Workflow

Hier können Sie verschiedene Workflows anlegen, um die Vergabe von z.B. Berechtigungen durch einen Genehmigungsprozess abzusichern.

Workflow erstellen

Um einen neuen Workflow anzulegen, drücken Sie auf Neu und vergeben Sie im Reiter Details zunächst den Namen, die Gültigkeit sowie den Mandanten. Jeder Workflow definiert sich durch eben diese Merkmale, die Objekte (Personen/-gruppen und Geräte-/gruppen), sowie die Entscheider. Für jede Unterscheidung hinsichtlich dieser Definition ist ein eigener Workflow anzulegen. In der Sektion Entscheider können Sie definieren, welche Personen eine Anfrage, welche für diesen Workflow generiert wird, genehmigen dürfen. Es können hierfür auch mehrere Entscheider hinterlegt werden. Über das Feld Sequenz geben Sie an, in welcher Reihenfolge die verschiedenen Entscheider die Anfrage zu genehmigen haben. Haben zwei Entscheider die gleiche Sequenz, so müssen beide genehmigen, damit die Anfrage in den nächsten Schritt des Workflows gelangt.

Workflow Berechtigungen

Im Reiter Objekte bestimmen Sie, wann der Workflow ausgelöst wird. Wählen Sie Berechtigungen, wenn Sie Berechtigungen für bestimmte Geräte oder Gerätegruppen mit einem Workflow verknüpfen wollen. Anschließend können Sie in der Spalte Gerät die Geräte wählen, für die der Workflow gelten soll und in der Spalte Gerätegruppen die Gerätegruppen, für die der Workflow gelten soll. In der Spalte Personengruppen definieren Sie den Kreis an Personen, bei denen der Workflow ausgelöst werden soll, wenn versucht wird diesen eine Berechtigung für die im Workflow hinterlegten Geräte oder Gerätegruppen zuzuweisen.

Die Workflow Anfragen können die Entscheider einsehen und beantworten, wenn diese sich in der Applikation anmelden und im Hauptmenü unter dem Punkt Workflow das gleichnamige Menü öffnen. Über neue Anfragen werden die Entscheider per E-Mail informiert. Die Antragssteller werden per E-Mail informiert, sobald der Entscheider die Anfrage genehmigt oder abgelehnt hat. Sobald der letzte Entscheider eine positive Entscheidung trifft, wird die entsprechende Berechtigung automatisch gültig und der Antragsteller kann diese sofort mit seinem Ausweis nutzen.

Workflow Zeiterfassung

Möchten Sie einen Workflow für das Erstellen von Abwesenheiten oder Buchungen erstellen. So wählen Sie den Objekttyp Abwesenheit oder Buchung. Beim Objekttyp Abwesenheit gibt es die Besonderheit, dass unterschieden werden kann, ob ein Workflow für in der Zukunft oder in der Vergangenheit (oder beides) angelegte Abwesenheiten gelten soll.

HINWEIS: Alternativ können Sie den Workflow für Abwesenheiten auch im Menü Einstellungen des Moduls Zeiterfassung setzen.

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TIPPS

Unter den Auswertungen finden Sie einen entsprechenden Report für Workflows, in welchem Sie übersichtlich alle Genehmigungen eindeutig nachvollziehen können.