anzahl an,an Tagen ein, nachdem automatisch eine Erinnerungsmail an den Vorgesetzten geschickt wird, wenn dieser nicht auf einen Abwesenheitsantrag reagiert hat.

Bei aktivierter Option

• Teammitglieder im Teamkalender anzeigen,: werdenAktivieren Sie diese Option, wenn Teammitglieder im Menü Teamkalender angezeigt.
  angezeigt

  Beiwerden aktiviertersollen.

Option
• Abwesenheiten am Wochenende anzeigen,: werdenAktivieren Sie diese Option, wenn Abwesenheiten auch am Wochenende dargestellt (das gilt ebenfallsund für die Urlaubsberechnung).
  Urlaubsberechnung

  Beiherangezogen aktivierterwerden Optionsollen.

• Info Vorgesetzter neue BuchungBuchung:, wirdAktivieren derSie Vorgesetztediese informiert,Option, um den Vorgesetzten zu informieren, wenn ein Mitarbeiter eine Buchung über dasden Menüpunkt Buchungsübersicht nachträgt.

Bei aktivierter Option

• Anzeige Zeitnachweis Mitarbeiter,: kannAktivieren derSie Vorgesetztediese Option, wenn es dem Vorgesetzten erlaubt sein soll, die Zeitnachweise (Zeitnachweiseeinschließlich Zeitnachweisen aus dem SAP) seiner Mitarbeiter einsehen.
  einzusehen.

• DieTeamkalender SektionZusatzinfo: DefiniereHier können Sie ein Datenbankfeld auswählen, das im Menüpunkt Teamkalender zusätzlich neben dem Namen der Person angezeigt wird.

• Einschränkung Teamkalender: Wählen Sie hier ein Datenbankfeld aus, um ein Team zusätzlich einzuschränken (ein Team besteht aus allen Personen, die denselben Vorgesetzten haben).

• Serie möglich bis: Geben Sie hier ein Datum ein, wenn Sie den Zeitraum einschränken wollen, in dem Mitarbeiter Serien von Abwesenheiten erstellen können.

• Zeitformat wählen: Legen Sie hier fest, ob die Zeiten in der Buchungsübersicht in Stunden:Minuten:Sekunden oder nur in Stunden:Minuten angezeigt werden.

• Bezeichnungen für Buchungs-Schaltflächen anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, um im Menüpunkt Webterminal zusätzlich zu den Buchungs-Schaltflächen auch ihre Bezeichnungen anzuzeigen.

Bereich Kürzel für Feiertage

setzt

Legen Sie hier die Kürzel welchefest, die im Menüpunkt Teamkalender für Feiertage angezeigt werden.

Die Sektion

Bereich Abwesenheiten/BuchungenZeitbuchungen/Abwesenheiten erzeugen definiert, ob Buchungen bzw. Abwesenheiten über das Menü Buchungsübersicht erstellt werden können.

Über das Feld Teamkalender Zusatzinfo kann ein Feld definiert werden, welches neben dem Namen der Person im Menü Teamkalender mit angezeigt wird.

Über das Feld Einschränkung Teamkalender kann ein Datenbankfeld definiert werden mit dem ein Team (ein Team definiert sich über alle Personen mit dem gleichen Vorgesetzten) zusätzlich eingeschränkt werden kann.

Über das Feld Serie möglich bis, kann eingeschränkt werden, bis zu welchem Datum eine Serie genommen werden kann.

Über die Optionen Zeitformat wählen bestimmen Sie ob die Zeiten im Menü Buchungsübersicht mit (SS:mm:ss) oder ohne (SS:mm) Sekunden angezeigt werden.

Aktivieren Sie die Optionentsprechende Option, wenn es Benutzern erlaubt sein soll, NameBuchungen fürund/oder BuchungsbuttonAbwesenheiten anzeigen,über so werden die Namen für die Buchungsbuttons imden Menüpunkt WebterminalBuchungsübersicht mitzu angezeigt.erstellen.

Bereich Verfügbare Aktionen in Buchungsübersicht definieren

In dieserdiesem SektionBereich wirdlegen definiertSie fest, welche Personen Buchungen imüber den Menüpunkt Buchungsübersicht erstellen, ändern oder löschen können. Personen werden unterschieden nach:

• PersonPerson:: Mitarbeiter über den Mitarbeiter-Login
• BenutzerBenutzer:: Admin-Benutzer über den Admin-Login
• VorgesetzteVorgesetzte:: Mitarbeiter, welchedie Vorgesetzte sind, über den Mitarbeiter-Login

Bereich Sichtbare Felder

In dieserdiesem SektionBereich kannlegen definiertSie werden,fest, welche zusätzlichen Informationen (z. B. Salden) in den verschiedenen Menüs mitpunkten angezeigt werden sollen. Über die Felder Wert > Limit, Farbe (Wert > Limit) und Wert < Limit, Farbe (Wert < Limit) könnenist diesees Werte,möglich, wennWerte diese oberhalbober- oder unterhalb eines Limits liegen, besonders farblich gekennzeichnet werden.hervorzuheben.

