Workflow

HierÜber den Menüpunkt Workflow können Sie verschiedeneGenehmigungsverläufe Workflows anlegen,verwalten, um beispielsweise Urlaubsanträge zu verarbeiten oder die Vergabe von z.B. Berechtigungen durch einen Genehmigungsprozess abzusichern.

Liste der Workflows

Die Liste enthält alle bereits angelegten Workflows. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Details anzuzeigen.

WorkflowSchaltfläche erstellenNeu

UmDrücken Sie auf Neu, um einen neuen Workflow anzulegen,anzulegen. Geben Sie eine Bezeichnung, einen Gültigkeitszeitraum und einen Mandanten ein, und drücken Sie auf NeuSpeichern.

und

Registerkarte vergebenDetails

Im Bereich Genehmigung legen Sie im Reiter Details zunächst den Namen, die Gültigkeit sowie den Mandanten. Jeder Workflow definiert sich durch eben diese Merkmale, die Objekte (Personen/-gruppen und Geräte-/gruppen), sowie die Entscheider. Für jede Unterscheidung hinsichtlich dieser Definition ist ein eigener Workflow anzulegen. In der Sektion Entscheider können Sie definieren,fest, welche Personen eine Anfrage, welcheeinen für diesen Workflow generierterstellten wird,Antrag genehmigen dürfen. Es

können

hierfürWählen auchSie einen Entscheider aus. Drücken Sie auf das Plus-Symbol, um weitere Entscheider hinzuzufügen. Reihenfolge: Wenn es mehrere Entscheider hinterlegtgibt, werden. Über das Feld Sequenz gebenlegen Sie an,hiermit fest, in welcher Reihenfolge dieder verschiedenenAntrag Entscheidergenehmigt diewerden Anfragemuss. zuGeben genehmigenSie haben.jeweils Habeneine Ziffer ein. Wenn für zwei Entscheider die gleiche Sequenz,Ziffer soeingetragen ist, müssen beide genehmigen, damit dieder AnfrageAntrag in den nächsten Schritt des Workflows gelangt.

WorkflowRegisterkarte BerechtigungenObjekte

ImHier Reiterlegen ObjekteSie bestimmenfest, Sie, wannwodurch der Workflow ausgelöst wird. 

Liste Objekttyp

Wählen Sie Abwesenheit, um den Workflow durch Urlaubsanträge, Home-Office-Zeiten oder ähnliches auszulösen.

Wählen Sie, ob Abwesenheitszeiten in der Vergangenheit und/oder in der Zukunft berücksichtigt werden sollen. Wählen Sie Buchung, wenn der Workflow durch das manuelle Erstellen von Buchungen ausgelöst werden soll.

Wählen Sie, ob Buchungszeiten in der Vergangenheit und/oder in der Zukunft berücksichtigt werden sollen.
Wählen Sie Berechtigungen, wenn Sieder Workflow bei der Vergabe von Berechtigungen für bestimmte Geräte oder Gerätegruppen mitausgelöst einemwerden Workflowsoll. verknüpfen wollen.

Anschließend könnenWählen Sie in der Spaltedas Gerät die Geräte wählen, fürund/oder die der Workflow gelten soll und in der Spalte Gerätegruppen die Gerätegruppen,aus, für die der Workflow gelten soll. In der Spalte Personengruppen definierenDrücken Sie auf das Plus-Symbol, um weitere Geräte beziehungsweise Gerätegruppen hinzuzufügen. (Optional) Legen Sie unter Personenkreis fest, welche Personen den Kreis an Personen, bei denen der Workflow ausgelöst werden soll,auslösen, wenn versuchtsie wirdversuchen, diesen eine BerechtigungBerechtigungen für die im Workflow hinterlegtenangegebenen Geräte oder Gerätegruppen zuzuweisen.zu vergeben.

Informationen zur Bearbeitung der Workflow-Anträge finden Sie im Abschnitt Workflow.

DieDen Workflow Anfragen können die Entscheider einsehen und beantworten, wenn diese sich in der Applikation anmelden und im Hauptmenü unter dem Punkt Workflow das gleichnamige Menü öffnen. Über neue Anfragen werden die Entscheider per E-Mail informiert. Die Antragssteller werden per E-Mail informiert, sobald der Entscheider die Anfrage genehmigt oder abgelehnt hat. Sobald der letzte Entscheider eine positive Entscheidung trifft, wird die entsprechende Berechtigung automatisch gültig und der Antragsteller kann diese sofort mit seinem Ausweis nutzen.

Workflow Zeiterfassung

Möchten Sie einenjeweiligen Workflow für daseinzelne Erstellen von Abwesenheiten oder Buchungen erstellen. So wählen Sie den Objekttyp Abwesenheit oder Buchung. Beim Objekttyp Abwesenheit gibt es die Besonderheit, dass unterschieden werden kann, ob ein Workflow für in der Zukunft oder in der Vergangenheit (oder beides) angelegte Abwesenheiten gelten soll.

HINWEIS: AlternativAbwesenheitsarten können Sie den Workflow für Abwesenheitenalternativ auch im MenüModul Einstellungen des Moduls Zeiterfassung > Einstellungen > Registerkarte Abwesenheit setzen.festlegen.

___________________________________________________________________________ 

TIPPS

Unter den Auswertungen finden Sie einen entsprechenden Report für Workflows,Workflows, inmit welchemdem Sie übersichtlich alle Genehmigungen eindeutig nachvollziehen können.