Worklfow
HierIm Menü Workflow können Sie verschiedeneden WorkflowsStatus anlegen,Ihrer umWorkflow-Anträge (z. B. Buchungen, Abwesenheiten (Zeiterfassung) oder Berechtigungen) einsehen.
Wenn Sie als Vorgesetzter oder Vertreter eines Vorgesetzten agieren, haben Sie außerdem die VergabeMöglichkeit, vonWorkflow-Anträge z.B.direkt Berechtigungenim durchMenü einenzu Genehmigungsprozess abzusichern. bearbeiten.
WorkflowWorkflow-Anträge erstellen
verwalten
Um einen neuen Workflow anzulegen, drücken Sie auf Neu und vergeben Sie im Reiter Details zunächst den Namen, die Gültigkeit sowie den Mandanten. Jeder Workflow definiert sich durch eben diese Merkmale, die Objekte (Personen/-gruppen und Geräte-/gruppen), sowie die Entscheider. Für jede Unterscheidung hinsichtlich dieser Definition ist ein eigener Workflow anzulegen. In der Sektionlinken EntscheiderListe des Menüs sehen Sie eine Übersicht Ihrer Workflow-Anträge. Wählen Sie einen Antrag aus, um im rechten Bereich des Menüs die Details einzusehen. Dort können Sie definieren,den welcheAntrag Personen eine Anfrage, welche für diesen Workflow generiert wird,entweder genehmigen dürfen.oder Esablehnen. Sie können hierfürbei auchder mehrereBeantwortung Entscheiderder hinterlegtAnträge werden. Über dasim Feld SequenzVorgesetzter Kommentargeben Sieein an,Kommentar in welcher Reihenfolge die verschiedenen Entscheider die Anfrage zu genehmigen haben. Haben zwei Entscheider die gleiche Sequenz, so müssen beide genehmigen, damit die Anfrage in den nächsten Schritt des Workflows gelangt.
Workflow Berechtigungen
Im Reiter Objekte bestimmen Sie, wannbzgl. der WorkflowBeantwortung ausgelöst wird. Wählen Sie Berechtigungen, wenn Sie Berechtigungen für bestimmte Geräte oder Gerätegruppen mit einem Workflow verknüpfen wollen. Anschließend können Sie in der Spalte Gerät die Geräte wählen, für die der Workflow gelten soll und in der Spalte Gerätegruppen die Gerätegruppen, für die der Workflow gelten soll. In der Spalte Personengruppen definieren Sie den Kreis an Personen, bei denen der Workflow ausgelöst werden soll, wenn versucht wird diesen eine Berechtigung für die im Workflow hinterlegten Geräte oder Gerätegruppen zuzuweisen.hinterlegen.
Die Workflowlinke AnfragenListe könnenkann über die EntscheiderSpalte einsehenStatus nach dem Status der Anträge gefiltert werden. Ein gesetzter Filter wird gespeichert und beantworten,bleibt wennauch diesebei sichzukünftigen inLogins der Applikation anmelden und im Hauptmenü unter dem Punkt Workflow das gleichnamige Menü öffnen.erhalten. Über neueSortierung Anfragenzurücksetzen, werdensetzen Sie alle Filter zurück. Zusätzlich kann die EntscheiderListe perüber E-Mailden informiert.Export-Button Dieexportiert Antragssteller werden per E-Mail informiert, sobald der Entscheider die Anfrage genehmigt oder abgelehnt hat. Sobald der letzte Entscheider eine positive Entscheidung trifft, wird die entsprechende Berechtigung automatisch gültig und der Antragsteller kann diese sofort mit seinem Ausweis nutzen.werden.
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TIPPS
Unter den Auswertungen finden Sie einen entsprechenden Report für Workflows, in welchem Sie übersichtlich alle Genehmigungen eindeutig nachvollziehen können.