Webterminal

Über den ReiterRegisterkarte Webterminal, lassen

Hier sichlegen Sie die Buchungs-ButtonsSchaltflächen definieren,für welchedas im Menü Webterminal angezeigtfest.

werden.

• Schaltfläche Hinzufügen: Drücken Sie auf Hinzufügen, um eine Buchungs-Schaltfläche hinzuzufügen. Sie erscheint am Ende der Liste.
• Spalte Buchungsart: Wählen Sie hierfür zunächst Die Buchungsart aus. Verknüpfen Sie nun ein Symbol welchesSie, für welche Art Buchung die BuchungSchaltfläche dienen soll. 
• Spalte Symbol: Wenn ein anderes als das Standard-Symbol angezeigt werden sollensoll, drücken Sie auf Hochladen, und definierenwählen Sie eine Grafikdatei aus.
• Spalte Sichtbar: Wählen Sie, ob derdie ButtonSchaltfläche sichtbar sein soll.
Abschließend
• Spalte definierenTyp Sieder Buchung: Wählen Sie, ob es sich bei derdie Buchung um eine Buchung handelt welche die Person als anwesend oder abwesend markiertkennzeichnet (dies ist insbesonderebesonders wichtig für die Berechnung der Arbeitszeit im Menüpunkt Buchungsübersicht).
wichtig).

Registerkarte Buchungsliste Gerät

Auf Gerätente des Herstellers Dormakaba istermöglichen es möglich, dass sich Personen über eine BuchungBuchung, sich eine Liste der ihrer letzten Buchungen ausgeben zu lassen. InAuf diesemdieser ReiterRegisterkarte wirdlegen dieSie Darstellungdas Aussehen dieser Liste definiert.fest.

Im

Feld
• Tage in VergangenheitVergangenheit: definierenLegen Sie überhier welchenfest, Zeitraumfür diewie viele Tage Buchungen angezeigt werden sollen.
Im Feld
• TimeoutTimeout: definierenLegen Sie hier fest, nach wie vielen Sekunden die Liste automatisch verschwinden soll,soll dies(Datenschutz).
ist
• Dunkle hinsichtlich des Datenschutzes relevant.Ansicht: Aktivieren Sie diediese OptionOption, Dunkle Ansicht, so wirdwenn die Buchungsliste indunkel einerdargestellt dunklenwerden Darstellungsoll.
angezeigt.

In der Sektion

Bereich Sichtbare Spalten für die Buchungsliste

definieren, konfigurieren

Legen Sie hier fest, welche Informationen enthalten sein sollen. Aktivieren Sie die Listeentsprechenden enthaltenOptionen.

soll. In der Sektion

Bereich Sichtbare Buchungsarten für die Buchungsliste definieren
,

konfigurieren

Legen Sie,Sie hier fest, welche Buchungen angezeigt werden sollen. Aktivieren Sie die entsprechenden Optionen.

Registerkarte Zeitnachweis

EsJaniWeb istkann möglich,im dassMenüpunkt Zeitnachweis Zeitnachweise aus einem SAP-System imanzeigen. MenüAuf Zeitnachweisdieser angezeigtRegisterkarte werden.legen ÜberSie diese Sektion definieren Sie,fest, ob diediese Zeitnachweise über die Dateischnittstelle oder die SOAP-Schnittstelle abgerufen werden sollen. 

SOAP aktivieren: Aktivieren Sie diediese OptionOption, SOAP aktivieren, so istum die SOAP-Schnittstelle aktivzu undaktivier. kannEs übererscheinen zusätzlich die Felder SOAPSOAP-URL, URL, SOAP SOAP-Benutzer und SOAP SOAP-Passwort konfiguriert werden. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.

Die Dateischnittstelle wird über die Felder Mandant, Pfad und, DateiendungDateiendung: definiert.Legen ProSie hier sie Informationen für die Dateischnittstelle fest. Je Mandant kann ein Pfad konfiguriert werden.

Registerkarte Mail

InGeben diesemSie Reiterhier einen Zusatztext ein, der in E-Mails erscheinen soll, die beim Erstellen/Genehmigen/Ablehnen von Abwesenheitsanträgen automatisch versandt wird.

Registerkarte Abwesenheit

Hier können Sie definierendie welcheunterschiedlichen ZusatzinformationenArten invon Abwesenheiten verwalten.

Liste der E-MailAbwesenheitsarten

welche

Die beiListe derenthält Erstellungalle bzw.bereits Genehmigung/Ablehnungangelegten Arten von AbwesenheitsanträgenAbwesenheiten. erzeugtWählen wird.Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

Abwesenheit

Schaltfläche Neu

In diesem Reiter können Abwesenheiten konfiguriert werden. Um eine neue Abwesenheit zu erstellen, drüDrücken Sie auf Neu. Setzenum eine neue Abwesenheitsart zu erstellen. Geben Sie nunBezeichnung, Namen, Mandant und Gültigkeit.ltigkeit sowie weitere erforderliche Daten ein.

Über

die Felder 
• Tage in Zukunft und/ Tage in Vergangenheit: könnenLegen Sie definierenfest, wie viele Tage die Abwesenheit in der Zukunft oder in der Vergangenheit erstellt werden kann.

Über das Feld 

• Abwesenheitsart SAPSAP: verknüpfenWählen Sie hier die Abwesenheitsartenentsprechende Abwesenheitsart aus demSAP. SAPDiese mit der Abwesenheit aus JaniWeb (diesVerknüpfung ist wichtig für die Übermittlung der Abwesenheiten an SAP).
  SAP.

Über die Felder 

• Workflowgruppe Vergangenheit und/ Workflowgruppe ZukunftZukunft: definierenWählen Sie denhier Workflow,einen derWorkflow für die AbwesenheitAbwesenheitsart geltenaus. soll. Einen WorkflowWorkflows definieren Sie im Menüpunkt Workflow.

Vergeben Sie über die Felder 

• Kürzel EN und/ Kürzel DEDE: Legen Sie hier ein Kürzel welchesfest, das im Menü Teamkalender für diese Abwesenheitsart angezeigt wird.
• Kontingent: Wählen Sie, ob beim Erstellen einer Abwesenheit angezeigtauf ein Kontingent geprüft werden soll.

  Für eine Kontingentsprüfung bei der Erstellung der Abwesenheit stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

  • Keine Prüfung:fung: EsDie findet keine Kontingentsprüfung bei der Erstellung dererstellte Abwesenheit statt.wird nicht geprüft.
  • Urlaub:Urlaub: Es wird gegen das Urlaubs-Kontingent geprüft.
  • Andere:Andere: NunWählen kannSie überdiese dasOption, um unter Feld Kontingent Feld ein Datenbankfeld gewählt werden,auszuwählen, gegen dessen Wert beibeim der ErstellungErstellen der Abwesenheit geprüft wird. ÜberGeben dasSie Felddie Einheit kann die Einheit (Tage, Stunden oder Minuten) eingestelltfür werden, welche demden Wert des Datenbankfeldes entspricht.ein. DesZudem Weiterenkönnen kannSie über das Feldein Limit einfestlegen, Limitdas eingestelltbeim werden, welches bei der ErstellungErstellen der Abwesenheit geprüft wird. EsDamit kannwird eingestelltdas werden, ob eine ErstellungErstellen der Abwesenheit verhindertverhindert, werden soll, wennsobald der Wert des KontingentesKontingents oberhalb oder unterhalb des gesetzten Limits liegt. 

  Folgende Optionen gibt es bei der Erstellung von Abwesenheiten:

  • Kommentar notwendig: EinBenutzer Kommentarmüssen mussbeim bei der ErstellungErstellen einer Abwesenheit angegebeneinen werden.Kommentar angeben.
  • Dokumente hochladen: ErmöglichtBenutzer dendürfen Dokumentenuploadbeim bei der ErstellungErstellen einer Abwesenheit.Abwesenheit Dokumente hochladen.
  • Vorgesetzter muss genehmigen: Aktiviert den Workflow zur Genehmigung durch den Vorgesetzten.
  • Vorgesetzter wird informiert: BenachrichtigtBeim denErstellen Vorgesetzteneiner Abwesenheit wird automatisch bei der ErstellungVorgesetzte einer Abwesenheit.benachrichtigt.
  • Vorgesetzter Löschen genehmigen: Aktiviert den Workflow zur Genehmigung durch den Vorgesetzten bei derbeim Löschungschen einer Abwesenheit.
  • Vorgesetzter Löschen informiert: BenachrichtigtBeim denLöschen Vorgesetzteneiner Abwesenheit wird automatisch bei der LöschungVorgesetzte benachrichtigt.
  • Mit Uhrzeit: Benutzer können beim Erstellen einer Abwesenheit.
  • Mit Uhrzeit: Ermöglicht die Eingabe einer UhrzeitAbwesenheit zusätzlich zum Datum beieine derUhrzeit Erstellung einer Abwesenheit.angeben.
  • Anzeige im Teamkalender: Zeigt dieDie Abwesenheit erscheint im Teamkalender an.Teamkalender.
  • Serie erlauben: ErlaubtBenutzer diedürfen Erstellung dereine Abwesenheit als wiederkehrende Serie.Serie erstellen.
  • Nicht auswählbar: DieAbwesenheiten Abwesenheitlassen kann bei der Erstellungsich im Teamkalender nicht ausgewählt werden.auswählen.
  • Vorgesetzter kann erstellen: Aktiviert die Möglichkeit, dass derDer Vorgesetzte diesedarf AbwesenheitAbwesenheiten für seine Mitarbeiter erstellen kann.erstellen.
  • Mitarbeiter kann erstellen: ErmöglichtMitarbeitern dendürfen Mitarbeitern, diese AbwesenheitAbwesenheiten selbst zu erstellen.
  • Inkognito: Das Kürzel der AbwesenheitAbwesenheitsart wirdist für Teammitglieder nicht sichtbar angezeigt.sichtbar.

  Registerkarte Arbeitszeitauswertung

  EsHier gibtlegen Sie fest, welche Buchungsarten für die MöglichkeitArbeitszeitberechnung diein Arbeitszeitder anhand von anwesend/abwesend Buchungen im Menü Buchungsübersicht zu ermitteln. Hierbei können auch automatische Pausenabzüge anhand von Arbeitszeitregeln berücksichtigt werden. Definieren Sie im oberen Abschnitt die Buchungen (Kombination Buchungsart + Gerät), welche Berücksichtigtherangezogen werden sollen(obere (analogListe). Webterminal Reiter).

  Im unteren AbschnittZudem können Sie hier Arbeitszeitregeln für den automatischen PausenabzugAbzug erstellen.von EinePausenzeiten neueerstellen Regel(untere fügenListe).

  Liste der Buchungsarten

  • Schaltfläche Hinzufügen: Drücken Sie überauf Hinzufügen, hinzu.um Daseine FeldBuchungsart hinzuzufügen. Der Eintrag erscheint am Ende der Liste.
  • Spalte Buchungsart: Wählen Sie die Buchungsart, die bei der Auswertung berücksichtigt werden soll. 
  • Spalte Gerät: Wählen Sie, für welche Geräte Buchungen ausgewertet werden sollen.
  • Spalte Symbol: Wenn in der Auswertung ein anderes als das Standard-Symbol angezeigt werden soll, drücken Sie auf Hochladen, und wählen Sie eine Grafikdatei aus.
  • Spalte Typ der Buchung: Wählen Sie, ob die Buchung als Anwesend oder Abwesend gewertet wird (dies ist besonders wichtig für die Berechnung der Arbeitszeit).

  Liste der Arbeitszeitregeln
  

  • Schaltfläche Hinzufügen: Drücken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Arbeitszeitregel hinzuzufügen. Sie erscheint am Ende der Liste.
  • Spalte Bezeichnung: Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.
  • Spalte Arbeitszeitlimit (Minuten): definiertGeben Sie die GrenzeZeit in Minuten,Minuten ein, ab der derdie AutomatischePausenzeit Abzug (Minuten) von der Arbeitszeitautomatisch abgezogen wird, wenn keine Pausenbuchungen von ausreichender Dauer vorliegen (die Person also nicht genug Pause gemacht hat.
    hat).
  • Spalte Automatische Abzug (Minuten): Geben Sie die Pausenzeit in Minuten ein, die automatisch abgezogen wird..

  Registerkarte Feiertagsklassen

  InHier diesemlegen Reiter kannSie die Wertigkeitzeitliche von Feiertagen einer Feiertagsklasse gesetzt werden. Dies ist besondersBewertung für verschiedene Feiertagsklassen fest, um die korrekte Berechnung des Urlaubs zu gewährleisten. 

  • Für ganztägige Feiertage geben Sie im Feld Wert die Ziffer 1 ein. 
  • Für Feiertage wie Weihnachten und SilvesterSilvester, relevant. Dies sinddie nur halbeeinen Tage.halben DamitTag dieslang beisind, dergeben Urlaubsberechnung berücksichtigt wird, muss die Wertigkeit im Feld Wert aufSie 0,5 gesetztein. werden.